Họp cuối tháng, kho, bán hàng và kế toán báo ba con số khác nhau, trong khi không ai báo sai. Đây là tình huống quen thuộc ở doanh nghiệp vừa và nhỏ khi dữ liệu đi qua nhiều công cụ rời rạc. Bài viết giải thích vì sao số liệu lệch và một phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần giải quyết điều gì từ gốc.
Phần mềm ERP100 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp kết nối kho, bán hàng và kế toán trên một nguồn dữ liệu chung.
Vì sao họp cuối tháng, kho, bán hàng và kế toán báo ba con số khác nhau?
Hãy hình dung cuộc họp cuối tháng của một doanh nghiệp vừa và nhỏ đang bán hàng đều đặn. Kho đọc số tồn từ sổ kho hoặc file Excel. Bộ phận bán hàng đọc doanh số từ bảng theo dõi đơn hàng. Kế toán đọc doanh thu và công nợ đã được ghi sổ. Ba con số đều đúng với dữ liệu của từng bộ phận nhưng không khớp nhau, và nửa buổi họp trôi đi để tìm con số đáng tin.
Không bộ phận nào làm sai việc của mình, vì mỗi người đang nhìn đúng phần dữ liệu mình nắm giữ, tại đúng thời điểm mình cập nhật. Câu hỏi cần đặt ra vì vậy không phải là con số của ai đúng, mà là các con số bắt đầu lệch nhau từ khâu nào.
Số liệu lệch làm sai quyết định nhập hàng, giá bán và dòng tiền như thế nào?
Khi chưa có một con số chung, các quyết định quan trọng của chủ doanh nghiệp phải dựa nhiều vào cảm nhận. Hệ quả hiện ra ở ba nơi.
Về nhập hàng, nếu số tồn trên sổ không khớp với hàng thật trong kho, doanh nghiệp có thể nhập thêm mặt hàng còn nhiều và bỏ sót mặt hàng sắp hết. Vốn nằm lại trong kho ở nơi không cần, trong khi khách hỏi mua mặt hàng đang thiếu.
Về giá bán, muốn quyết định chiết khấu hay khuyến mãi, người bán cần biết giá vốn và lượng tồn thực tế. Khi hai thông tin này đến chậm hoặc mỗi nơi một khác, mức giá được chốt có thể làm mất lợi nhuận mà chưa ai nhận ra.
Về dòng tiền, công nợ phải thu và phải trả đi theo dữ liệu đơn hàng. Nếu đơn hàng và hóa đơn được ghi nhận lệch nhau, doanh nghiệp khó biết chính xác khách hàng nào còn nợ, khoản nào đến hạn và tuần tới cần chuẩn bị bao nhiêu tiền để thanh toán.
Cả ba quyết định đều cần đúng số liệu vào đúng thời điểm, nếu không thì quyết định hợp lý với dữ liệu đang có vẫn sai với thực tế của doanh nghiệp.
Dữ liệu rời rạc trong doanh nghiệp bắt nguồn từ ba nguyên nhân gốc nào?
Độ lệch số liệu giữa các bộ phận thường quy về ba nguyên nhân gốc.
Thứ nhất, cùng một dữ liệu bị nhập nhiều lần. Một đơn hàng được nhập ở bộ phận bán hàng, nhập lại ở kho khi xuất hàng và nhập lại ở kế toán khi lập hóa đơn. Mỗi lần nhập lại là một cơ hội sai tên hàng, sai số lượng hoặc sai đơn giá, và cũng kéo dài thêm thời gian để số liệu đến được báo cáo.
Thứ hai, các công cụ không nối với nhau. Kho dùng file Excel, bán hàng dùng bảng theo dõi riêng, kế toán dùng phần mềm kế toán. Muốn có báo cáo tổng, một người phải gom số từ từng nơi, đối chiếu và tính lại bằng tay. Vì vậy báo cáo thường chỉ có sau khi đã chốt kỳ, khi việc điều chỉnh đã muộn.
Thứ ba, chưa có chuẩn dữ liệu chung. Cùng một mặt hàng có thể mang ba tên hoặc ba mã khác nhau ở kho, bán hàng và kế toán, và một khách hàng có thể được ghi theo nhiều cách. Khi danh mục chưa thống nhất, công cụ tốt đến đâu cũng không cộng gộp được số liệu giữa các bộ phận.
