Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp, bảng giá nhà cung cấp luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận và tính minh bạch của toàn bộ chuỗi cung ứng. Thế nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý bảng giá mua hàng bằng Excel, email hoặc file rời rạc, dẫn đến tình trạng giá không đồng nhất, khó kiểm soát lịch sử điều chỉnh và phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân của người phụ trách mua hàng.

Khi quy mô mua sắm ngày càng lớn, số lượng nhà cung cấp ngày càng nhiều, cách làm thủ công này nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế. Đây cũng là lý do quản lý bảng giá và so sánh giá nhà cung cấp bằng ERP100 trở thành một xu hướng tất yếu trong quản trị mua hàng hiện đại.

Khi bảng giá mua hàng không còn đơn giản như trước

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể chỉ làm việc với vài nhà cung cấp quen thuộc, giá cả tương đối ổn định. Nhưng khi mở rộng hoạt động, bảng giá mua hàng bắt đầu trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Cùng một loại vật tư, mỗi nhà cung cấp lại có mức giá khác nhau, điều kiện giao hàng khác nhau, thời gian hiệu lực khác nhau. Chưa kể, giá còn có thể thay đổi theo từng đợt, từng hợp đồng hoặc từng thời điểm thị trường.

Nếu không có một hệ thống quản lý tập trung, bộ phận mua hàng rất dễ rơi vào các tình huống quen thuộc như:
– Sử dụng nhầm bảng giá cũ khi lập đơn mua
– Không nắm được giá nào đang là giá tốt nhất ở thời điểm hiện tại
– Khó giải thích với lãnh đạo vì sao lại chọn nhà cung cấp A thay vì B
– Không có dữ liệu đủ rõ để đàm phán lại giá trong các kỳ mua tiếp theo

Những vấn đề này không chỉ làm tăng chi phí mua hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính minh bạch và khả năng kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

ERP100 thay đổi cách quản lý bảng giá mua hàng như thế nào?

Thay vì lưu bảng giá rời rạc ở nhiều nơi, hệ thống ERP100 cho phép doanh nghiệp lập và quản lý bảng giá mua hàng tập trung theo từng nhà cung cấp. Mỗi bảng giá được gắn với sản phẩm, thời gian hiệu lực, điều kiện áp dụng và lịch sử điều chỉnh rõ ràng.

Với ERP, bảng giá không còn là một file tham khảo đơn thuần, mà trở thành dữ liệu sống, được sử dụng xuyên suốt trong toàn bộ quy trình mua hàng – từ lập đề nghị mua, so sánh giá, lập đơn mua cho đến theo dõi thực hiện hợp đồng.

Một điểm quan trọng nữa là hệ thống ERP100 giúp tự động cập nhật giá mới khi có điều chỉnh, đảm bảo người dùng luôn làm việc trên dữ liệu mới nhất. Điều này giúp hạn chế tối đa sai sót do dùng nhầm bảng giá cũ – một lỗi rất phổ biến khi quản lý mua hàng thủ công.

So sánh giá nhà cung cấp từ cảm tính sang đối chiếu dữ liệu trực quan từ hệ thống ERP100

Trong nhiều doanh nghiệp, việc lựa chọn nhà cung cấp vẫn mang nặng yếu tố cảm tính hoặc phụ thuộc vào mối quen. Khi cần mua hàng gấp, người phụ trách thường chọn nhà cung cấp quen thuộc mà không có đủ thời gian để so sánh lại mặt bằng giá.

ERP100 giải quyết bài toán này bằng cách hỗ trợ so sánh giá mua giữa các nhà cung cấp ngay trên hệ thống. Khi lập nhu cầu mua hàng, người dùng có thể nhìn thấy cùng lúc giá của nhiều nhà cung cấp cho cùng một mặt hàng, kèm theo các thông tin liên quan như lịch sử giao dịch, lần mua gần nhất hay mức giá trung bình trước đó.

Việc so sánh này không chỉ giúp chọn được mức giá tốt hơn, mà còn tạo ra sự minh bạch trong quyết định mua hàng. Mọi lựa chọn đều có cơ sở dữ liệu rõ ràng, dễ giải trình và dễ kiểm soát.

Quản lý bảng giá mua hàng bằng ERP100 của Gia Cát tập trung và nhất quán

Trong phân hệ mua hàng, ERP100 được thiết kế theo hướng bám sát thực tế vận hành của doanh nghiệp Việt. Hệ thống cho phép quản lý bảng giá mua hàng theo từng nhà cung cấp một cách rõ ràng và linh hoạt, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, hàng hóa và đối tác cung ứng khác nhau.

Các bảng giá mua được xây dựng và lưu trữ tập trung, có thể cập nhật khi nhà cung cấp điều chỉnh giá, đồng thời vẫn giữ lại lịch sử để phục vụ việc đối chiếu, phân tích và đánh giá sau này. Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, hệ thống tự động liên kết đến bảng giá hiện hành, giúp bộ phận mua hàng làm việc nhanh hơn và chính xác hơn.

Đặc biệt, ERP100 hỗ trợ so sánh giá mua giữa các nhà cung cấp ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí mà không cần phải tổng hợp thủ công qua nhiều file Excel như trước.

Minh bạch hơn trong quản lý, vững vàng hơn trong quyết định

Khi quản lý bảng giá và so sánh nhà cung cấp được thực hiện trên ERP100, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt chi phí mua hàng mà còn nâng cao đáng kể tính minh bạch trong vận hành. Lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi mặt bằng giá mua, đánh giá hiệu quả từng nhà cung cấp và đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì cảm tính.

Về lâu dài, hệ thống ERP100 giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng dữ liệu mua hàng đủ sâu để đàm phán giá tốt hơn, chuẩn hóa quy trình mua sắm và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

Kết luận

Trong bối cảnh chi phí đầu vào ngày càng biến động, quản lý bảng giá và so sánh giá nhà cung cấp bằng ERP100 không còn là lựa chọn mang tính nâng cao, mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí và vận hành minh bạch.

Với các tính năng quản lý bảng giá mua hàng, tự động cập nhật giá và hỗ trợ so sánh giá giữa nhiều nhà cung cấp, ERP100 mang đến một cách tiếp cận thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với doanh nghiệp đang muốn chuẩn hóa quy trình mua hàng một cách bài bản và bền vững.