Kiểm soát chi phí là một phần quan trọng của quản lý xây dựng. Nếu bạn không làm đúng, các dự án của bạn sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn liên tục. Dưới đây là nội dung của kiểm soát chi phí và cách thực hiện ngay trong công ty xây dựng của bạn.

Kiểm soát chi phí trong xây dựng là gì?

Kiểm soát chi phí trong xây dựng là quá trình nhà quản lý kiểm soát chi phí bằng cách quản lý chi phí lao động, vật liệu và chi phí chung để đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng ngân sách. Kiểm soát chi phí dựa trên ước tính hợp lý và giám sát liên tục trong suốt quá trình của một dự án. Nếu không kiểm soát chi phí, một dự án sẽ nhanh chóng cháy hết ngân sách và khiến công ty xây dựng có rất ít lợi nhuận hoặc thậm chí là thua lỗ. Do đó, kiểm soát tốt chi phí là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp xây dựng nào muốn thành công.

8 phương pháp kiểm soát chi phí xây dựng

Không nhiều người trong ngành xây dựng có được kỹ năng kiểm soát chi phí, nên bạn cũng không cần quá lo lắng nếu mình chưa có hoặc còn yếu về nó. Đó là một kỹ năng khó và ngay cả khi bạn không hoàn hảo về nó, bạn có thể thực hiện một số bước cụ thể bằng cách sử dụng các kỹ thuật kiểm soát chi phí đã được chứng minh cho dự án tiếp theo của mình. Dưới đây là 8 phương pháp kiểm soát chi phí sẽ có tác động ngay lập tức.

1. Dự toán ngân sách kỹ lưỡng và chi tiết

Tất cả các kỹ thuật kiểm soát chi phí sẽ thất bại nếu bạn không thực hiện đúng công việc khi lập kế hoạch dự án. Dự toán chi phí và lập kế hoạch ngân sách kiểm soát chi phí của bạn phải kỹ lưỡng - bạn không thể vội vàng vượt qua giai đoạn này của dự án và không phải trả giá đắt cho nó.

Xem qua tổng chi tiêu trong các dự án trước đây và đưa ra các ước tính thực tế về lao động, vật liệu, thiết bị, chi phí đầu tư, giấy phép và bất kỳ chi phí nào khác mà bạn gần như chắc chắn gặp phải.

Hãy chống lại sự thôi thúc lạc quan khi không có bằng chứng nào chứng minh điều đó - thà tiết kiệm dựa trên các “dự toán đủ” sẽ tốt hơn nhiều so với việc vật lộn với ngân sách vượt quá.

Mẹo nhanh: Đừng ước tính trong “điều kiện hoàn hảo” - hãy nhận kiểm tra nhanh từ nhóm của bạn. Yêu cầu từng người tham gia vào dự án của bạn xem xét ước tính. Họ có thể ngay lập tức phát hiện ra một vấn đề mà bạn không nhận thấy.

2. Giao tiếp mạnh mẽ và rõ ràng trong các bộ phận phòng ban

Bạn giao tiếp với nhóm của mình càng tốt và ngược lại, bạn càng có nhiều khả năng tiết kiệm ngân sách. Nếu nhóm của bạn hiểu họ cần làm gì và khi nào, và bạn cung cấp cho họ các nguồn lực cần thiết khi họ cần, bạn có thể tránh được việc tiêu tốn ngân sách.

Và với một đường dây liên lạc cởi mở, bạn có thể đưa ra các cách để đối phó với các cuộc khủng hoảng tốn kém khi chúng phát sinh. Yêu cầu mọi người sử dụng cùng một ứng dụng liên lạc trên thiết bị di động của họ để đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một hệ thống thông tin.

Mẹo nhanh: Chỉ định một số trách nhiệm liên lạc cho việc quản lý truyền thông nội bộ của bạn. Ví dụ: quy định rằng công nhân của bạn thông báo những gì họ đã hoàn thành ngày hôm đó cho quản đốc vào một thời điểm nhất định mỗi ngày. Bằng cách đảm bảo liên lạc thường xuyên về các nhiệm vụ quan trọng, bạn đảm bảo rằng bạn được thông báo về bất kỳ điều gì bạn cần biết khi nói đến chi phí.

