Kiểm kê kho là nghiệp vụ bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt vào thời điểm cuối kỳ kế toán, cuối năm tài chính hoặc khi cần rà soát lại toàn bộ lượng hàng tồn thực tế. Tuy nhiên, trên thực tế, điều khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn không nằm ở việc tổ chức kiểm kê, mà nằm ở cách xử lý số liệu sau kiểm kê sao cho chính xác, minh bạch và đồng bộ với hệ thống quản lý.

Không ít doanh nghiệp sau khi kiểm kê xong vẫn rơi vào tình trạng kho đúng – sổ sai hoặc ngược lại. Nguyên nhân chủ yếu đến từ việc thiếu một hệ thống quản lý nhập xuất kho từ kiểm kê đủ chặt chẽ, dẫn đến sai lệch tồn kho, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và hiệu quả quản trị.

Thực trạng xử lý chênh lệch tồn kho sau kiểm kê tại nhiều doanh nghiệp

Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối, quy trình xử lý số liệu sau kiểm kê vẫn còn mang tính thủ công. Sau khi hoàn tất kiểm kê thực tế, bộ phận kho thường lập biên bản kiểm kê bằng giấy hoặc file Excel, sau đó so sánh thủ công với số liệu tồn kho đang theo dõi trên hệ thống.

Khi phát sinh chênh lệch thừa hoặc thiếu, việc điều chỉnh tồn kho thường được thực hiện bằng các bút toán rời rạc hoặc các phiếu nhập xuất không gắn liền với nghiệp vụ kiểm kê. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ điều chỉnh số liệu cho khớp sổ mà không có đầy đủ thông tin về nguyên nhân chênh lệch, thời điểm điều chỉnh và người thực hiện.

Cách làm này khiến dữ liệu kho thiếu tính minh bạch và rất khó truy vết về sau. Khi cần đối soát, kiểm toán hoặc rà soát nguyên nhân sai lệch, doanh nghiệp gần như không có đủ dữ liệu để phân tích, dẫn đến rủi ro sai sót kéo dài qua nhiều kỳ kế toán.

Vì sao quản lý nhập xuất kho từ kiểm kê cần được kiểm soát chặt chẽ?

Nhập xuất kho từ kiểm kê không đơn thuần là thao tác điều chỉnh số lượng hàng hóa trên hệ thống. Đây là nghiệp vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị hàng tồn kho, giá vốn hàng bán và độ tin cậy của toàn bộ dữ liệu kho.

Nếu việc điều chỉnh tồn kho sau kiểm kê không được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng số liệu kho trên sổ sách không phản ánh đúng thực tế. Khi tồn kho bị sai, giá vốn hàng bán trong kỳ cũng sẽ bị lệch theo, kéo theo báo cáo lãi lỗ không chính xác. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và ra quyết định của ban lãnh đạo.

Ngoài ra, dữ liệu tồn kho không đáng tin cậy còn gây khó khăn cho các quyết định liên quan đến mua hàng, sản xuất bổ sung hoặc phân bổ hàng hóa giữa các kho. Doanh nghiệp có thể mua dư hàng khi kho thực tế vẫn còn hoặc ngược lại, dẫn đến thiếu hàng để phục vụ sản xuất và bán hàng.

Chính vì vậy, quản lý kiểm kê kho cần được gắn liền với một quy trình nhập xuất kho rõ ràng, minh bạch và có kiểm soát trên hệ thống.

Quản lý nhập xuất kho từ kiểm kê bằng ERP khác gì so với cách làm truyền thống?

Khi áp dụng hệ thống ERP, nghiệp vụ kiểm kê kho và điều chỉnh tồn kho không còn được xử lý rời rạc mà được tích hợp thành một quy trình thống nhất trên cùng một hệ thống quản lý.

Thay vì lập biên bản kiểm kê bên ngoài rồi nhập lại số liệu, ERP cho phép doanh nghiệp ghi nhận số liệu kiểm kê trực tiếp trên hệ thống. Ngay khi nhập số liệu thực tế, hệ thống sẽ tự động so sánh với tồn kho đang theo dõi và xác định rõ phần chênh lệch thừa hoặc thiếu.

Dựa trên kết quả kiểm kê, ERP hỗ trợ tạo phiếu nhập kho đối với hàng thừa hoặc phiếu xuất kho đối với hàng thiếu một cách tự động và có kiểm soát. Toàn bộ quá trình điều chỉnh đều được ghi nhận rõ ràng về thời điểm, số lượng, nguyên nhân và người thực hiện, giúp dữ liệu kho sau kiểm kê luôn minh bạch và đáng tin cậy.

Nhờ việc chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp không chỉ hạn chế sai sót khi điều chỉnh thủ công mà còn đảm bảo số liệu tồn kho luôn sát với thực tế.

ERP100 hỗ trợ quản lý nhập xuất kho từ kiểm kê như thế nào?

Trong hệ thống ERP100, nghiệp vụ quản lý kiểm kê kho được thiết kế sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp Việt, giúp đơn giản hóa thao tác nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát chặt chẽ.

ERP100 cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch kiểm kê theo từng kho, từng nhóm hàng hoặc từng mặt hàng cụ thể. Trong quá trình kiểm kê, số liệu thực tế được nhập trực tiếp vào hệ thống, hạn chế tối đa việc ghi chép thủ công và nhập lại nhiều lần.

Sau khi hoàn tất kiểm kê, hệ thống sẽ tự động so sánh tồn kho thực tế với tồn kho trên hệ thống, xác định rõ phần chênh lệch. Dựa trên kết quả này, ERP100 hỗ trợ tạo phiếu nhập kho cho hàng thừa hoặc phiếu xuất kho cho hàng thiếu, đồng thời cập nhật tồn kho ngay sau khi xác nhận điều chỉnh.

Toàn bộ lịch sử kiểm kê và điều chỉnh tồn kho đều được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống, phục vụ công tác kiểm soát nội bộ, đối soát và kiểm toán sau này. Nhờ đó, dữ liệu kho luôn đồng bộ với kế toán và các báo cáo quản trị.

Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý kiểm kê kho bằng ERP100

Việc áp dụng ERP100 vào quản lý nhập xuất kho từ kiểm kê mang lại nhiều lợi ích rõ ràng trong vận hành. Tồn kho sau kiểm kê phản ánh đúng số lượng thực tế, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng dữ liệu kho cho các quyết định quản lý.

Sai sót trong quá trình điều chỉnh tồn kho được hạn chế tối đa nhờ quy trình chuẩn hóa và kiểm soát trên hệ thống. Doanh nghiệp cũng dễ dàng truy xuất lịch sử kiểm kê, lịch sử điều chỉnh để phân tích nguyên nhân chênh lệch và nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Quan trọng hơn, dữ liệu kho minh bạch giúp bộ phận kế toán ghi nhận giá trị hàng tồn và giá vốn chính xác hơn, từ đó nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính. Đối với doanh nghiệp có quy mô kho lớn hoặc nhiều kho, ERP100 giúp giảm áp lực kiểm kê thủ công và tăng tính kiểm soát trong toàn bộ chuỗi vận hành.

Kết luận

Kiểm kê kho là nghiệp vụ quan trọng, nhưng chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi dữ liệu sau kiểm kê được xử lý đúng cách và đồng bộ trên hệ thống quản lý. Việc sử dụng hệ thống ERP như ERP100 giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý nhập xuất kho từ kiểm kê, đảm bảo tồn kho luôn sát với thực tế và hỗ trợ quản trị hiệu quả, bền vững trong dài hạn.