QUẢN LÝ MUA HÀNG
Tối ưu chuỗi cung ứng – Kiểm soát ngân sách – Kết nối đa phòng ban
Trong mọi ngành nghề – từ sản xuất, thương mại đến dịch vụ – hoạt động mua hàng không đơn thuần là “đặt hàng” mà là một mắt xích chiến lược trong quản trị chi phí, chất lượng và tiến độ. Với Gia Cát, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa – tự động hóa – kiểm soát toàn bộ quy trình mua sắm: từ đề nghị đến phê duyệt, từ đặt hàng đến thanh toán. Hệ thống liên thông với kho, kế toán, tài chính và vận hành để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả – minh bạch – tiết kiệm.

Vì sao doanh nghiệp của bạn cần số hóa quy trình mua hàng?
- Quản lý tập trung nhiều nhà cung cấp, nhiều đơn vị cùng lúc
- Kiểm soát ngân sách, hạn chế mua vượt định mức, trượt giá
- Rút ngắn thời gian phê duyệt và giao nhận đơn hàng
- Kết nối dữ liệu tức thì giữa mua hàng – kho – kế toán – sản xuất/thương mại
- Tăng tính minh bạch – Giảm sai sót – Đẩy nhanh tiến độ cung ứng
Lợi ích nổi bật từ phân hệ Quản lý Mua hàng của Gia Cát
Tính năng nổi bật của phân hệ Báo Cáo Quản Trị
Quản lý nhà cung cấp – Tập trung, minh bạch, dễ đánh giá
Việc làm việc với nhiều nhà cung cấp cùng lúc là điều không tránh khỏi. Với hệ thống quản lý của Gia Cát, doanh nghiệp có thể:
- Quản lý tập trung danh sách nhà cung cấp, thông tin liên hệ, hồ sơ năng lực, hợp đồng và lịch sử giao dịch.
- Theo dõi xuyên suốt quá trình từ báo giá, hợp đồng, đơn hàng, tiến độ giao hàng đến công nợ phải trả.
- Dễ dàng đánh giá chất lượng và hiệu quả từng nhà cung cấp theo tiêu chí cụ thể, từ đó loại bỏ những đơn vị không đạt yêu cầu.
Quản lý đề nghị mua hàng – Phản hồi nhanh, kiểm soát chặt
Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý đề nghị mua hàng từ nhiều nguồn:
- Tự động tiếp nhận đề nghị từ các công trình, phòng ban hoặc lập thủ công từ bộ phận mua hàng.
- Cho phép khởi tạo đề nghị dựa trên kế hoạch theo dự án, chi nhánh, định mức vật tư hoặc tồn kho tối thiểu.
- Duyệt đề nghị mua hàng theo cấp bậc linh hoạt – phù hợp với cơ cấu từng doanh nghiệp.
- Giúp tối ưu lượng hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo kịp tiến độ thi công.
Lập kế hoạch mua hàng – Chủ động, tối ưu nguồn lực
Hệ thống cho phép tổng hợp và phân tích đề nghị mua chưa thực hiện, tình trạng tồn kho và lượng hàng đang trên đường về để đưa ra kế hoạch mua hợp lý:
- Phân tích tồn kho, nhu cầu thực tế, hàng đang về để gợi ý mua hợp lý
- Tránh trùng lặp, dư thừa gây lãng phí
- Dễ dàng phân bổ kế hoạch theo dự án, chi nhánh hoặc nhóm sản phẩm
Quản lý quá trình mua hàng – Hiệu quả, minh bạch, linh hoạt
- Tiếp nhận và lưu trữ báo giá từ nhiều nhà cung cấp, giúp so sánh nhanh và lựa chọn tối ưu nhất.
- Cho phép cập nhật bảng giá thay đổi theo thời điểm và nhà cung cấp.
- So sánh giá chào mua với giá mua gần nhất hoặc các hợp đồng đã ký để đảm bảo tính cạnh tranh và phù hợp ngân sách.
Quản lý hợp đồng, đơn hàng và kế hoạch nhận hàng – Chặt chẽ từng bước
- Quản lý toàn bộ hợp đồng mua và hợp đồng nguyên tắc một cách hệ thống.
- Gắn kết chặt giữa đơn hàng với kế hoạch mua, bảng giá đã duyệt và tiến độ thi công.
- Hệ thống hỗ trợ lưu trữ chứng từ điện tử (scan), giúp truy xuất hồ sơ nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro thất lạc và chi phí lưu trữ giấy tờ.
Quản lý chứng từ thanh toán – Đúng quy trình, minh bạch và tiết kiệm thời gian
- Giám sát toàn bộ quá trình từ tạo đơn hàng đến giao nhận, đối chiếu hóa đơn, thanh toán.
- Kết nối trực tiếp giữa phòng mua hàng, bộ phận kho và kế toán, đảm bảo dữ liệu nhất quán.
- Dễ dàng kiểm tra tiến độ thực hiện của từng hợp đồng hay đơn hàng, từ trao đổi đến thực tế.
Theo dõi tình trạng thực hiện đơn hàng – Đồng bộ phòng ban, cập nhật tức thời
- Tự động lập chứng từ thanh toán theo hợp đồng hoặc đơn hàng đã được xác nhận số lượng bởi kho.
- Hỗ trợ hoạch toán tự động, chính xác và nhanh chóng.
- Dễ dàng theo dõi quy trình phê duyệt theo mô hình quản trị riêng của từng công ty.
- Cho phép đính kèm đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ liên quan, phục vụ nhanh chóng cho việc quyết toán, kiểm tra nội bộ và lưu trữ.
Tư vấn miễn phí
Bắt đầu nâng tầm quản trị
ngay hôm nay
ERP của Gia Cát không chỉ giúp bạn gia tăng lợi nhuận, mà còn tránh những tổn thất ngầm mà ngay cả doanh nghiệp cũng không nhìn thấy