4 bước đơn giản giúp bạn xây dựng hệ thống công ty hiệu quả và giá trị

 

Nếu bạn có hệ thống trong doanh nghiệp của mình, bạn sẽ hiểu những hoạt động nào liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp. Bạn sẽ hiểu những gì cần phải được thực hiện để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, bạn sẽ hiểu làm thế nào các hoạt động có liên quan với nhau. Bạn sẽ biết trách nhiệm thực hiện và các nguồn lực cần thiết. Bạn có thể theo dõi mọi thứ để cải thiện.Hệ thống có thể giúp bạn phát triển công ty của mình. Nhưng, điều đó có nghĩa là bạn cần phải có các quy trình phù hợp với tổ chức và với chính bạn. Tôi biết nhiều doanh nhân đã cố gắng thành công mà không cần có một hệ thống bài bản nào. Nhưng, ngày nay, doanh nhân đã tiến bộ rất nhiều, họ đã ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống công ty, họ chỉ chiếm 10% trong tổng số doanh nhân ngoài kia. Việc có hệ thống chưa chắc giúp bạn xây dựng công ty thành công, nhưng công ty thành công thì luôn luôn có hệ thống.

Do tôi từng điều hành một công ty cũng như đang làm việc tại một công ty cung cấp phần mềm ERP tại Hồ Chí Minh. Nên tôi hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống. Nó không phải là tất cả, nhưng nếu bạn bắt đầu triển khai theo từng bước mà tôi hướng dẫn, bạn sẽ hiểu sâu công ty của mình hơn. Bạn sẽ nắm rõ các hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện thêm các cơ hội gia tăng lợi nhuận. Và bạn sẽ có được nguồn tài nguyên, dữ liệu để phục vụ cho quá trình tự động hóa doanh nghiệp của mình sau này.

 

Bước 1. Phân tích công ty của bạn – Những gì hoạt động và những gì không hoạt động

Bạn cần bắt đầu với những gì bạn có tại thời điểm này và cách thức kinh doanh của bạn trong hoạt động hàng ngày.
Ví dụ: bắt đầu hỏi những câu hỏi sau:

• Công ty của tôi làm gì để sản xuất các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng của tôi?
• Công ty của tôi làm gì để tiếp thị sản phẩm và dịch vụ?
• Công ty của tôi làm gì để bán sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng của tôi?
• Công ty của tôi làm gì để quản lý tài chính?
• Những việc làm hàng ngày nào cho phép công ty hoạt động bình thường?

Với những câu hỏi trên, bạn sẽ thấy có những công việc sẽ thuộc một trong các nhóm nhau:

• Hệ thống sản xuất hoặc tạo giá trị,
• Hệ thống tiếp thị,
• Hệ thống bán hàng,
• Hệ thống tài chính, và
• Hệ thống hỗ trợ.

Trong khi bạn đang tìm câu trả lời, hãy dùng viết chì vẽ lên giấy A3, A0 hoặc trên một phần mềm nào đó với 5 nhóm trên

 

Việc tiếp theo là viết tất cả các quy trình mà bạn đã xác định thông qua các câu trả lời cho các câu hỏi. Hãy liệt kê theo dạng như bên dưới:

 

Sau khi bạn có bản phác thảo với hầu hết các hệ thống và quy trình quan trọng, bạn có thể tiếp tục phân tích các quy trình. Đã đến lúc sẽ cần trả lời cho các câu hỏi sau:

• Trong quá trình nào kết quả liên tục gây thất vọng?
• Trong quá trình nào bạn đang dành quá nhiều thời gian để làm cho mọi thứ?
• Trong quá trình nào, sai lầm đang được thực hiện thường xuyên?
• Tôi cần làm gì để cải thiện hoạt động chung của công ty tôi để mọi thứ trở nên nhất quán hơn?

Bây giờ, bản phác thảo của bạn sẽ trông giống như một cái gì đó trong bức tranh sau đây, nhưng phức tạp hơn với tất cả các quy trình bạn đã xác định trước đó.

