Khi nào doanh nghiệp cần ERP là câu hỏi thường xuất hiện khi số liệu giữa các phòng ban bắt đầu lệch nhau. Thực tế, nhiều doanh nghiệp vận hành bằng file Excel hoặc phần mềm riêng cho từng bộ phận. Chẳng hạn, kho giữ một file, bán hàng giữ một file, kế toán dùng phần mềm kế toán.
Từ đó hình thành niềm tin quen thuộc rằng đã có phần mềm kế toán thì quản lý được hầu hết mọi thứ. Tuy nhiên, phần mềm kế toán thường ghi nhận kết quả sau cùng của nghiệp vụ. Bài viết phân tích lầm tưởng này, bốn dấu hiệu cần ERP và cách tự đánh giá.
Trao đổi ngay — nếu đã nhận ra dấu hiệu, đội ngũ ERP100 sẵn sàng cùng xem lại quy trình.
Bán hàng, kho, mua hàng và kế toán mỗi nơi một công cụ thì số liệu phải nhập lại và đối chiếu tay.
Khi nào doanh nghiệp cần ERP: khi mỗi phòng ban giữ một nguồn dữ liệu riêng
Trước hết, Excel và phần mềm đơn lẻ không phải lựa chọn sai. Với doanh nghiệp nhỏ, chúng dễ bắt đầu, chi phí thấp và linh hoạt. Tuy nhiên, vấn đề chỉ xuất hiện khi dữ liệu phải đi qua nhiều phòng ban.
Chẳng hạn (tình huống minh họa), bán hàng ghi đơn vào một file Excel. Trong khi đó, kho ghi xuất nhập vào file khác, còn mua hàng dùng phần mềm riêng. Cuối cùng, kế toán phải nhập lại để lên sổ.
Như vậy, mỗi bộ phận có một bản dữ liệu của riêng mình. Ngoài ra, các bản này không cập nhật cho nhau, nên số liệu chỉ khớp khi có người đối chiếu bằng tay. Hơn nữa, công việc đối chiếu đó tăng dần theo số đơn hàng và số bộ phận.
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Nói cách khác, hệ thống này gom mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và kế toán vào cùng một nền dữ liệu. Do đó, thời điểm cần ERP là lúc việc đối chiếu giữa các nguồn tốn nhiều công sức hơn lợi ích.
Lầm tưởng: có phần mềm kế toán là quản lý được toàn bộ doanh nghiệp
Phần mềm kế toán làm tốt việc gì
Phần mềm kế toán được thiết kế để ghi nhận chứng từ, theo dõi công nợ và lập báo cáo tài chính. Đây là nhu cầu bắt buộc và phần mềm kế toán đáp ứng tốt nhu cầu đó. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp mua phần mềm kế toán đầu tiên.
Phần mềm kế toán chưa thay được điều gì
Nhìn chung, phần mềm kế toán thường nhận số liệu sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. Cụ thể, tồn kho theo từng kho, đơn hàng đang xử lý hay tiến độ mua hàng vẫn nằm ở file riêng. Do đó, kế toán chỉ nhìn thấy kết quả, không nhìn thấy diễn biến.
Phần mềm kế toán ghi nhận kết quả tốt, còn tồn kho, đơn hàng và mua hàng vẫn nằm ở file riêng.
Ngoài ra, khi dữ liệu vận hành nằm ngoài phần mềm kế toán, kế toán trở thành nơi nhập lại. Mặt khác, mỗi lần nhập lại làm tăng nguy cơ sai số và kéo dài thời gian chốt sổ. Số trên sổ vì vậy thường chậm hơn và đôi khi lệch so với số thực tế ở kho.
Phần mềm đơn lẻ giải quyết từng khâu, không giải quyết sự kết nối
Phần mềm quản lý kho, phần mềm bán hàng hay phần mềm kế toán đều hữu ích ở phạm vi riêng. Tuy nhiên, mỗi phần mềm có cơ sở dữ liệu riêng, nên một mã hàng được lưu nhiều lần. Muốn các phần mềm này khớp nhau, doanh nghiệp phải nhập lại hoặc đối chiếu.
Dấu hiệu cần phần mềm ERP: bốn điểm gãy khi dữ liệu nằm rải rác
Khi dữ liệu nằm rải rác, vấn đề lộ ra theo bốn dấu hiệu. Cụ thể, mỗi dấu hiệu cho biết một khâu đã vượt khả năng của cách làm hiện tại.
