ERP là gì và khác phần mềm kế toán ở điểm nào? Nhiều chủ doanh nghiệp nghe nhắc đến ERP nhưng chưa có câu trả lời rõ ràng. Bài viết trả lời ba câu hỏi về lý do cần ERP, cách ERP vận hành và vai trò của ERP100.
ERP thay nhiều file rời rạc của từng phòng ban bằng một nguồn dữ liệu dùng chung.
Vì sao doanh nghiệp càng lớn càng cần một hệ thống thay vì nhiều file?
Khi mới thành lập, một file Excel cho đơn hàng và một phần mềm kế toán thường đủ dùng. Tuy nhiên, khi số đơn và số mặt hàng tăng, mỗi phòng ban bắt đầu giữ một bộ file riêng. Kho ghi số tồn, bán hàng ghi đơn hàng và kế toán ghi công nợ.
Hệ quả là cùng một đơn hàng bị nhập lại nhiều lần. Mỗi lần nhập lại làm tăng nguy cơ sai số lượng hoặc sai đơn giá. Bài phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đã phân tích tình huống này.
ERP là gì: một hệ thống, một dòng dữ liệu cho mọi phòng ban
ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống giúp mua hàng, bán hàng, kho và kế toán dùng chung một nguồn dữ liệu. Dữ liệu được nhập một lần ở khâu đầu rồi tự chảy sang các khâu sau.
Sau đó, dữ liệu của cả chuỗi tổng hợp thành báo cáo cho lãnh đạo. Với sản xuất, thương mại, dịch vụ hay F&B, chuỗi việc cốt lõi đều bắt đầu từ đơn hàng. Vì vậy, hệ thống ERP chỉ cần nối đúng chuỗi đó thay vì thay thế từng phòng ban.
Phần mềm ERP là gì và khác phần mềm kế toán ở điểm nào?
Nhiều người tìm kiếm phần mềm ERP là gì vì quen gọi ERP là một phần mềm. Thực chất, ERP là hệ thống gồm phần mềm, quy trình và dữ liệu chuẩn.
Phần mềm kế toán chủ yếu ghi sổ, tính thuế và lập báo cáo tài chính. Trong khi đó, ERP quản trị cả khâu vận hành phía trước, từ đơn hàng, mua hàng đến kho. Nói cách khác, kế toán chỉ là một phân hệ trong hệ thống ERP.
Gia Cát đã trình bày phần kế toán ở bài phần mềm kế toán ERP là gì. Bài này nhìn ERP rộng hơn, ở góc độ điều hành của chủ doanh nghiệp.
ERP vận hành thế nào từ đơn hàng, kho, mua hàng đến kế toán?
Một hệ thống ERP vận hành theo chuỗi liên tiếp, mỗi khâu dùng lại dữ liệu của khâu trước. Cụ thể, chuỗi này đi qua từng điểm theo đúng quy trình của hệ thống. Nhờ vậy, không khâu nào phải nhập lại dữ liệu đã có.
Dữ liệu chảy từ mua/ bán hàng sang kho, đến kế toán rồi tổng hợp thành báo cáo.
Một đơn hàng thường đi qua các khâu rời rạc như bán hàng, kho, mua hàng và kế toán. Tuy nhiên, nếu mỗi nơi tự nhập lại, số lượng hoặc đơn giá dễ sai lệch. Do đó, ERP cho đơn hàng nhập một lần rồi đi qua từng khâu trên một nguồn dữ liệu chung.
Cụ thể, đơn mua đi qua nhập kho, ghi nhận công nợ, chi phí rồi lên báo cáo mua hàng. Tương tự, đơn bán đi qua xuất kho, ghi nhận doanh thu, công nợ rồi lên báo cáo bán hàng.
Nhờ vậy, số liệu cập nhật theo thời gian thực và báo cáo lên tự động.
ERP dùng để làm gì với chủ doanh nghiệp?
Cụ thể, ERP giúp chủ doanh nghiệp trả lời nhanh những câu hỏi điều hành:
- Tồn kho của từng mặt hàng đang ở mức nào?
- Khách hàng nào còn nợ và khoản nợ đến hạn khi nào?
- Doanh thu, chi phí và dòng tiền tháng này ra sao?
Tóm lại, ERP dùng để làm gì? Câu trả lời là rút ngắn thời gian từ lúc phát sinh nghiệp vụ đến lúc có con số.
ERP100 của Gia Cát hỗ trợ chuỗi dữ liệu này như thế nào?
ERP100 là hệ thống ERP do Gia Cát xây dựng. Gia Cát có hơn 15 năm kinh nghiệm và hơn 30 dự án triển khai. Nhìn chung, hệ thống phục vụ doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ.
