Nhiều phần mềm quản lý hơn nhưng doanh nghiệp vẫn khó kiểm soát

Trong quá trình mở rộng quy mô, rất nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn giải pháp quen thuộc là bổ sung thêm các phần mềm quản lý đơn lẻ cho từng bộ phận. Kế toán có phần mềm kế toán, kinh doanh dùng CRM, kho vận quản lý bằng phần mềm kho, nhân sự theo dõi bằng Excel hoặc một công cụ riêng khác. Cách làm này giúp doanh nghiệp giải quyết nhanh từng bài toán nghiệp vụ ở từng thời điểm, nhưng lại vô tình tạo ra một hệ thống vận hành phân mảnh, thiếu tính liên kết.

Khi số lượng phần mềm ngày càng nhiều, doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với một nghịch lý phổ biến: dữ liệu ngày càng nhiều nhưng khả năng kiểm soát lại giảm xuống. Báo cáo được tạo ra liên tục, nhưng để có một bức tranh tổng thể phục vụ ra quyết định, lãnh đạo vẫn phải chờ tổng hợp, đối chiếu và xác nhận lại số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau. Đây chính là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang quản lý bằng công cụ, chứ chưa thực sự quản trị bằng hệ thống.

Dữ liệu rời rạc – nguyên nhân cốt lõi khiến doanh nghiệp vận hành kém hiệu quả

Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến doanh nghiệp dùng nhiều phần mềm vẫn thất bại nằm ở vấn đề dữ liệu. Mỗi phần mềm đơn lẻ tạo ra một tập dữ liệu riêng, được ghi nhận theo những nguyên tắc và cấu trúc khác nhau. Khi cần tổng hợp, dữ liệu phải đi qua nhiều bước trung gian, thường là xuất ra Excel để xử lý thủ công.

Quá trình này không chỉ làm chậm tốc độ ra quyết định mà còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch số liệu. Khi các con số không còn thống nhất, niềm tin vào báo cáo cũng giảm dần. Lãnh đạo bắt đầu dựa nhiều hơn vào kinh nghiệm và cảm tính thay vì dữ liệu thực tế, trong khi đây lại chính là giai đoạn doanh nghiệp cần sự chính xác cao nhất để tăng trưởng.

Quy trình vận hành bị chia cắt khi mỗi phòng ban dùng một phần mềm

Việc sử dụng nhiều phần mềm quản lý khác nhau khiến quy trình vận hành của doanh nghiệp bị đứt đoạn. Thông tin không tự động luân chuyển giữa các bộ phận mà phụ thuộc vào con người để truyền đạt và cập nhật. Chỉ cần một khâu nhập liệu chậm hoặc sai, toàn bộ chuỗi công việc phía sau đều bị ảnh hưởng.

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, cách vận hành này có thể tạm chấp nhận được. Tuy nhiên, khi số lượng dự án, đơn hàng hoặc nhân sự tăng lên, sự phụ thuộc vào con người trở thành rủi ro lớn. Doanh nghiệp lúc này khó kiểm soát tiến độ, chi phí và hiệu quả, đồng thời rất khó mở rộng quy mô một cách bền vững.

Báo cáo nhiều nhưng không phục vụ được quyết định quản trị

Một thực trạng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp là số lượng báo cáo ngày càng nhiều, nhưng giá trị sử dụng lại ngày càng thấp. Mỗi phần mềm tạo ra một loại báo cáo riêng, phản ánh một khía cạnh riêng của hoạt động doanh nghiệp. Khi cần đánh giá tổng thể tình hình tài chính, dòng tiền, hiệu quả kinh doanh hay hiệu quả dự án, lãnh đạo buộc phải chờ tổng hợp hoặc yêu cầu làm lại báo cáo.

Trong bối cảnh thị trường biến động nhanh, việc ra quyết định dựa trên những báo cáo chậm trễ hoặc thiếu tính liên thông khiến doanh nghiệp dễ bỏ lỡ cơ hội và phản ứng không kịp với rủi ro. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp dù đầu tư không ít cho phần mềm vẫn gặp khó khăn trong quản trị.

