Việc triển khai hệ thống ERP là một trong những dự án phức tạp và quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Quá trình này không chỉ đòi hỏi sự đầu tư lớn về tài chính và nhân lực mà còn cần sự cam kết và hợp tác từ tất cả các bộ phận trong tổ chức. Thời gian hoàn thành mỗi dự án ERP có thể khác nhau đáng kể, tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Cùng Gia Cát tìm hiểu ngay 5 yếu tố chính ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ triển khai các dự án này.
1. Phương pháp và phạm vi triển khai hệ thống ERP
Phương pháp triển khai hệ thống ERP và phạm vi dự án là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành. Có nhiều phương pháp triển khai phổ biến, mỗi phương pháp có ưu điểm và nhược điểm riêng, cụ thể như sau:
- Big Bang: Triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc. Đây là phương pháp triển khai ERP phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ do giảm thiểu thời gian tổng thể nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu có vấn đề phát sinh.
- Phased Rollout: Triển khai từng phần, từng module theo giai đoạn. Phương pháp này giúp giảm rủi ro và cho phép doanh nghiệp thích nghi dần với hệ thống mới, nhưng lại mất nhiều thời gian triển khai ERP hơn.
- Agile: Triển khai trong các giai đoạn ngắn, linh hoạt điều chỉnh theo phản hồi thực tế. Cho phép các doanh nghiệp điều chỉnh liên tục và thích nghi nhanh chóng nhưng đòi hỏi sự tham gia liên tục của tất cả các bên liên quan.
- Parallel: Vận hành song song cả hệ thống mới và cũ trong một thời gian nhất định. Phương pháp này an toàn và giảm thiểu rủi ro nhưng yêu cầu nhiều nguồn lực và tính phức tạp có thể gây nhầm lẫn cho người dùng.
Bên cạnh đó, quy mô doanh nghiệp và độ phức tạp của các quy trình nghiệp vụ cũng ảnh hưởng lớn đến thời gian triển khai. Các doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh và quy trình phức tạp sẽ cần nhiều thời gian hơn để hoàn tất việc triển khai hệ thống ERP.
2. Sự quyết đoán của Ban Lãnh Đạo doanh nghiệp
Sự quyết đoán của ban lãnh đạo doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công và tiến độ của dự án ERP. Ban lãnh đạo quyết đoán sẽ cam kết dành nguồn lực tài chính, nhân sự và thời gian cần thiết cho dự án. Đảm bảo sự tham gia tích cực từ tất cả các bộ phận và giúp cho dự án ERP quản trị doanh nghiệp đi đúng hướng.
Một ban lãnh đạo quyết đoán cũng sẽ nhanh chóng đưa ra các quyết định quan trọng, giải quyết các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Giúp các vướng mắc, nút thắt trong quá trình triển khai được giải quyết ổn thoả, thực hiện dự án suôn sẻ và hơn hết là đạt được các mục tiêu cuối cùng đã đề ra.
3. Khối lượng và độ chính xác của dữ liệu
Dữ liệu là nền tảng của mọi hệ thống quản trị ERP. Thông thường, một phần lớn thời gian triển khai hệ thống ERP được dành cho công việc xử lý dữ liệu của doanh nghiệp. Việc làm sạch, chuẩn hóa và di chuyển dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống mới có thể chiếm đến 1/3 tổng thời gian dự án.
Nếu dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ, quá trình này sẽ kéo dài hơn và có thể gây ra nhiều sự cố sau khi hệ thống đi vào hoạt động nếu không được xử lý chuẩn mực. Do đó, việc đảm bảo dữ liệu chất lượng cao là yếu tố quan trọng giúp rút ngắn thời gian triển khai và đảm bảo phần mềm ERP hoạt động trơn tru.
4. Độ phức tạp của các quy trình nghiệp vụ
Độ phức tạp của các quy trình nghiệp vụ cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thời gian triển khai hệ thống ERP. Theo đó, việc phải điều chỉnh hệ thống để phù hợp với các quy trình hiện tại của doanh nghiệp hoặc ngược lại, điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ để phù hợp với hệ thống mới đều là những công việc tốn kém nhiều thời gian. Để giảm thiểu thời gian này, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đánh giá và tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai ERP.
5. Đào tạo hướng dẫn nhân sự sử dụng phần mềm
Việc chuyển giao kiến thức và thay đổi tư duy cho toàn bộ nhân sự để vận hành hệ thống mới một cách hiệu quả là cả một quá trình dài tốn nhiều thời gian.Mỗi doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác nhau cần có một bộ khung chương trình đào tạo riêng biệt, đặc thù. Để đảm bảo nhân viên nắm vững các chức năng và quy trình của hệ thống ERP, doanh nghiệp và nhà phát triển cung cấp ERP cần tổ chức các buổi đào tạo liên tục và cung cấp tài liệu hỗ trợ đầy đủ.
Như vậy, việc triển khai hệ thống ERP là một quá trình phức tạp và đòi hỏi nhiều nguồn lực. Việc đầu tư vào ERP không chỉ là đầu tư vào công nghệ, mà còn là đầu tư vào tương lai của doanh nghiệp. Nếu bạn còn có những thắc mắc nào khác, hãy liên hệ với các Chuyên gia của Gia Cát để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả nhất.