Dấu hiệu 1: số đơn và mã hàng tăng nhanh hơn khả năng nhập liệu thủ công
Khi số đơn tăng, cùng một đơn hàng phải ghi vào ba nơi khác nhau. Mỗi lần nhập lại là một cơ hội gõ nhầm số lượng, đơn giá hoặc mã hàng. Chẳng hạn (ví dụ minh họa), một sản phẩm được gọi bằng ba tên khác nhau ở ba file.
Do đó, tồn kho trên sổ thường lệch với số đếm thực tế. Khi đó, doanh nghiệp có thể báo thiếu hàng cho khách hoặc nhập thừa vì tin số liệu sai.
Trước hết, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mã hàng, danh mục khách hàng và nhà cung cấp. Sau đó, mỗi thông tin chỉ nhập một lần ở khâu đầu tiên. Trên ERP100, doanh nghiệp còn tạo nhanh dữ liệu từ các file Excel đang dùng.
Dấu hiệu 2: thêm kho hoặc chi nhánh khiến số liệu tách thành nhiều bản
Kho thứ hai thường được quản lý bằng một file mới, và chi nhánh mới thường có cách ghi chép riêng. Do đó, muốn biết tồn kho toàn công ty, người quản lý phải hỏi từng nơi rồi cộng tay. Kết quả chỉ đúng tại thời điểm từng nơi trả lời.
Khi không nhìn thấy tồn kho chung, việc điều chuyển giữa các kho gần như thiếu căn cứ. Vì vậy, một kho có thể thiếu hàng bán chạy trong khi kho khác tồn nhiều hàng chậm. Với hàng có hạn sử dụng, tồn đọng còn kéo theo nguy cơ cận date.
ERP100 hỗ trợ quản lý tập trung, trong khi từng đơn vị vẫn vận hành độc lập. Nhờ đó, tồn kho của nhiều kho được tổng hợp theo thời gian thực. Hệ thống còn quản lý tồn kho theo lô, cảnh báo hạn sử dụng và tồn tối thiểu.
Trao đổi về kho — ERP100 có thể cùng doanh nghiệp xem lại cách quản lý nhiều kho.
Dấu hiệu 3: nhiều người sửa chung một dữ liệu, không rõ bản nào đúng
Khi nhiều người dùng chung một file, các bản sao mang tên khác nhau xuất hiện dần. Chẳng hạn, có bản gọi là “mới nhất”, bản khác là “bản cuối” hoặc “sửa lần ba”. Cuối cùng, không ai chắc bản nào đang đúng, và quyết định có thể dựa trên bản cũ.
Ngoài ra, dữ liệu nằm trong máy cá nhân tạo ra sự phụ thuộc lớn vào một người. Đặc biệt, nếu nhân sự chủ chốt nghỉ việc, người mới khó tiếp nhận cả dữ liệu lẫn cách làm.
Trên ERP100, số liệu cập nhật theo thời gian thực trên cùng dữ liệu gốc. Vì vậy, người mới tiếp nhận công việc từ dữ liệu trong hệ thống, không phải từ máy cá nhân.
Dấu hiệu 4: báo cáo đến chậm hơn thời điểm cần ra quyết định
Cuối tháng, báo cáo thường phải gom từ nhiều file và nhiều phần mềm rồi đối chiếu lại. Tuy nhiên, khi báo cáo xong thì cuộc họp quản trị đã qua. Khi đó, lãnh đạo buộc phải quyết định bằng cảm nhận thay vì số liệu.
Bên cạnh đó, nhập hàng, điều chỉnh giá bán và cân đối dòng tiền đều cần số liệu gần nhất. Nếu số liệu chậm vài ngày, doanh nghiệp có thể nhập hàng sai thời điểm. Doanh nghiệp cũng có thể bỏ lỡ khoản công nợ đến hạn.
ERP100 có hơn 10 báo cáo quản trị và dashboard về doanh thu, chi phí, dòng tiền, công nợ. Ngoài ra, báo cáo xuất được ra PDF, Word hoặc Excel. Nhờ lấy trực tiếp từ dữ liệu đang chạy, báo cáo không cần gom thủ công.
