6 Bài học rút ra từ sự cố ERP tại PNJ

 

Tôi tình cờ đọc được bài viết đăng trên cafeF Nhìn lại PNJ sau “sự cố ERP”: Không có sự chuyển đổi nào là dễ dàng, nhất là với một doanh nghiệp lớn. Bài viết mặc dù mang nặng tính PR nhưng qua đó tôi cũng cảm nhận được một phần của sự khó khăn khi doanh nghiệp Việt triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp của mình.

Vì là một chuyên viên kinh doanh trong lĩnh vực triển khai ERP, tôi cũng có nhiều cơ hội tiếp xúc với các chủ Doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Mỗi loại hình doanh nghiệp có những khó khăn và vấn đề đặc thù. Và họ có cùng một nỗi lo, đó là nỗi lo về “sự cố ERP” sẽ xảy ra. Khi sự cố xảy ra, nhẹ thì mất thời gian/chi phí đã triển khai ERP, nặng thì có thể dẫn đến phá sản nếu không đủ khả năng Tài chính.

 

 

VẬY BÀI HỌC NÀO CHO CHÚNG TA TỪ SỰ CỐ ERP CỦA PNJ?

1. Tư duy quản trị

Như chia sẻ của bà Dung (PNJ) “Hiện nay có một sự mâu thuẫn giữa hai thế hệ, giữa các bố mẹ doanh nhân và con cái đi học nước ngoài về. Tôi rất lo đâu đó trong lòng cho nền kinh tế Việt Nam mình. Rất nhiều doanh nghiệp mà việc chuyển đổi, tái cấu trúc trong bình thường, chưa nói đến câu chuyện digital, là có vấn đề. Muốn tái cấu trúc công ty đầu tiên phải tái cấu trúc mindset của người chủ. Anh phải tái cấu trúc chính mình trước đã rồi mới tái cấu trúc doanh nghiệp được. Nếu không thay đổi tư duy của mình, có mời 100 ông tư vấn giỏi vô cũng không làm được”.
Điều này phải xuất phát từ chính người chủ, muốn thúc đẩy văn hóa của một tổ chức được phát triển, trước tiên tư duy của người đứng đầu cần phải thay đổi. Việc xây dựng một hệ thống quản trị công ty thường xuất phát từ trên xuống. Từ việc xác định tầm nhìn, chiến lược cho đến việc thiết lập các công việc chi tiết. Mục đích là tạo nên sự nhất quán, phát huy tối đa hiệu suất để đạt các mục tiêu chung của công ty v.v...

 

2. Sự nhất quán và quyết tâm

Sự nhất quán về chiến lược, mô hình và phương thức vận hành rất quan trọng đối với sự phát triển một công ty. Hệ thống ERP chắc chắn sẽ “gãy” khi tổ chức thay đổi chiến lược, phương thức vận hành liên tục. Bởi mỗi chiến lược cần có thời gian kiểm chứng và hơn nữa không có hệ thống IT nào có thể đáp ứng được một sự thay đổi như thế. Việc triển khai ERP cần một sự quyết tâm cao độ từ các BOSS. Họ cần phải vượt qua nỗi sợ thất bại và quyết tâm triển khai nó bằng mọi giá. Chính sự quyết tâm của người đứng đầu PNJ đã giúp họ vượt qua giai đoạn khó khăn nhất của ERP.

 

3. Đối tác tư vấn tin cậy, am hiểu văn hóa Việt

Khi bạn đã có được 2 yếu tố trên, bạn hãy nghĩ đến việc tìm đối tác tư vấn. Đối tác tư vấn sẽ giúp bạn có thêm một góc nhìn khách quan hơn về hiện trạng công ty và tư vấn chọn những đối tác triển khai ERP phù hợp. Nhưng bạn cần đảm bảo đối tác tư vấn ERP đủ hiểu biết, công tâm và mang đến những điều tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn chứ không phải vì lợi ích của họ.