 

Bước 2: Ưu tiên các quy trình quan trọng nhất – Điều gì là quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn

Vì bạn đã thực hiện phân tích các quy trình, giờ đây bạn có thể dễ dàng lập danh sách các quy trình quan trọng nhất. Các quy trình này sẽ là trọng tâm công việc của bạn trong các bước tiếp theo của hướng dẫn này.

Làm thế nào bạn có thể ưu tiên các quá trình? Bạn có thể dễ dàng đi đến một tình huống khó xử vì như bạn đã thấy, tất cả các quy trình đều được yêu cầu để đảm bảo hoạt động bình thường của công ty bạn.

Sử dụng bảng như trong hình dưới đây cho tất cả các quy trình được xác định và gán một số từ 0 đến 5 ( 0: không có tác động; 5: nếu có tác động đáng kể).. Con số đại diện cho tác động của quá trình đối với các tiêu chí cụ thể. Bạn có thể thêm tiêu chí mà bạn cho rằng nó quan trọng cho công ty của bạn.

Quy trình nào có tổng số điểm cao nhất là quy trình cần tập trung quan tâm và cải tiến nó đầu tiên.

 

Bước 3: Tạo Bản đồ quy trình – Cách thể hiện quy trình trực quan

Đối với bước này, bạn có thể sử dụng một số ứng dụng vẽ quy trình như VISIO, Scapple, Mindmap… hoặc dùng viết chì vẽ trên giấy để phác thảo tất cả quy trình từ bắt đầu cho đến bước cuối cùng

Bạn cần động não ở bước này, viết tất cả những nhiệm vụ có thể có mà nó có thể sẽ tham gia vào quy trình. Đừng quá lo lắng về thứ tự hoặc sự trùng lắp. Bước này bạn cần liệt kê ra càng nhiều càng tốt.

Tiếp theo bạn điều chỉnh lại thứ tự giữa các bước trong quy trình, nhóm chúng lại nếu thấy chúng giống nhau

 

 

Bây giờ, đã đến lúc viết ra và chèn bất kỳ điểm quyết định nào vào bản đồ quy trình của bạn và kết nối các bước. Điểm quyết định sẽ tuân theo quy tắc (Decision), nếu có điều kiện gì đó xảy ra, thì cần phải thực hiện hành động cụ thể.

Lưu ý: Sau khi đã hoàn thành bước trên, hãy so sánh với các quy trình chuẩn. Các quy trình chuẩn này thường có sẵn trong các hệ thống ERP.

 

Bước 4: Cải tiến hệ thống – Những gì có thể được cải thiện

Bước này không bao giờ kết thúc vì mọi thứ đều có thể được cải thiện. Vì vậy, bây giờ bạn cần xem bản đồ bạn đã tạo và trả lời những câu hỏi này trong đầu về kết quả phân tích từ bước đầu tiên của hướng dẫn này:

• Tôi cần làm gì để dành ít thời gian hơn trong quá trình thực hiện quy trình?
• Tôi cần làm gì để cải thiện chất lượng và số lượng kết quả dưới dạng đầu ra từ quy trình?
• Tôi cần làm gì để cắt giảm những sai lầm có thể có của quy trình?
• Quá trình có thể được đơn giản hóa ở đâu?
• Một số bước có thể được kết hợp hoặc loại bỏ?
• Có phải mỗi bước thêm giá trị?
• Có một số nút thắt sẽ cần phải được loại bỏ?
• Có thứ gì đó không tăng thêm giá trị và có thể thuê ngoài?
• Làm cách nào tôi có thể tự động hóa một số hoặc tất cả các bước trong quy trình của mình?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn điều chỉnh bản đồ.

Bạn nên định kỳ bước này cho mọi quy trình trong doanh nghiệp của bạn. Kết quả của bước này sẽ là những điều chỉnh cần thiết của các quy trình. Trong nhiều tình huống, bạn có thể thấy rằng một số quy trình trở nên không cần thiết, trong khi những quy trình mới trở nên quan trọng hơn. Vì vậy, bạn sẽ liên tục thay đổi doanh nghiệp của bạn theo nhu cầu thực tế.