ERP – bước chuyển từ quản lý rời rạc sang quản trị tổng thể

Khác với các phần mềm quản lý đơn lẻ, ERP (Enterprise Resource Planning) được thiết kế như một hệ thống quản trị tổng thể, nơi dữ liệu được ghi nhận từ gốc và dùng chung cho toàn doanh nghiệp. Thay vì mỗi phòng ban vận hành trên một hệ thống riêng, ERP cho phép các bộ phận làm việc trên cùng một nền tảng, với dữ liệu được liên thông xuyên suốt.

Điều này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc vào con người và đặc biệt là cung cấp hệ thống báo cáo quản trị theo thời gian thực. Lãnh đạo không cần chờ tổng hợp cuối kỳ mà có thể theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách liên tục và nhất quán.

ERP của Gia Cát – giải pháp quản trị chuyên sâu theo từng ngành nghề

Thực tế triển khai ERP tại Việt Nam cho thấy, một hệ thống ERP chỉ phát huy hiệu quả khi được thiết kế phù hợp với đặc thù ngành nghề và cách vận hành của doanh nghiệp Việt. Gia Cát phát triển các giải pháp ERP theo hướng chuyên sâu, tập trung vào từng lĩnh vực kinh doanh cụ thể thay vì áp dụng một mô hình chung cho tất cả.

Với doanh nghiệp xây dựng, ERP của Gia Cát hỗ trợ quản lý toàn bộ vòng đời dự án, từ đấu thầu, lập kế hoạch đến thi công và quyết toán. Hệ thống cho phép theo dõi chi phí, vật tư, thiết bị và nhân sự theo từng công trình, từng hạng mục, giúp lãnh đạo kiểm soát hiệu quả dự án và kịp thời phát hiện các rủi ro về tiến độ hoặc ngân sách.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, ERP của Gia Cát tập trung vào việc kiểm soát định mức nguyên vật liệu, quản lý sản xuất theo lệnh và theo công đoạn, đồng thời tính toán giá thành dựa trên dữ liệu thực tế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thất thoát, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Trong lĩnh vực thương mại và phân phối, hệ thống ERP giúp quản lý xuyên suốt hoạt động mua bán, tồn kho, công nợ và dòng tiền. Báo cáo được tổng hợp theo từng kênh bán, từng chi nhánh, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chiến lược kinh doanh và kiểm soát hiệu quả bán hàng.

Hai hình thức triển khai ERP phù hợp với doanh nghiệp Việt

Gia Cát cung cấp hai hình thức triển khai ERP linh hoạt, phù hợp với quy mô và định hướng phát triển của doanh nghiệp. Mô hình thuê phần mềm giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu tư ban đầu và dễ dàng mở rộng khi quy mô tăng trưởng, trong khi mô hình triển khai tại chỗ cho phép doanh nghiệp làm chủ hoàn toàn dữ liệu và hệ thống, phù hợp với những đơn vị cần mức độ kiểm soát cao. Cả hai hình thức đều được thiết kế để thích nghi với văn hóa vận hành và quy trình thực tế của doanh nghiệp Việt, thay vì áp đặt những chuẩn mực cứng nhắc.

Kết luận: Doanh nghiệp thất bại không vì dùng nhiều phần mềm, mà vì thiếu hệ thống quản trị đúng nghĩa

Việc sử dụng nhiều phần mềm quản lý đơn lẻ không đồng nghĩa với quản trị hiệu quả. Khi dữ liệu không thống nhất, quy trình bị chia cắt và báo cáo không phục vụ được cho quyết định quản trị, doanh nghiệp rất khó tăng trưởng bền vững. Trong bối cảnh đó, ERP của Gia Cát đóng vai trò như một nền tảng quản trị tổng thể, giúp doanh nghiệp Việt chuyển từ quản lý manh mún sang quản trị bài bản, từ phản ứng bị động sang điều hành chủ động dựa trên dữ liệu.