3. Báo cáo hàng ngày và cập nhật liên tục

Kết quả của việc này là yêu cầu nhóm của bạn cung cấp cho bạn các báo cáo hàng ngày về những gì đang xảy ra tại địa điểm việc làm và liên tục cập nhật kế hoạch.

Bằng cách đó, bạn có thể phát hiện chi phí bắt đầu vượt khỏi tầm kiểm soát hoặc khả năng gián đoạn trong tiến độ xây dựng, cho bạn cơ hội hành động để giảm thiểu vấn đề.

Thông qua việc theo dõi liên tục, bạn sẽ giảm thiểu khả năng xảy ra những bất ngờ khó chịu khi đến thời điểm xem xét lại ngân sách của mình khi kết thúc dự án.

Mẹo nhanh: Đảm bảo các báo cáo hàng ngày có đủ chi tiết. Nhiều khi, các báo cáo hàng ngày chỉ có một mô tả bao quát về các hoạt động trong ngày. Họ cần phải có nhiều chi tiết hơn, chẳng hạn như các hành động cụ thể, cách sử dụng thiết bị, lượng nguyên vật liệu đã được sử dụng, giờ công, v.v.

4. Có nhiều kế hoạch dự phòng

Nếu có điều gì đó xảy ra đe dọa đến ngân sách của bạn, chẳng hạn như một vành đai phá sản hoặc một nhà thầu phụ rút khỏi dự án, bạn nên có một kế hoạch dự phòng.

Trong khi lập kế hoạch cho dự án, hãy phát hiện những rủi ro tiềm ẩn chẳng hạn như những rủi ro được đề cập ở trên và lập một kế hoạch trình bày chính xác những gì bạn sẽ làm để ngăn chặn bất kỳ sự gia tăng chi phí nào nữa.

Ví dụ: bạn nên có thêm vài thợ hàn khác ở “chế độ chờ” đề phòng những thợ hàn đang làm sẽ dở chứng nghỉ việc giữa chừng, bạn có thể dễ dàng chuẩn bị người thay thế sau cuộc trao đổi với những người thợ đang làm

Mẹo nhanh: Tham khảo ý kiến với nhóm của bạn về những rủi ro chính đối với dự án của bạn là gì. Rất có thể, họ biết những vấn đề tiềm ẩn mà bạn không hề hay biết. Nhờ họ giúp đỡ trong việc soạn thảo kế hoạch dự phòng.,

5. Luôn chọn các nhà thầu phụ uy tín

Như đã lưu ý ở trên, các nhà thầu phụ không phải là nhân viên của bạn và do đó là nguyên nhân phổ biến của sự chậm trễ và tăng chi phí. Họ có thể không có mặt khi bạn cần, hoặc họ có thể không hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn của bạn, hoặc bạn có thể gặp phải các vấn đề liên lạc đơn giản.

Dù bằng cách nào, bạn cũng nên có một đội ngũ nhà thầu phụ đáng tin cậy mà bạn có thể chuyển sang thay vì liên tục tìm kiếm những nhà thầu mới vào phút cuối khi bạn cần họ ở giữa một dự án.

Mẹo nhanh: Xếp hạng các nhà thầu phụ sau mỗi dự án và theo dõi hiệu suất của họ. Bằng cách giữ một cơ sở dữ liệu về các nhà thầu phụ này, bạn có thể kiểm tra một số thứ khi chuẩn bị cho dự án tiếp theo của mình

6. Hạn chế thay đổi tối đa các hạng mục trong hợp đồng xây dựng

Thay đổi đơn đặt hàng hay các hạng mục trong hợp đồng là một trong những nguyên nhân phát sinh các chi phí lớn nhất trong xây dựng. Các tổng thầu thường phải liên tục thực hiện các thay đổi tốn kém cho dự án theo yêu cầu của khách hàng.

Bằng cách hạn chế thay đổi đơn đặt hàng trong hợp đồng của bạn trong trường hợp khẩn cấp hoặc do lỗi của chính bạn, bạn sẽ hạn chế thiệt hại cho lợi nhuận cuối cùng của mình. Bạn có thể cắt giảm đáng kể chi phí trong các dự án tương lai chỉ thông qua phương pháp này.

