Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang ERP?
Trong nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, Excel vẫn là công cụ phổ biến để theo dõi mua hàng nhờ tính linh hoạt và dễ sử dụng. Nhân viên có thể lập danh sách đơn hàng, theo dõi chi phí hay tiến độ giao hàng mà không cần hệ thống phức tạp.
Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng lên và nhiều phòng ban cùng tham gia phê duyệt, Excel bắt đầu bộc lộ hạn chế:
- Dễ xảy ra sai sót nhập liệu và công thức lỗi.
- Dữ liệu không đồng bộ giữa các phòng ban.
- Mất lịch sử giá, hợp đồng hoặc thông tin nhà cung cấp.
- Khó kiểm soát chi phí và tiến độ mua hàng.
Đây là lúc ERP Gia Cát trở thành giải pháp tối ưu, giúp chuẩn hóa quy trình, minh bạch chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.
ERP Gia Cát – Quản lý mua hàng toàn diện, hiệu quả hơn Excel
Lập đề nghị mua hàng chuẩn xác
Khác với Excel, ERP Gia Cát tích hợp toàn bộ quy trình mua hàng trên cùng một hệ thống. Khi một phòng ban phát sinh nhu cầu, nhân viên có thể:
- Lập đề nghị mua hàng trực tiếp trên hệ thống.
- Nhập chi tiết vật tư, số lượng, đơn giá dự kiến và lý do mua hàng.
- Chọn hình thức đề nghị: thủ công hoặc theo nhu cầu phòng ban.
Mọi thông tin đều được ghi nhận chính xác, tránh mất dữ liệu và giảm tranh cãi trong phê duyệt.
Quy trình duyệt mua hàng minh bạch
ERP Gia Cát cho phép luân chuyển đề nghị đến các cấp duyệt theo quy trình đã thiết lập. Trạng thái đề nghị hiển thị rõ ràng: đang lập – chờ duyệt – đã duyệt – từ chối. Nếu cần chỉnh sửa, thông tin có thể được cập nhật ngay trước khi phê duyệt, giảm tối đa sai sót và tranh cãi.
Quản lý giá và tối ưu chi phí
Hệ thống ERP Gia Cát giúp:
- Lập và lưu trữ bảng giá nhà cung cấp.
- So sánh giá giữa các nhà cung cấp để tối ưu chi phí.
- Ghi nhận lịch sử biến động giá, dễ dàng đối chiếu và kiểm soát chi phí.
Quản lý hợp đồng và đơn hàng đầy đủ
ERP Gia Cát hỗ trợ doanh nghiệp:
- Lập hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp.
- Theo dõi tiến độ thực hiện, điều khoản thanh toán, chiết khấu và công nợ.
- Tự động tạo đơn hàng khi đề nghị được duyệt, giám sát tiến độ từ đang xử lý đến đã giao hàng.
Kế hoạch nhận hàng và quản lý kho hiệu quả
Hệ thống giúp dự báo thời gian nhận hàng, tích hợp dữ liệu kho để kiểm soát số lượng nhập, đồng thời xuất báo cáo chi tiết theo từng nhà cung cấp.
Ngoài ra, ERP Gia Cát tổng hợp dữ liệu mua hàng theo: nhà cung cấp – sản phẩm – phòng ban, đánh giá hiệu quả nhà cung cấp dựa trên lịch sử giao dịch, hỗ trợ chiến lược mua hàng thông minh.
Khi nào Excel vẫn đủ dùng?
Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý vài đơn hàng mỗi tháng và số lượng phòng ban hạn chế, Excel vẫn đáp ứng được. Nhưng khi số lượng giao dịch tăng, nhiều phòng ban tham gia, cần kiểm soát chi phí, công nợ và hợp đồng chặt chẽ, ERP Gia Cát là giải pháp bắt buộc để nâng cao hiệu quả và minh bạch dữ liệu.
Excel có ưu điểm về chi phí và đơn giản, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, nó sẽ nhanh chóng trở thành rào cản. Chuyển sang ERP Gia Cát, doanh nghiệp sẽ có:
- Quy trình mua hàng chuẩn hóa, giảm sai sót.
- Kiểm soát chi phí, nhà cung cấp, hợp đồng và đơn hàng minh bạch.
- Dữ liệu đáng tin cậy để ra quyết định chính xác và kịp thời.
Liên hệ tư vấn ERP Gia Cát
📞 Hotline: 088 893 48 86
ERP Gia Cát – Giải pháp tối ưu mua hàng, nâng cao hiệu quả vận hành và kiểm soát chi phí từ A đến Z.
