Tính năng hệ thống ERP là nội dung doanh nghiệp tìm hiểu nhiều nhất trước khi chọn hệ thống. Tuy nhiên, danh sách tính năng thường rất dài và dễ gây rối. Bài viết này đi qua năm phân hệ cốt lõi của ERP100 và công việc từng phân hệ đảm nhận.
Điều quan trọng không nằm ở số lượng tính năng. Quan trọng hơn là các phân hệ có dùng chung dữ liệu hay không. Do đó, mỗi phần dưới đây nêu rõ phân hệ nhận dữ liệu từ đâu và chuyển đi đâu.
Đăng ký tư vấn và demo – đội ngũ ERP100 sẵn sàng đi qua từng phân hệ với số liệu thật.
Năm phân hệ cốt lõi của ERP100 dùng chung một dữ liệu gốc, giai đoạn hai mở rộng thêm bốn phân hệ.
Chẳng hạn, một đơn hàng bán được tạo ở bán hàng. Kho nhìn thấy đơn đó để xuất hàng, còn kế toán dùng cùng đơn để ghi nhận công nợ. Nhờ vậy, không ai phải nhập lại thông tin.
ERP100 tổ chức theo hướng này. Cụ thể, hệ thống có năm phân hệ cốt lõi gồm mua hàng, bán hàng, kho vận, sản xuất và kế toán. Đồng thời, cả năm phân hệ dùng chung một bộ dữ liệu gốc và cập nhật theo thời gian thực.
Phân hệ mua hàng và bán hàng: từ đề nghị mua, bảng giá đến đơn hàng, xuất kho và công nợ
Mua hàng: đề nghị mua hàng và bảng giá mua
Đề nghị mua hàng có thể xuất phát từ nhiều nguồn. Cụ thể, đó là tồn kho tối thiểu, yêu cầu cung ứng, nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất hoặc nhập thủ công.
Bảng giá mua được quản lý theo thời gian hiệu lực và theo từng nhà cung cấp. Ngoài ra, hệ thống cho phép so sánh đơn giá mua gần nhất và quản lý đơn giá theo khoảng số lượng. Nhờ vậy, người mua có căn cứ khi thương lượng.
Mua hàng: hợp đồng, đơn hàng mua và nhập kho
Tiếp theo là hợp đồng nguyên tắc và đơn hàng mua. Đơn hàng có kế hoạch giao nhận, chiết khấu và điều khoản thanh toán. Sau đó, khi hàng về, xác nhận nhập kho ghi nhận theo lô và cảnh báo chênh lệch với đơn.
Cuối cùng, chứng từ phải trả và phiếu chi được lập từ chính đơn hàng đó. Các chứng từ này hạch toán tự động, nên kế toán không phải nhập lại.
Bán hàng: khách hàng, bảng giá bán và hợp đồng
Khách hàng được phân loại theo cây phân cấp, kèm hồ sơ đính kèm và phân quyền nhân sự phụ trách. Ngoài ra, dữ liệu ban đầu có thể tạo nhanh từ file Excel. Nhờ vậy, doanh nghiệp không phải gõ lại danh mục đang có.
Bảng giá bán được quản lý theo thời gian hiệu lực và nhiều tiêu chí. Bên cạnh đó, hệ thống kiểm soát mức chiết khấu và đơn giá theo khoảng số lượng. Hơn nữa, mọi điều chỉnh giá đều có biên bản và lịch sử.
Bán hàng: đơn hàng bán, xuất kho và công nợ phải thu
Trước hết, đơn hàng bán liên kết với bảng giá, hợp đồng và kế hoạch giao nhận. Khi giao hàng, xác nhận xuất kho ghi nhận theo lô và cảnh báo nếu xuất thiếu. Sau đó, phiếu thu và chứng từ phải thu được lập trên cùng đơn hàng.
Bên cạnh đó, hệ thống hỗ trợ đổi trả hàng, phiếu thu cọc và cấn trừ công nợ. Nhờ vậy, doanh thu và công nợ khớp với số liệu kho.
Phân hệ kho vận: đa kho, đa lô, hạn sử dụng, kiểm kê và truy xuất nguồn gốc
Danh mục hàng hóa, mã vạch và số lô
Hàng hóa được phân nhóm như nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm và phụ gia. Cụ thể, mã hàng tự sinh theo quy tắc chuẩn nên tránh trùng lặp. Ngoài ra, doanh nghiệp dùng barcode, QR code hoặc RFID để quét nhanh khi nhập, xuất và kiểm kê.
