PHẦN MỀM
VĂN PHÒNG SỐ
Văn phòng vận hành thông minh, gọn nhẹ & hiệu quả
Giải pháp Văn phòng số Gia Cát được thiết kế để giúp doanh nghiệp ứng dụng công nghệ vào toàn bộ quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả phối hợp nội bộ, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Vì sao doanh nghiệp cần Văn phòng số?
Doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực nào – từ sản xuất, thương mại đến dịch vụ – đều đang gặp phải những vấn đề chung:
- Luân chuyển hồ sơ thủ công, mất thời gian, dễ sai sót
- Đặt lịch tài nguyên dùng chung (phòng họp, xe công, vé công tác…) thủ công, dẫn đến trùng lặp, khó kiểm soát
- Văn bản đi/đến thất lạc, thiếu minh bạch trong phê duyệt
- Thiếu hệ thống tra cứu, báo cáo rõ ràng, khó đánh giá hiệu quả làm việc
Phân hệ Văn phòng số của Gia Cát không đơn thuần là một phần mềm – mà là giải pháp tổ chức lại toàn bộ vận hành văn phòng, đưa doanh nghiệp vào guồng số hóa một cách trơn tru và linh hoạt.
Lợi ích khi sử dụng phân hệ báo cáo quản trị
Tính năng nổi bật phân hệ Văn phòng số
Quản lý phòng họp, phương tiện, công tác – Trực tuyến và chủ động
- Đặt phòng họp trực tuyến, lịch trình hiển thị rõ ràng, tránh trùng lặp và xung đột giữa các phòng ban.
- Đăng ký sử dụng phương tiện công tác (xe, tài xế) theo thời gian – mục đích cụ thể; hệ thống hỗ trợ ghi nhận tiêu hao nhiên liệu và đánh giá tình trạng sử dụng.
- Tổ chức chuyến công tác trọn gói: đăng ký vé máy bay, lưu trữ lịch trình, quản lý người chịu trách nhiệm theo từng chuyến.
- Tự động thông báo – thống kê – nhắc lịch cho tất cả các tài nguyên được đăng ký sử dụng.
Quản lý văn bản đến – đi – phát hành – lưu trữ
- Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến: tiếp nhận từ mọi nguồn (bưu điện, email, gửi tay), nhập hệ thống – phân công xử lý – phê duyệt – chỉ đạo trực tuyến.
- Xử lý văn bản đi chuyên nghiệp: rà soát – trình ký – phát hành – lưu trữ đúng chuẩn, dễ dàng theo dõi trạng thái văn bản qua từng bước.
- Văn bản được quét, đính kèm và lưu trữ online, giúp tra cứu mọi lúc mọi nơi – không lo thất lạc, thất thoát dữ liệu.
- Phân loại thông minh, gắn thẻ nhóm nội dung – dễ tra cứu và lập báo cáo thống kê.
Tìm kiếm – tra cứu tài liệu tức thời
- Tra cứu văn bản theo loại, ngày phát hành, phòng ban, người xử lý hoặc nội dung liên quan.
- Theo dõi toàn bộ lịch sử xử lý văn bản, thời điểm phê duyệt, ai xử lý, kết quả ra sao.
- Hỗ trợ trao đổi nội dung trong từng văn bản, đính kèm file, nhận xét hoặc ý kiến chỉnh sửa.
- Kết xuất dữ liệu phục vụ báo cáo thống kê – audit – tổng kết nội bộ nhanh chóng, chính xác.
Quản lý danh mục & phân quyền sử dụng tài nguyên
- Thiết lập danh sách các loại tài nguyên dùng chung: phòng họp, xe công, thiết bị…
- Phân quyền truy cập và đăng ký theo phòng ban, người dùng hoặc cấp quản lý – đảm bảo việc sử dụng đúng người, đúng thời điểm.
- Giúp bộ phận hành chính dễ dàng kiểm soát, đánh giá hiệu quả sử dụng và có kế hoạch điều phối phù hợp.
Tư vấn miễn phí
Bắt đầu năng tầm quản trị
ngay hôm nay
Greensys ERP không chỉ giúp bạn gia tăng lợi nhuận, mà còn tránh những tổn thất ngầm mà ngay cả doanh nghiệp cũng không nhìn thấy
