Giải pháp văn phòng số

Xây dựng một môi trường làm việc không giấy tờ, không quy trình thủ công. Từ đó, tăng cường năng suất, giảm chi phí và thúc đẩy văn hóa làm việc hiện đại, góp phần gia tăng hiệu quả cho mọi doanh nghiệp.

ĐĂNG KÝ PHÒNG HỌP, PHƯƠNG TIỆN, LỊCH TRÌNH
CÔNG TÁC

Tối ưu hóa quản lý thông tin và đặt lịch sử dụng tài nguyên chung một cách hiệu quả, tập trung và trực tuyến trên một nền tảng duy nhất.
	Đăng ký và đánh giá phòng họp trực tuyến: Hệ thống GREENSYS ERP cho phép nhân viên dễ dàng đăng ký phòng họp trực tuyến theo nhu cầu của nhân sự. Lịch trình phòng họp được hiển thị rõ ràng, giúp tránh trùng lặp và xung đột lịch trình. Mỗi nhân sự có thể thao tác thực hiện đánh giá tình trạng sử dụng phòng họp trực tuyến, để cải thiện quản lý và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên văn phòng.
	Đăng ký và đánh giá sử dụng xe: Tiếp nhận thông tin đặt và quản lý việc sử dụng xe cho công tác, bao gồm thời gian, mục đích sử dụng và thông tin xe, người lái, người sử dụng xe. Đánh giá tình trạng sử dụng xe và cập nhật tiêu hao nhiên liệu xe ngay trên hệ thống.

	Đăng ký và quản lý thông tin đặt vé máy bay cho các chuyến công tác, đảm bảo lịch trình di chuyển được tổ chức một cách thuận tiện.
	Thiết lập danh mục và phân quyền sử dụng: Tạo danh sách dữ liệu chung cho công ty nhanh chóng để quản lý theo nhóm. Đồng thời, cung cấp các thông tin chi tiết để dễ dàng xem khi thực hiện thao tác đăng ký liên quan đến nhu cầu công việc. Phân quyền sử dụng: Cho phép xác định phòng ban và người dùng được phép đăng ký sử dụng từng nhóm tài nguyên cụ thể.
	Thống kê và thông báo tự động: Gửi thông báo tự động khi có cá nhân thực hiện đăng ký, phê duyệt hoặc từ chối. Thống kê toàn bộ lịch biểu đăng ký theo ngày và khung giờ. Đo lường chính xác thời gian sử dụng tài nguyên theo giờ. Tự động nhắc nhở về lịch booking. Hỗ trợ nhiều loại lịch biểu khác nhau để theo dõi lịch đăng ký.

DEMO MIỄN PHÍ 

QUẢN LÝ, XỬ LÝ VĂN BẢN, CÔNG VĂN ĐẾN/ ĐI

Tiếp nhận và xử lý văn bản đến/ đi một cách cẩn thận tránh mất mát tài liệu, đồng thời đảm bảo an toàn bảo mật cho thông tin văn bản.
	Quản lý văn bản tập trung và đồng nhất, sắp xếp và phân loại theo nhóm: Mọi văn bản đến và đi đều được chuyển qua người phụ trách văn thư để nhập vào phần mềm, đảm bảo không có sự mất mát. Khai báo thông tin văn bản: gồm số thứ tự, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí lưu trữ, thời gian và trích yếu nội dung. Quét và lưu trữ văn bản đính kèm vào hệ thống văn thư, tạo điều kiện cho việc tra cứu dễ dàng và tổng quan nội dung văn bản. Phân loại văn bản theo các nhóm một cách có hệ thống, giúp việc tra cứu và tìm kiếm trở nên dễ dàng và hiệu quả.
	Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận - phê duyệt - xử lý): Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn: gửi qua chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử hoặc gửi trực tiếp từ người gửi. Bước 2: Cập nhật thông tin văn bản và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến. Bước 3: Lãnh đạo thực hiện việc phê duyệt và cung cấp ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến. Bước 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản ngay lập tức theo ý kiến chỉ đạo và chữ ký của lãnh đạo. Bước 5: Phân loại và scan bản cứng sau đó lưu trữ tài liệu vào danh phục.

Chuẩn hóa quy trình với 5 bước xử lý văn bản đi từ việc Rà soát bản thảo – Trình ký – Phát hành văn bản: Bước 1: Tiếp nhận, rà soát nội dung và thể thức của văn bản trực tuyến qua hệ thống. Bước 2: Lãnh đạo phê duyệt hoặc đưa ra ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên tài liệu đính kèm. Bước 3: Hoàn thiện văn bản, gắn số, ngày tháng, ký tên, và đóng dấu. Bước 4: Gửi văn bản đã hoàn thiện cho bộ phận lập công văn và lưu trữ. Bước 5: Phát hành văn bản.

Tra cứu và tìm kiếm văn bản mọi lúc, mọi nơi: Dễ dàng và nhanh chóng tra cứu văn bản theo các thông tin liên quan. Truy suất lịch sử các văn bản đến và đi dựa trên các bộ lọc được thiết lập sẵn trên hệ thống. Khả năng trao đổi và đính kèm tệp tin trong mỗi văn bản. Tự động nhắc nhở về lịch booking. Khả năng kết xuất dữ liệu của hệ thống giúp cho việc tạo báo cáo thống kê nhanh chóng và chính xác.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ 1 THÁNG