Đối với team làm dự án trong một doanh nghiệp, việc đối mặt những khó khăn và rủi ro vì khả năng quản lý dự án không hiệu quả là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt trong thời đại số hóa, yêu cầu công việc và tiến độ ngày càng khắt khe. Việc nhận diện và giảm thiểu những rủi ro này đóng vai trò quan trọng, giúp điều chỉnh hướng đi của dự án, đưa nó trở lại đúng quỹ đạo và mục tiêu ban đầu đã đề ra.

Quản lý dự án – Và những rắc rối thường gặp trong quản lý dự án

Quản lý dự án là gì?

Đây là quá trình áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và phương pháp để lập kế hoạch và thực hiện hành động nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án. Đây là một nhiệm vụ quan trọng yêu cầu người quản lý phải sử dụng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án. Nhà quản lý dự án cần có khả năng lập kế hoạch, tổ chức và giám sát toàn bộ quy trình thực hiện để đảm bảo tiến độ, quản lý ngân sách hiệu quả cho từng phần của dự án và đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Thông thường sẽ tồn tại những rắc rối cũng như rủi ro thường gặp trong quá trình quản lý dự án, tin chắc hầu hết các nhà quản lý hiện đại ngày nay đều dễ dàng mắc phải. Dưới đây những rắc rối, khó khăn thường gặp trong quản lý dự án.

• Khó kiểm soát công việc, ‘Chìm nghỉm’ trong hàng tá email, bảng tính và nhiều cuộc họp
• Thường xuyên chậm Deadline, các thành viên dự án đổ lỗi lẫn nhau, làm việc thiếu liên kết
• Báo cáo dự án thủ công, tốn thời gian tổng hợp, dễ sai sót và không cập nhật real-time
• Lo lắng khi phải điều chỉnh kế hoạch do yêu cầu thay đổi từ khách hàng hoặc quản lý
• Quản lý ngân sách dự án phức tạp, dễ vượt chi phí dự kiến mà không phát hiện kịp thời
• Thiếu minh bạch về trách nhiệm và quyền hạn của từng vai trò trong dự án

Nguyên nhân dẫn đến sự thất bại trong quản lý dự án

• Hạn chế về kinh nghiệm điều hành: Quản lý dự án đòi hỏi sự tỉ mỉ, tầm nhìn và kỹ năng xuất sắc để tạo ra kết quả chất lượng. Thiếu kinh nghiệm thực tế trong việc tổ chức cuộc họp, xây dựng kế hoạch, quản lý rủi ro và giao tiếp với các bên liên quan có thể gây trở ngại đáng kể. Những kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của dự án.
• Thiếu sót trong giai đoạn khởi động: Bỏ qua giai đoạn khởi động dự án có thể dẫn đến sự mơ hồ về mục tiêu và trách nhiệm của các thành viên. Việc thiếu một cuộc họp khởi động để thảo luận chi tiết về công việc cần thực hiện có thể gây ra sự không đồng bộ. Điều cần thiết là phải truyền đạt rõ ràng về mục tiêu, thời hạn, nguồn lực và các nhiệm vụ liên quan trước khi dự án chính thức bắt đầu.
• Thu thập thông tin không đầy đủ: Khởi động dự án với thông tin sơ sài về các bên liên quan có thể gây ra nhiều vấn đề. Việc bỏ sót các chi tiết quan trọng như mục tiêu cụ thể của khách hàng, ngân sách, hoặc yêu cầu đặc biệt có thể ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng. Cần lưu ý rằng chất lượng đầu ra của dự án phụ thuộc rất nhiều vào độ chính xác và đầy đủ của thông tin đầu vào.
• Mục tiêu và phương pháp đánh giá không rõ ràng: Thiết lập mục tiêu mơ hồ và thiếu công cụ đánh giá cụ thể là nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại của dự án. Việc sử dụng mô hình như DUMB (Khả thi, Dễ hiểu, Có thể quản lý, Sinh lời) có thể giúp xây dựng mục tiêu rõ ràng. Đồng thời, cần thiết lập các chỉ số đánh giá dựa trên tiêu chí quản lý dự án và yêu cầu của sản phẩm/dịch vụ.
• Ước tính sai về thời gian và ngân sách: Dự toán chính xác về thời gian và ngân sách là yếu tố then chốt quyết định hiệu quả và lợi nhuận của dự án. Việc ước tính không chính xác có thể dẫn đến nhiều rủi ro và chi phí phát sinh trong quá trình quản lý dự án. Để khắc phục, các nhà quản lý nên tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc kinh nghiệm từ các dự án tương tự, đảm bảo dự toán hợp lý và tiết kiệm.
• Giao tiếp kém hiệu quả: Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng đối với quản lý dự án, đặc biệt khi làm việc với nhiều bên liên quan khác nhau. Thiếu kỹ năng này có thể gây khó khăn trong việc truyền đạt thông tin, dẫn đến hiểu nhầm, trì hoãn tiến độ và xung đột nội bộ. Nhà quản lý cần chủ động cải thiện kỹ năng giao tiếp để đảm bảo sự thông suốt trong quá trình thực hiện dự án.
• Không tuân thủ quy trình: Đặc biệt trong các dự án sản xuất và xây dựng. Nếu không có quy trình hoàn chỉnh và mọi người không tuân thủ, sẽ gây ra sự không đồng bộ và ảnh hưởng lớn đến kết quả dự án. Việc thiết lập và tuân thủ quy trình là rất quan trọng để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng cách và đạt được mục tiêu dự án.