 

4. Chuẩn bị nguồn lực tốt, có phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất có thể sẽ xảy ra

Dù công ty bạn có chiến lược kinh doanh tốt, tìm được một nhà tư vấn ERP nhiều kinh nghiệm. Nhưng bạn cần chuẩn bị những phương án B cho những trường hợp “sự cố ERP” sẽ xảy ra. Đó có thể là những trường hợp không mong muốn như: nhân viên nghỉ việc, sự chống đối hàng loạt, công suất nhà máy sụt giảm… Để khi những chuyện này xảy ra thực sự, doanh nghiệp của chúng ta cũng sẽ vượt qua bởi chúng ta đã có một sự chuẩn bị cho nó.

 

5. Không nhất thiết là giải pháp ERP của nước ngoài

Việc PNJ đã được nhà tư vấn chọn giải pháp SAP chắc là đã có những lý do được họ cân nhắc kỹ. Nhưng các hệ thống ERP nước ngoài như SAP, ORACLE, INFO, MICROSOFT.v.v. sẽ không đảm bảo cho bạn một sự thành công. Bởi để ứng dụng các hệ thống này, doanh nghiệp của bạn cần phải có một cơ cấu tổ chức tốt với sự chuyên môn hóa cao ở từng vị trí công việc. Hơn thế nữa, các quy trình công việc phải được chi tiết hóa với nhiều bước cụ thể, đồng thời được phân quyền rõ ràng và hạn chế tối đa sự kiêm nhiệm.v.v. Nhưng đa số người Việt chúng ta luôn có văn hóa “linh hoạt”, “kiêm nhiệm”, “tình cảm”.v.v. Với nhân viên bạn có thể ép họ thay đổi, nhưng với đối tác và khác hàng của bạn thì sao? Họ cũng có những văn hóa tương đồng như thế, liệu bạn có thể áp đặt họ thay đổi?

Là một người Việt, tôi thấy tự hào người Việt chúng ta không hề thua kém bất cứ dân tộc nào trên Thế giới. Chúng ta đã tạo ra những sản phẩm IT tuyệt vời và nhiều sản phẩm IT đã khẳng định được trên thị trường. Hơn nữa, người Việt chắc sẽ hiểu người Việt hơn. Đó là lý do mà các chuyên gia tư vấn ngày càng tin tưởng và tư vấn cho các Doanh nghiệp chọn các hệ thống ERP Việt.

 

6. Hệ thống, chuẩn hóa và tối ưu các quy trình làm việc thực tiễn trước khi “số hóa”

Lý do PNJ bị giảm 50% công suất tại các nhà máy. Theo tôi nghĩ là có lý do riêng của nó. Như việc chuẩn bị cho sự thay đổi các quy trình làm việc chưa được tốt. Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch, khâu chuẩn bị nguyên vật liệu bị chậm trễ.v.v. Đó là do một vài vị trí tại những khâu này có thể chưa thích ứng được với hệ thống mới nên dòng “workflow” tại đó bị “delay”… Trong khi đó SAP thường yêu cầu rất cao về các quy trình làm việc, chỉ cần một yêu cầu không được thông qua, lập tức các bộ phận phía sau sẽ phải chờ.
Do đó để việc “số hóa” tốt, bạn cần xem xét các quy trình chi tiết có thực sự thuận lợi cho nhân viên và mang lại hiệu quả cao nhất cho tổ chức không? Tham khảo xem liệu quy trình hệ thống ERP có hỗ trợ cải tiến được điều gì không? Nếu không thì cần điều chỉnh những gì? Sau phân tích trên “giấy”, hãy áp dụng thực tế, đánh giá và điều chỉnh lại để nó trở thành “Best practice”. Hãy áp dụng “Best practice” cùng với hệ thống ERP của bạn.

Nếu bạn vẫn còn lo lắng, sợ hãi về ERP? Hãy để lại thông tin, tôi sẽ giúp bạn gặp một chuyên gia thực thụ về ERP.

Người viết: Phatmarcom