PHẦN MỀM

QUẢN LÝ MUA HÀNG

Tối ưu chuỗi cung ứng – Kiểm soát ngân sách – Kết nối đa phòng ban

Trong mọi ngành nghề – từ sản xuất, thương mại đến dịch vụ – hoạt động mua hàng không đơn thuần là “đặt hàng” mà là một mắt xích chiến lược trong quản trị chi phí, chất lượng và tiến độ. Với Gia Cát, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa – tự động hóa – kiểm soát toàn bộ quy trình mua sắm: từ đề nghị đến phê duyệt, từ đặt hàng đến thanh toán. Hệ thống liên thông với kho, kế toán, tài chính và vận hành để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả – minh bạch – tiết kiệm.

Vì sao doanh nghiệp của bạn cần số hóa quy trình mua hàng?

  • Quản lý tập trung nhiều nhà cung cấp, nhiều đơn vị cùng lúc
  • Kiểm soát ngân sách, hạn chế mua vượt định mức, trượt giá
  • Rút ngắn thời gian phê duyệt và giao nhận đơn hàng
  • Kết nối dữ liệu tức thì giữa mua hàng – kho – kế toán – sản xuất/thương mại
  • Tăng tính minh bạch – Giảm sai sót – Đẩy nhanh tiến độ cung ứng

Lợi ích nổi bật từ phân hệ Quản lý Mua hàng của Gia Cát

Tự động hóa toàn bộ quy trình mua

Từ đề nghị, so sánh báo giá, tạo đơn hàng đến thanh toán.

Kiểm soát ngân sách theo thời gian thực

Cảnh báo vượt mức, theo dõi định mức theo từng bộ phận/dự án.

Kết nối liên phòng ban

Giúp dữ liệu luôn đồng nhất và cập nhật tức thì.

Theo dõi chi tiết trạng thái đơn hàng

Từ giao hàng đến công nợ, hỗ trợ ra quyết định nhanh, kịp thời.

Tính năng nổi bật của phân hệ Báo Cáo Quản Trị

Quản lý nhà cung cấp – Tập trung, minh bạch, dễ đánh giá

Việc làm việc với nhiều nhà cung cấp cùng lúc là điều không tránh khỏi. Với hệ thống quản lý của Gia Cát, doanh nghiệp có thể:

  • Quản lý tập trung danh sách nhà cung cấp, thông tin liên hệ, hồ sơ năng lực, hợp đồng và lịch sử giao dịch.
  • Theo dõi xuyên suốt quá trình từ báo giá, hợp đồng, đơn hàng, tiến độ giao hàng đến công nợ phải trả.
  • Dễ dàng đánh giá chất lượng và hiệu quả từng nhà cung cấp theo tiêu chí cụ thể, từ đó loại bỏ những đơn vị không đạt yêu cầu.

Hỗ trợ doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý đề nghị mua hàng từ nhiều nguồn:

  • Tự động tiếp nhận đề nghị từ các công trình, phòng ban hoặc lập thủ công từ bộ phận mua hàng.
  • Cho phép khởi tạo đề nghị dựa trên kế hoạch theo dự án, chi nhánh, định mức vật tư hoặc tồn kho tối thiểu.
  • Duyệt đề nghị mua hàng theo cấp bậc linh hoạt – phù hợp với cơ cấu từng doanh nghiệp.
  • Giúp tối ưu lượng hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo kịp tiến độ thi công.

Hệ thống cho phép tổng hợp và phân tích đề nghị mua chưa thực hiện, tình trạng tồn kho và lượng hàng đang trên đường về để đưa ra kế hoạch mua hợp lý:

  • Phân tích tồn kho, nhu cầu thực tế, hàng đang về để gợi ý mua hợp lý
  • Tránh trùng lặp, dư thừa gây lãng phí
  • Dễ dàng phân bổ kế hoạch theo dự án, chi nhánh hoặc nhóm sản phẩm
  • Tiếp nhận và lưu trữ báo giá từ nhiều nhà cung cấp, giúp so sánh nhanh và lựa chọn tối ưu nhất.
  • Cho phép cập nhật bảng giá thay đổi theo thời điểm và nhà cung cấp.
  • So sánh giá chào mua với giá mua gần nhất hoặc các hợp đồng đã ký để đảm bảo tính cạnh tranh và phù hợp ngân sách.
  • Quản lý toàn bộ hợp đồng mua và hợp đồng nguyên tắc một cách hệ thống.
  • Gắn kết chặt giữa đơn hàng với kế hoạch mua, bảng giá đã duyệt và tiến độ thi công.
  • Hệ thống hỗ trợ lưu trữ chứng từ điện tử (scan), giúp truy xuất hồ sơ nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro thất lạc và chi phí lưu trữ giấy tờ.
  • Giám sát toàn bộ quá trình từ tạo đơn hàng đến giao nhận, đối chiếu hóa đơn, thanh toán.
  • Kết nối trực tiếp giữa phòng mua hàng, bộ phận kho và kế toán, đảm bảo dữ liệu nhất quán.
  • Dễ dàng kiểm tra tiến độ thực hiện của từng hợp đồng hay đơn hàng, từ trao đổi đến thực tế.
  • Tự động lập chứng từ thanh toán theo hợp đồng hoặc đơn hàng đã được xác nhận số lượng bởi kho.
  • Hỗ trợ hoạch toán tự động, chính xác và nhanh chóng.
  • Dễ dàng theo dõi quy trình phê duyệt theo mô hình quản trị riêng của từng công ty.
  • Cho phép đính kèm đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ liên quan, phục vụ nhanh chóng cho việc quyết toán, kiểm tra nội bộ và lưu trữ.

Tư vấn miễn phí

Bắt đầu nâng tầm quản trị
ngay hôm nay

ERP của Gia Cát không chỉ giúp bạn gia tăng lợi nhuận, mà còn tránh những tổn thất ngầm mà ngay cả doanh nghiệp cũng không nhìn thấy

Nhận tài liệu triển khai ERP

Gia Cát là đơn vị chuyên phát triển các giải pháp phần mềm như: triển khai phần mềm ERP theo yêu cầu của Doanh Nghiệp, dịch vụ phần mềm ERP/DMS trên nền tảng điện toán đám mây (SaaS). Ngoài ra, Gia Cát còn tham gia mảng đào tạo nguồn nhân lực về ERP, đầu tư ở nhiều lĩnh vực kinh doanh tiềm năng khác.

Gia Cát © 2025 | Desgined by Hobe Technology