Giải pháp quản lý dự án tối ưu cho các doanh nghiệp  

Với những nguyên nhân nói trên, người quản lý dự án cần nắm vững chuỗi quy trình công việc và xác định các điểm mốc trọng yếu trong quá trình triển khai. Một quy trình hiệu quả thường đơn giản, dễ hiểu và có kết quả đầu ra rõ ràng cho từng bước. Việc xây dựng và truyền đạt quy trình cụ thể cho toàn bộ thành viên là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý, nhằm đảm bảo sự ổn định và nhất quán trong quá trình thực hiện dự án.

ERP100 cung cấp một giải pháp phần mềm quản lý dự án tiên tiến, nổi bật với khả năng quản lý quy trình công việc đa cấp một cách toàn diện. Nền tảng này tạo điều kiện cho người quản lý và các thành viên dự án tương tác, trao đổi về vô số nhiệm vụ lớn nhỏ trên một nền tảng tập trung, góp phần tăng cường hiệu quả cộng tác trong suốt quá trình thực hiện dự án.

Hãy để trợ lý ERP100 quản lý dự án giúp nhân viên giải phóng áp lực, làm việc tối đa năng suất với chi phí vận hành tối ưu. Quản lý dự án real time (theo thời gian thực) – trực quan – thông minh – toàn diện. Tích hợp mọi khía cạnh vào một nền tảng quản trị duy nhất.

• Đối với nhà quản lý: ERP100 cung cấp công cụ lập kế hoạch và phân công công việc chính xác. Cho phép theo dõi tiến độ dự án chi tiết, tự động cập nhật báo cáo kết quả. Nhà quản lý có thể đưa ra quyết định kịp thời, đánh giá hiệu suất team một cách khách quan.
• Đối với đội ngũ dự án: ERP100 phân công công việc rõ ràng, tăng cường trách nhiệm cá nhân. Mỗi thành viên đêu có thể theo dõi tiến độ và ngân sách dự án theo thời gian thực, tham gia trao đổi công việc dễ dàng trong phần mềm, tự động cập nhật báo cáo và điều chỉnh chiến lược làm việc nếu cần.

Từ giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp đến giải pháp phần mềm quản lý dự án riêng lẻ, đa doanh nghiệp đã tin chọn ERP100 để cải thiện hiệu suất và tối ưu hệ thống vận hành. Trong đó có các doanh nghiệp văn phòng số, chuyên dự án xây dựng công trình , thiết kế lắp đặt, như  Công ty Cổ phần Tập đoàn xây dựng Hòa Bình , Công Ty TNHH MTV Máy Xây Dựng Matec, Phương Nam Film,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Liên hệ ngay hotline: 0888 934 886 để trải nghiệm miễn phí ERP100 và tư vấn triển khai ERP chi tiết cùng Chuyên gia của Gia Cát.