Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng trả lại hàng hóa là tình huống phát sinh khá phổ biến. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức đầy đủ mức độ ảnh hưởng của nghiệp vụ này đến công tác quản lý kho và tài chính. Trên thực tế, vấn đề không nằm ở số lượng hàng bị trả lại nhiều hay ít, mà nằm ở cách doanh nghiệp ghi nhận, theo dõi và xử lý lượng hàng đó như thế nào trong hệ thống quản lý.

Tại nhiều doanh nghiệp, hàng bán bị trả lại thường không được xem là một nghiệp vụ độc lập và quan trọng. Việc xử lý thiếu quy trình rõ ràng khiến hàng trả lại dần trở thành một khoảng trống trong quản lý. Khi dữ liệu không được cập nhật đầy đủ và đồng bộ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng tồn kho sai lệch, giá vốn không chính xác và chi phí bị thất thoát mà không thể xác định nguyên nhân cụ thể.

Thực trạng quản lý hàng bán bị trả lại tại nhiều doanh nghiệp hiện nay

Ở không ít doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối, hàng bán bị trả lại vẫn đang được xử lý theo cách khá thủ công. Khi khách hàng trả hàng, nhân viên kho thường chỉ tiếp nhận hàng về mặt vật lý mà không lập phiếu nhập kho riêng cho nghiệp vụ trả hàng. Thông tin về hàng trả lại vì thế không được ghi nhận đầy đủ ngay từ đầu.

Về phía kế toán, việc cập nhật tồn kho thường được thực hiện bằng cách cộng trừ thủ công hoặc theo dõi trên các file Excel rời rạc. Dữ liệu giữa kho và kế toán không được liên thông, dẫn đến mỗi bộ phận nắm một con số khác nhau. Ngoài ra, hàng trả lại cũng ít khi được phân loại rõ ràng theo tình trạng thực tế như còn sử dụng được, cần sửa chữa hay phải loại bỏ. Đáng chú ý hơn, thông tin hàng trả lại thường không được liên kết với đơn bán ban đầu, khiến doanh nghiệp không thể truy vết được lịch sử giao dịch.

Hệ quả của cách làm này là số liệu tồn kho trên sổ sách không phản ánh đúng thực tế. Giá vốn hàng bán dễ bị sai lệch, báo cáo kinh doanh thiếu chính xác và ban lãnh đạo gặp nhiều khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của từng đơn hàng hay từng khách hàng.

Vì sao quản lý hàng bán bị trả lại ảnh hưởng trực tiếp đến kho và giá vốn?

Hàng bán bị trả lại không đơn thuần chỉ là việc nhập hàng về kho lần nữa. Nếu không được quản lý đúng cách, nghiệp vụ này có thể kéo theo hàng loạt rủi ro liên quan đến kho, chất lượng hàng hóa và tài chính.

Khi hàng trả lại không được ghi nhận kịp thời trên hệ thống, tồn kho thực tế thường cao hơn số liệu trên sổ sách. Ngược lại, nếu ghi nhận sai cách, doanh nghiệp cũng có thể gặp tình trạng tồn kho ảo. Việc nhập chung hàng lỗi với hàng đạt chuẩn còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng xuất kho, gây rủi ro trong các đơn bán tiếp theo.

Quan trọng hơn, sai lệch trong quản lý hàng trả lại sẽ dẫn đến sai lệch giá vốn hàng bán. Khi giá vốn không chính xác, các báo cáo lãi lỗ và dòng tiền sẽ không phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh thực tế. Bên cạnh đó, việc không truy vết được nguyên nhân trả hàng khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội cải thiện quy trình bán hàng, chăm sóc khách hàng và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Chính vì vậy, quản lý hàng bán bị trả lại cần được nhìn nhận như một nghiệp vụ kho – tài chính quan trọng, đòi hỏi quy trình bài bản và dữ liệu minh bạch.

Quản lý nhập hàng bán bị trả lại bằng ERP khác gì so với cách làm truyền thống?

Khi áp dụng hệ thống ERP, nghiệp vụ nhập hàng bán bị trả lại không còn là một công việc xử lý rời rạc mà được chuẩn hóa thành một quy trình thống nhất, có kiểm soát và liên thông dữ liệu giữa các bộ phận.

Thay vì ghi nhận thủ công, hệ thống ERP cho phép tiếp nhận hàng trả lại gắn trực tiếp với đơn bán ban đầu. Mỗi lần phát sinh trả hàng đều được lập phiếu nhập kho riêng, từ đó giúp theo dõi chính xác số lượng và giá trị hàng hóa. Dữ liệu tồn kho và giá vốn được cập nhật theo thời gian thực, hạn chế tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.

Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ theo dõi trạng thái xử lý của hàng trả lại, giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt hàng còn đạt chuẩn, hàng cần sửa chữa hoặc hàng phải loại bỏ. Nhờ sự liên thông dữ liệu giữa kho, bán hàng và kế toán, toàn bộ hệ thống luôn đồng bộ và minh bạch.

ERP100 hỗ trợ quản lý hàng bán bị trả lại như thế nào?

Trong hệ thống ERP100, nghiệp vụ quản lý hàng bán bị trả lại được thiết kế sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp Việt. Khi khách hàng trả hàng, hệ thống cho phép tiếp nhận và liên kết trực tiếp với đơn bán tương ứng, giúp doanh nghiệp truy vết đầy đủ lịch sử giao dịch.

ERP100 hỗ trợ tạo phiếu nhập kho hàng trả lại với đầy đủ thông tin cần thiết như mã hàng, số lượng, lý do trả và tình trạng hàng hóa. Ngay khi phiếu nhập được xác nhận, tồn kho sẽ được cập nhật tự động trên toàn hệ thống. Đồng thời, hàng trả lại được phân loại rõ ràng để phục vụ các phương án xử lý tiếp theo.

Toàn bộ dữ liệu về hàng trả lại cũng được đồng bộ với phân hệ kế toán, giúp giá vốn và doanh thu được ghi nhận chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ kho hàng, chi phí và dòng tiền chỉ trên một hệ thống duy nhất.

Lợi ích thực tế khi doanh nghiệp quản lý hàng bán bị trả lại bằng ERP100

Khi triển khai ERP100, doanh nghiệp sẽ thấy rõ sự khác biệt trong công tác quản lý hàng bán bị trả lại. Số liệu tồn kho phản ánh đúng thực tế, hạn chế thất thoát do nhập thiếu hoặc nhập sai. Giá vốn được tính toán chính xác hơn, giúp các báo cáo tài chính và báo cáo bán hàng trở nên minh bạch và đáng tin cậy.

Quan trọng hơn, ban lãnh đạo có đầy đủ dữ liệu để phân tích nguyên nhân trả hàng, từ đó cải thiện quy trình bán hàng, kiểm soát chất lượng và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.

Kết luận

Hàng bán bị trả lại là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên nhưng lại dễ bị xem nhẹ trong quản lý. Nếu không được xử lý bài bản, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng kho sai, sổ lệch và chi phí tăng mà không rõ nguyên nhân. Việc áp dụng hệ thống ERP như ERP100 giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình nhập hàng bán bị trả lại, kiểm soát tồn kho và giá vốn một cách chặt chẽ, minh bạch và bền vững trong dài hạn.