Lưu ý Trước Khi Mua Phần Mềm ERP

1

1- Yêu cầu

Trước khi xem xét giải pháp ERP, bạn phải hiểu bạn cần gì từ chương trình. Sau đây là một vài câu hỏi để bạn có thể tự hỏi mình:
 
  • Doanh nghiệp của bạn muốn một giải pháp cài đặt trên máy hay giải pháp tích hợp điện toán đám mấy?
  • Tính năng nào bạn cần? Bạn có cần điều chỉnh bảng tài khoản kế toán? Bạn có cần theo dõi số lượng hay số sê ri của hàng tồn kho không? Có quy định nào của chính phủ mà chương trình cần phải tuân thủ hay không?
  • Chương trình linh hoạt như thế nào? Chương trình có thích hợp với quy trình làm việc hiện tại của bạn không? Nếu bạn cần phải điều chỉnh quy trình làm việc đó, liệu bạn có sẵn sàng không?
  • Bạn cần sử dụng giải pháp này trong vòng bao lâu? Đây sẽ là giải pháp tạm thời hay bạn muốn tìm giải pháp cho thập kỷ tới? Tính năng nào bạn cần trong tương lai?
Để xác định xem chương trình có đáp ứng yêu cầu của bạn hay không, bạn có thể:
 
  • Yêu cầu tư vấn trực tuyến với tư vấn viên. Hầu hết các nhà cung cấp đều sẵn sàng mô tả cách thức mà giải pháp của họ vận hành và làm thế nào bạn có thể sử dụng giải pháp của họ.
  • Kiểm tra giải pháp với phiên bản mô phỏng hay phiên bản dùng thử.
  • Liên lạc với đội ngũ hỗ trợ hay bán hàng để đặt câu hỏi.

2- Thông tin truy cập

Khi đánh giá giải pháp ERP, bạn phải chắc chắn rằng giải pháp này không chỉ có những tính năng đáp ứng nhu cầu của bạn mà còn
có thể được tùy chỉnh để hiển thị những dữ liệu bạn muốn nhằm đưa ra những quyết định đúng đắn. Sẽ rất quan trọng nếu thông tin được truy cập dễ dàng và có thể hiển thị theo cách mà bạn muốn xem nó. Có một vài câu hỏi để bạn có thể tự hỏi mình:
 
  • Bạn có thể điều chỉnh các báo cáo trong chương trình không?
  • Chương trình có giới hạn số lượng báo cáo có thể điều chỉnh không? Nhà cung cấp có tính thêm phí nếu muốn có thêm
    mẫu báo cáo không?
  • Bạn có thể kéo tất cả các thông tin bạn cần hoặc bạn có phải tạo ra nhiều báo cáo không?
  • Bạn có cần phải xuất báo cáo không? Chúng có được in ra dễ dàng không?

3- Dễ sử dụng

Yếu tố tiếp theo để đánh giá là giao diện của chương trình và dễ sử dụng. Ngay cả khi chương trình rất tốt chúng cũng trở nên vô dụng nếu quá phức tạp để có thể sử dụng thường xuyên.
 
  • Giao diện người dùng có trực quan hay không? Bạn có thể tìm kiếm các mục cần thiết một cách dễ dàng không?
  • Việc nhập dữ liệu kế toán có dễ dàng hay không? Mục kế toán, các tài khoản phải thu và phải trả có thể thực hiện nhiệm vụ
    của chúng dễ dàng không?
  • Chương trình có yêu cầu người dùng phải là chuyên gia để có thể sử dụng dễ dàng không? Người dùng với nhiều mức độ kỹ năng khác nhau có thể thích nghi với phần mềm không?

4- Ngân sách

Khi bạn phát triển ngân sách, bạn sẽ sẵn sàng phân bổ cái gì cho giải pháp ERP, bạn phải trả tất cả các chi phí, phí hàng tháng
hàng năm và phí bảo trì dịch vụ.
 
  • Phí cài đặt và thiết lập của phần mềm là bao nhiêu? Bạn có cần máy chủ hay không? Bạn có phải trả thêm phí để cấu hình
    chương trình không?
  • Chi phí hàng năm là bao nhiêu? Có cần phải mua giấy phép sử dụng hay không? Nếu có thì phải mua bao nhiêu?
  • Nếu muốn bảo trì hệ thống thì chi phí là bao nhiêu? Có thêm chi phí cho việc lập đội ngũ IT không? Nhà cung cấp có tính thêm
    các chi phí khác không?
  • Chi phí cập nhật hệ thống là bao nhiêu? Bạn có phải trả cho việc cập nhật trong tương lai không?
  • Chi phí đào tạo sử dụng dịch vụ là bao nhiêu?

5- Nhà cung cấp

Khi lựa chọn giải pháp, điều quan trọng là phải đánh giá nhà cung cấp. Nếu chương trình quá chậm, có nhiều lỗi hoặc tốn quá nhiều chi phí đào tạo. Điều này gia tăng chi phí của bạn và việc thu hồi vốn cũng chậm hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tích hợp
điện toán đám mây, bạn nên xem xét các vấn đề sau:
 
  • Nhà cung cấp có đáng tin hay không?
  • Thời gian cập nhật chương trình là khi nào?
  • Bao lâu thì họ cung cấp tính năng mới? Bạn có phải trả thêm phí cho tình năng này hay không?
  • Việc khắc phục lỗi hệ thống có nhanh chóng không?
  • Họ có hỗ trợ đào tạo chương trình hay không?