Năm phân hệ cốt lõi trên một master data chung
ERP100 nối năm phân hệ cốt lõi gồm mua hàng, bán hàng, kho vận, sản xuất và kế toán. Cả năm phân hệ dùng chung một hệ thống master data. Nhờ đó, dữ liệu chỉ có một nguồn và cập nhật theo thời gian thực.
Năm phân hệ cốt lõi của ERP100 dùng chung một hệ thống master data.
Cụ thể, mua hàng quản lý nhà cung cấp, đề nghị mua, bảng giá và đơn hàng mua. Bán hàng quản lý khách hàng, bảng giá, hợp đồng và đơn hàng bán. Đồng thời, kế toán hạch toán tự động theo chuẩn VAS/IFRS và quản lý công nợ, doanh thu, chi phí.
Ngoài năm phân hệ cốt lõi, doanh nghiệp có thể mở rộng sang nhân sự và tiền lương, tài sản và máy móc, công việc và hồ sơ. Nhờ vậy, việc triển khai chia được thành nhiều giai đoạn.
Kho vận và sản xuất: kiểm soát tồn kho, lô và giá thành
Kho vận kiểm soát tồn kho nhiều kho, nhập xuất luân chuyển và kiểm kê. Hệ thống quản lý lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng, đồng thời cảnh báo khi hàng sắp hết hạn. Bên cạnh đó, truy xuất nguồn gốc đi từ nhà cung cấp, qua sản xuất đến khách hàng.
Hệ thống còn cảnh báo khi tồn kho xuống dưới ngưỡng cho phép. Nhờ vậy, doanh nghiệp tránh được thiếu hụt nguyên vật liệu và tồn kho chết.
Với doanh nghiệp sản xuất, phân hệ sản xuất đi từ lập kế hoạch, quản lý định mức BOM đến kiểm soát chất lượng. Đặc biệt, giá thành thực tế được tính từ chính dữ liệu sản xuất.
Báo cáo quản trị và dashboard cho lãnh đạo
Dữ liệu của các phân hệ đổ về hệ thống báo cáo và dashboard. Lãnh đạo xem doanh thu, chi phí so với ngân sách, dòng tiền và công nợ ở một nơi. Bên cạnh đó, báo cáo kết xuất được ra PDF, Word hoặc Excel.
Dashboard quản trị tổng hợp doanh thu, chi phí, dòng tiền và công nợ cho lãnh đạo.
Ngoài ra, hệ thống có hơn 10 báo cáo quản trị tổng thể. Hệ thống cũng có hơn 100 biểu mẫu báo cáo cho công việc hằng ngày.
Quản trị tập trung cho nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhà máy
Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều nhà máy, ERP100 quản trị tập trung trên một nền tảng. Tuy nhiên, từng đơn vị vẫn vận hành độc lập. Hệ thống cũng sẵn sàng kết nối giữa desktop và mobile.
Tư vấn chuẩn hóa quy trình và master data
Phần mềm chỉ phát huy khi danh mục mặt hàng, khách hàng và nhà cung cấp đã thống nhất. Vì vậy, Gia Cát cùng doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và master data trước khi vận hành. Đồng thời, doanh nghiệp tạo nhanh dữ liệu danh mục từ file Excel đang dùng.
Giải pháp theo ngành có tại trang ERP100 cho ngành thương mại và trang quản lý sản xuất.
Mua ERP như mua phần mềm kế toán và những hệ quả
Sai lầm thứ nhất là coi ERP như một phần mềm kế toán lớn hơn. Khi đó, doanh nghiệp chỉ nhập dữ liệu ở phòng kế toán, còn kho vẫn dùng file riêng. Như vậy, số liệu vẫn lệch như trước.
Sai lầm thứ hai là bỏ qua chuẩn hóa dữ liệu và quy trình. Cùng một mặt hàng mang nhiều tên hoặc nhiều mã thì hệ thống nào cũng không cộng gộp được. Do đó, bước chuẩn hóa nên làm trước khi cấu hình.
Sai lầm thứ ba là triển khai mọi thứ cùng lúc. Doanh nghiệp nên chia giai đoạn. Chẳng hạn, giai đoạn đầu gồm mua hàng, bán hàng, kho và kế toán.
Câu hỏi dành cho chủ doanh nghiệp: dữ liệu trong doanh nghiệp hiện được nhập mấy lần cho cùng một đơn hàng?
Trao đổi cùng ERP100: Nếu doanh nghiệp muốn xem ERP áp dụng vào quy trình của mình, hãy trao đổi với đội ngũ ERP100. Khi đó, đội ngũ tư vấn sẽ trình bày cả phương án cài tại doanh nghiệp và trên đám mây.
———————-
THÔNG TIN LIÊN HỆ & ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM
Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Gia Cát
📍 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
📞 Hotline: 0888 934 886
📩 Email: info@giacat.vn