Với hàng có hạn sử dụng, hệ thống quản lý số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Đồng thời, hệ thống cảnh báo khi hàng sắp hết hạn. Tồn kho còn được quản lý theo nhiều đơn vị đo lường, chẳng hạn gram, kg, ml và lít.
Nhập xuất, luân chuyển và kiểm kê
Yêu cầu luân chuyển cho phép chuyển hàng giữa nhiều kho. Tiếp theo, biên bản kiểm kê so sánh số sổ sách với số thực tế. Từ đó, hệ thống ghi nhận chênh lệch cả số lượng lẫn giá trị.
Ngoài ra, hệ thống theo dõi tồn kho theo thời gian thực và cảnh báo mặt hàng dưới ngưỡng cho phép. Báo cáo tuổi tồn kho giúp phát hiện hàng cận date và hàng chậm luân chuyển. Từ đó, doanh nghiệp tránh tồn kho chết hoặc thiếu nguyên vật liệu.
Đặc biệt, truy xuất nguồn gốc nối nhập mua nguyên vật liệu, sản xuất thành phẩm và bán cho khách hàng. Nhờ đó, mỗi lô hàng truy ngược được về nguồn.
Một chứng từ đi qua mua hàng, kho vận, bán hàng và kế toán, không phải nhập lại ở từng khâu.
Phân hệ sản xuất và kế toán: từ kế hoạch, lệnh sản xuất, giá thành đến hạch toán từ chứng từ nguồn
Sản xuất: kế hoạch sản xuất và định mức nguyên vật liệu
Kế hoạch sản xuất lập theo đơn hàng hoặc dự báo, có cân đối tồn kho. Sau đó, hệ thống tính số lượng cần sản xuất sau khi trừ phần lấy từ tồn và phần gia công ngoài. Kế hoạch lập theo từng phân xưởng, chi tiết đến phút.
Bên cạnh đó, tiến độ theo dõi trên sơ đồ Gantt và điều chỉnh trực tiếp dựa trên công suất nhà máy. Định mức sản xuất quản lý nhiều phiên bản và theo từng công đoạn. Cụ thể, mỗi định mức gồm nguyên vật liệu, nhân công, máy móc và chi phí.
Từ nhu cầu sản xuất, hệ thống tạo đề nghị mua nguyên vật liệu. Nhờ vậy, phân hệ sản xuất và mua hàng nối với nhau mà không cần chuyển file.
Sản xuất: lệnh sản xuất, nhật ký và kiểm tra chất lượng
Trước hết, lệnh sản xuất ghi nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công và máy móc. Phân xưởng nhận nguyên vật liệu theo lệnh, và nhật ký sản xuất ghi nhận theo đơn hàng, lệnh, công đoạn. Ngoài ra, nhật ký theo dõi sản lượng, hao hụt và chất lượng.
Sau đó, thành phẩm được kiểm tra và phân loại hàng đạt hoặc không đạt. Hàng đạt được nhập kho theo lô, kèm cảnh báo chênh lệch và truy xuất nguồn gốc.
Sản xuất: giá thành theo từng lệnh
Chi phí sản xuất được tổng hợp cho từng lệnh sản xuất. Cụ thể, chi phí gồm nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất chung.
Dữ liệu sản xuất liên kết với kế toán, nên hệ thống tự tổng hợp chi phí dở dang. Đồng thời, giá thành cuối kỳ được cập nhật tự động.
Kế toán: hạch toán từ chứng từ nguồn
Phân hệ kế toán có nhiều nhóm nghiệp vụ. Cụ thể, đó là tiền mặt, ngân hàng, phải thu, phải trả, kho, tài sản cố định, giá thành và hợp đồng vay.
Điểm khác biệt nằm ở nguồn chứng từ. Trước hết, phiếu nhập, phiếu xuất và chứng từ mua bán được định khoản tại nguồn. Kế toán sau đó tạo bút toán hàng loạt.
Nhờ vậy, kế toán không phải nhập lại số liệu từ kho và bán hàng. Số trên sổ vì thế đi cùng nhịp với số ở khâu vận hành.