Kho, bán hàng và kế toán dùng chung một dữ liệu gốc để giảm lệch số liệu giữa các bộ phận.
Cả ba nguyên nhân đều nằm ở cách dữ liệu đi qua các bộ phận, không nằm ở năng lực của từng người. Vì vậy, thêm một file Excel hay thêm một người chuyên đối chiếu chỉ giúp giảm triệu chứng, còn độ lệch vẫn xuất hiện ở kỳ sau.
Nếu doanh nghiệp muốn cùng rà soát số liệu của mình đang lệch ở khâu nào, đội ngũ ERP100 sẵn sàng trao đổi.
Một dòng dữ liệu đi xuyên suốt từ đơn hàng đến kế toán nghĩa là gì?
Nghĩa là dữ liệu chỉ được nhập một lần ở khâu đầu, rồi tự chảy sang các khâu sau. Đơn hàng được lập ở bộ phận bán hàng trở thành căn cứ để kho xuất hàng, để bộ phận mua hàng biết khi nào cần bổ sung hàng và để kế toán ghi nhận doanh thu cùng công nợ, nên mọi bộ phận cùng nhìn vào một dữ liệu gốc. Đây là điểm khác của phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ so với các công cụ quản lý doanh nghiệp chỉ phục vụ riêng từng bộ phận.
Khi dữ liệu liền mạch, chủ doanh nghiệp có thể trả lời nhanh những câu hỏi như:
- Tồn kho hiện tại của từng mặt hàng là bao nhiêu?
- Đơn hàng nào đã giao và đơn hàng nào chưa giao?
- Khách hàng nào còn nợ và khoản nợ đến hạn khi nào?
- Giá vốn và lợi nhuận gộp của từng mặt hàng đang ở mức nào?
Các câu hỏi này chỉ có câu trả lời thống nhất khi bán hàng, kho, mua hàng và kế toán dùng chung một nguồn dữ liệu, thay vì mỗi nơi giữ một bản sao.
ERP100 giúp biến dữ liệu rời rạc thành báo cáo thống nhất, hỗ trợ quản trị kho, bán hàng, kế toán và báo cáo quản trị.
Đây là hướng thiết kế của ERP100, hệ thống ERP do Gia Cát xây dựng, với hơn 15 năm kinh nghiệm triển khai và hơn 30 dự án. Các phân hệ mua hàng, bán hàng, kho vận và kế toán dùng chung một hệ thống master data, tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất và cập nhật theo thời gian thực. Nghiệp vụ kế toán được hạch toán tự động theo chuẩn VAS/IFRS, báo cáo có thể kết xuất ra PDF, Word hoặc Excel, và dữ liệu danh mục có thể tạo nhanh từ file Excel hiện có.
Đội ngũ tư vấn Gia Cát đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình và chuẩn hóa master data, để các bộ phận dùng chung một ngôn ngữ dữ liệu. Bước này giải quyết nguyên nhân thứ ba ở phần trên, vì phần mềm chỉ cộng gộp được số liệu khi danh mục mặt hàng, khách hàng và nhà cung cấp đã thống nhất.
Những lợi ích tổng quát của ERP được trình bày thêm trong bài Điểm danh những lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp.
Câu hỏi dành cho chủ doanh nghiệp và ban điều hành: cuối tháng, doanh nghiệp cần bao lâu để chốt một con số mà các phòng đều đồng ý?
ERP100 nối các phân hệ mua hàng, bán hàng, kho vận và kế toán trên một master data chung, kèm báo cáo quản trị và bảng điều khiển cho lãnh đạo. Đội ngũ tư vấn sẽ cùng doanh nghiệp xác định phạm vi triển khai phù hợp với quy trình hiện tại.
Thảo luận cùng ERP100: Nếu doanh nghiệp đang họp cuối tháng mà vẫn phải đối chiếu ba con số của kho, bán hàng và kế toán, hãy trao đổi với đội ngũ ERP100 để cùng xem dữ liệu đang đứt gãy ở khâu nào và đưa ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Gia Cát
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