Mẹo nhanh: Rất nhiều lệnh thay đổi có thể được loại bỏ hoặc giảm thiểu bằng cách chuẩn bị một bản kê khai công việc kỹ lưỡng và rõ ràng. Phối hợp chặt chẽ với khách hàng của bạn khi bắt đầu dự án để quản lý các kỳ vọng cho đến khi thay đổi đơn đặt hàng.

7. Thực hiện đánh giá sau mỗi dự án đã hoàn thành để cải tiến các quy trình làm việc tốt hơn

Cho dù bạn có đủ ngân sách hay bị thiếu ngân sách sau khi dự án kết thúc, bạn nên tiến hành đánh giá sau dự án để biết bạn đã kiểm soát chi phí tốt như thế nào sau khi kết thúc dự án.

Xem xét cùng với các bên liên quan chính, tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến việc vượt dự toán ngân sách ban đầu. Thảo luận về những gì đã đi đúng và những gì không, và những điều chỉnh nào nên được thực hiện trong dự án tiếp theo.

Mẹo nhanh: Đi sâu vào dữ liệu. Tạo nhiều báo cáo từ các góc độ khác nhau. Ví dụ: xem xét số liệu thống kê về đơn đặt hàng thay đổi, sử dụng thiết bị và lao động. Bằng cách kiểm tra mọi khía cạnh của dự án của mình, bạn sẽ có được những hiểu biết sâu sắc hơn có khả năng giúp bạn thực hiện các dự án trong tương lai.

8. Dùng phần mềm để quản lý

Kiểm soát chi phí trong xây dựng về cơ bản là không thể với các bảng tính đơn giản, trừ khi bạn đang thực hiện một dự án rất nhỏ. Nếu không, bạn cần phần mềm quản lý xây dựng để quản lý chi phí.

Và phần mềm này không chỉ có thể giúp bạn theo kịp tài chính, nó còn có thể tạo báo cáo hàng ngày xây dựng, hỗ trợ bạn lập kế hoạch và lập lịch xây dựng, hợp lý hóa quy trình xây dựng, tổ chức đấu thầu và thực hiện một loạt các nhiệm vụ khác mà các nhà quản lý xây dựng cần. Phần mềm ERP ngành xây dựng có thể là một giải pháp bạn có thể cân nhắc.

Mẹo nhanh: Hãy thử một vài tùy chọn phần mềm trước khi bạn quyết định. Chỉ vì một nền tảng được đánh giá cao không có nghĩa là nền tảng đó phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể nhờ một vài công ty có kinh nghiệm triển khai ERP trong các công ty xây dựng để nhờ họ tư vấn thêm. Chắc chắn sau những cuộc gặp với họ, bạn sẽ học thêm được rất nhiều điều.

Đã đến lúc Doanh nghiệp xây dựng của bạn cần đại tu quy trình kiểm soát chi phí. Quản lý dự án xây dựng là việc khá khó khăn. Nếu bạn nhận thấy rằng mọi dự án đều kết thúc với chi phí cao hơn nhiều so với những gì bạn đã lên kế hoạch lúc đầu, thì đã đến lúc bạn cần thực hiện một cuộc đại tu hoàn chỉnh việc quản lý chi phí xây dựng của mình.

Thu thập dữ liệu, gặp gỡ với nhóm của bạn và suy nghĩ lý do tại sao chi phí dự án xây dựng tiếp tục tăng cao và bạn có thể làm gì để quản lý chúng tốt hơn.

Bạn cần một mốc thời gian thi công kỹ lưỡng hơn? Kế toán chi phí xây dựng cơ bản dở dang có giúp ích được gì không? Có những chi phí nào xảy ra trong mọi dự án mà bạn cứ quên đưa vào giai đoạn lập kế hoạch không? Bạn có thể giảm thiểu những sự cố thường gặp trên công trường làm tăng chi phí không? Câu trả lời đã có ở đó - bạn chỉ cần tìm ra chúng, kiểm soát chúng.

Gia Cát hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích trong việc kiểm soát chi phí ngành xây dựng. Nếu bạn cần tư vấn về giải pháp phần mềm, giải pháp ERP cho các công ty xây dựng, hãy để lại thông tin liên lạc trên website này, các chuyên gia ERP từ Gia Cát sẽ hỗ trợ bạn miễn phí. Và đừng quên theo dõi các bài viết mới của Gia Cát tại mục “Bản tin công nghệ” nhé.