Bốn dấu hiệu cùng trỏ về một cách giữ ổn: một dòng dữ liệu chung.
ERP khác Excel và phần mềm kế toán ở điểm nào
Tóm lại, điểm khác nằm ở cách tổ chức dữ liệu, không nằm ở số tính năng. Dưới đây là bốn cách quản lý thường gặp và giới hạn của từng cách.
- Excel thủ công linh hoạt và dễ bắt đầu, nhưng dữ liệu rời từng file và phải đối chiếu bằng tay.
- Phần mềm đơn lẻ xử lý tốt từng khâu, nhưng mỗi phần mềm có dữ liệu riêng.
- Phần mềm kế toán ghi nhận chứng từ và báo cáo tài chính, nhưng thường không phủ hết khâu vận hành.
- ERP gom các khâu vào một nền dữ liệu và cập nhật theo thời gian thực.
Nhờ vậy, kế toán nhận số liệu từ nguồn chung thay vì nhập lại. Trên ERP100, phân hệ kế toán dùng cùng dữ liệu gốc với mua hàng, bán hàng và kho vận.
Doanh nghiệp có nên dùng ERP ngay: cách tự đánh giá nhu cầu ERP qua ba bước
Để biết khi nào doanh nghiệp cần ERP, hãy đếm số dấu hiệu đã gặp. Cách tự đánh giá nhu cầu ERP này là gợi ý của Gia Cát, không phải tiêu chuẩn chính thức. Nếu mới gặp một dấu hiệu, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa dữ liệu trước.
Ngược lại, nếu đã gặp từ hai dấu hiệu, nên tìm hiểu hệ thống dùng chung dữ liệu. Ba bước dưới đây giúp việc đánh giá có căn cứ hơn.
- Ghi lại điểm tốn công nhất trong tuần, tức khoản đối chiếu hoặc nhập lại mất nhiều thời gian nhất.
- Chuẩn hóa dữ liệu gốc gồm mã hàng, danh mục khách hàng và nhà cung cấp.
- Trao đổi với đơn vị triển khai bằng những điểm đã ghi lại, thay vì bắt đầu từ tính năng.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp không cần chờ mọi dấu hiệu xuất hiện mới bắt đầu. Như vậy, dữ liệu càng ít thì việc chuyển sang hệ thống chung càng nhẹ nhàng.
Khi nào Excel và phần mềm đơn lẻ vẫn đủ dùng
Excel và phần mềm đơn lẻ vẫn đủ dùng khi số đơn hàng ít và chỉ có một kho. Ngoài ra, điều kiện còn lại là một người nắm toàn bộ dữ liệu và đủ thời gian cập nhật. Trong trường hợp đó, đầu tư vào ERP chưa chắc mang lại lợi ích tương xứng.
Tuy nhiên, khi có nhiều kho, nhiều người dùng hoặc nhiều kênh bán, các dấu hiệu sẽ xuất hiện dần. Lúc đó, bài toán không còn là nên hay không, mà là chọn thời điểm nào.
ERP100 của Gia Cát xử lý bốn dấu hiệu trên một nền dữ liệu chung
ERP100 là hệ thống ERP của Gia Cát. Đồng thời, Gia Cát có hơn 15 năm kinh nghiệm và hơn 30 dự án triển khai. Cụ thể, hệ thống gồm năm phân hệ cốt lõi cùng dùng một dữ liệu gốc.
Năm phân hệ gồm mua hàng, bán hàng, kho vận, sản xuất và kế toán. Ở giai đoạn hai, doanh nghiệp có thể bổ sung nhân sự, tài sản, công việc và hồ sơ. Nhờ vậy, hệ thống lớn dần cùng nhu cầu, không phải đổi công cụ khi quy mô tăng.
Cả bốn dấu hiệu trong bài đều được xử lý theo một nguyên tắc. Đó là nhập một lần, dùng chung dữ liệu và lấy báo cáo trực tiếp từ dữ liệu đó. Nhờ vậy, việc xác định khi nào doanh nghiệp cần ERP dựa trên dữ liệu thay vì cảm nhận.
Xem thêm – Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giải thích vì sao mỗi bộ phận một con số.
Trao đổi ngay — nếu đã gặp từ hai dấu hiệu, đội ngũ ERP100 sẵn sàng xem lại quy trình.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Gia Cát
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