Hệ thống tính giá theo bình quân gia quyền hoặc nhập trước xuất trước. Hơn nữa, cả hai cách chạy hàng loạt cho nhiều kho. Cuối cùng, kế toán mở hoặc đóng kỳ theo từng chức năng, kèm cảnh báo bút toán chưa hoàn tất.
Báo cáo, dashboard quản trị và ba lỗi hay gặp khi so sánh tính năng hệ thống ERP
Báo cáo quản trị và dashboard: tính năng chung của cả năm phân hệ
Dữ liệu chạy trên một nền tảng nên báo cáo lấy trực tiếp từ dữ liệu đang vận hành. Cụ thể, ERP100 có hơn 50 mẫu báo cáo quản trị tổng thể và hơn 200 biểu mẫu báo cáo hàng ngày.
Dashboard quản trị gồm doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ, hiệu quả kinh doanh và quản lý công việc. Chẳng hạn, dashboard doanh thu phân tích theo ngày và theo khu vực. Trong khi đó, dashboard chi phí so sánh ngân sách với thực hiện và cảnh báo khi vượt ngân sách.
Ngoài ra, báo cáo xuất được ra PDF, Word, Excel hoặc html. Bên cạnh đó, hệ thống còn kết nối giữa máy tính và thiết bị di động.
Với doanh nghiệp nhiều đơn vị, ERP100 hỗ trợ quản trị tập trung nhưng từng đơn vị vẫn vận hành độc lập. Đồng thời, các đơn vị dùng chung master data nên số liệu toàn doanh nghiệp thống nhất.
Dashboard doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ và công việc lấy từ cùng một nguồn dữ liệu.
Phân hệ mở rộng ở giai đoạn hai: nhân sự, tài sản, công việc và hồ sơ
Tiếp theo, khi lõi vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể mở rộng thêm phân hệ. Nhân sự gồm tuyển dụng, hồ sơ nhân viên, chấm công bằng QR hoặc GPS và tính lương. Ngoài ra, tài sản theo dõi khấu hao, bảo hành và bảo trì.
Bên cạnh đó, phân hệ công việc hỗ trợ giao việc và nhắc việc. Phân hệ hồ sơ quản lý tài liệu, bản vẽ và phân phối thông báo. Đặc biệt, các phân hệ này dùng chung dữ liệu với lõi nên không tạo thêm một nguồn dữ liệu riêng.
Ba lỗi hay gặp khi so sánh tính năng hệ thống ERP
Nhiều doanh nghiệp so sánh tính năng hệ thống ERP bằng bảng đánh dấu có hoặc không. Tuy nhiên, cách này dễ bỏ sót những điều quan trọng.
- Đếm số tính năng thay vì xem kết nối. Hai hệ thống cùng có phân hệ kho, nhưng chỉ một hệ thống chuyển dữ liệu sang kế toán tự động.
- Chọn cả tính năng chưa cần ngay. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ lõi và mở rộng khi quy trình đã ổn định.
- Chỉ xem trình diễn chung. Tính năng thể hiện rõ hơn khi chạy với đơn hàng, bảng tồn kho và báo cáo của chính doanh nghiệp.
Do đó, cách đánh giá tính năng hệ thống ERP hiệu quả là liệt kê ba việc đang tốn công nhất. Sau đó, đối chiếu từng việc với phân hệ và dữ liệu mà hệ thống đáp ứng.
ERP100 của Gia Cát: năm phân hệ trên một nền dữ liệu chung
ERP100 là hệ thống ERP của Gia Cát. Đồng thời, Gia Cát có hơn 15 năm kinh nghiệm và hơn 30 dự án triển khai. Cụ thể, hệ thống gồm năm phân hệ cốt lõi cùng dùng một dữ liệu gốc.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ năm phân hệ này. Sau đó, doanh nghiệp mở rộng sang nhân sự, tài sản, công việc và hồ sơ. Hơn nữa, báo cáo ở mọi phân hệ đều lấy trực tiếp từ cùng dữ liệu đó.
Xem thêm – Khi nào doanh nghiệp cần ERP giúp đối chiếu các dấu hiệu trước khi chọn phân hệ.
Đăng ký tư vấn và demo ERP100 – đội ngũ ERP100 sẵn sàng gợi ý phân hệ phù hợp với quy trình hiện tại.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Gia Cát
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
