Trong quản lý kho hiện đại, tồn kho không còn đơn thuần là con số để “biết còn bao nhiêu hàng”. Thực chất, dữ liệu tồn kho là đầu vào cho hàng loạt quyết định quan trọng của doanh nghiệp, từ kế hoạch nhập hàng, phân bổ tồn kho giữa các kho, kiểm soát dòng tiền cho đến xây dựng chính sách giá bán. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý kho theo hướng bị động, chỉ xem báo cáo kho để nắm tình hình mà chưa thực sự khai thác dữ liệu kho để phân tích và ra quyết định.

Nguyên nhân cốt lõi đến từ việc thiếu một hệ thống báo cáo và thống kê kho đủ sâu, đủ tin cậy và có khả năng liên thông với các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng và kế toán. Khi dữ liệu kho không được tổng hợp đầy đủ và kịp thời, mọi quyết định liên quan đến tồn kho và giá cả đều mang tính cảm tính và tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Thực trạng báo cáo kho tại nhiều doanh nghiệp hiện nay

Tại không ít doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối, báo cáo kho vẫn đang được xây dựng theo phương pháp thủ công. Dữ liệu tồn kho thường được tổng hợp từ nhiều file Excel khác nhau, mỗi bộ phận theo dõi một phần thông tin riêng. Báo cáo kho vì thế chỉ phản ánh được số liệu tại một thời điểm nhất định, thiếu chiều sâu phân tích và không cho thấy bức tranh tổng thể về biến động tồn kho theo thời gian.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc theo dõi số lượng tồn kho mà chưa phân tích theo các tiêu chí quan trọng như nhà cung cấp, mặt hàng, vòng đời tồn kho hay tốc độ luân chuyển. Việc thiếu dữ liệu lịch sử khiến doanh nghiệp không thể so sánh giữa các kỳ, không nhận diện được xu hướng tồn kho tăng hay giảm, cũng như không có cơ sở để dự báo nhu cầu nhập hàng trong tương lai.

Hệ quả là ban lãnh đạo gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho. Các quyết định nhập hàng, xả kho hay điều chỉnh giá bán thường dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhân thay vì dữ liệu thực tế, dẫn đến rủi ro nhập dư hàng, tồn kho lâu ngày hoặc thiếu hàng trong thời điểm cao điểm bán.

Vì sao báo cáo và thống kê kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả và chi phí?

Báo cáo kho không chỉ phục vụ riêng cho bộ phận kho mà còn liên quan chặt chẽ đến chi phí và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Khi tồn kho lớn và luân chuyển chậm, chi phí lưu kho, chi phí vốn và dòng tiền bị ảnh hưởng trực tiếp. Ngược lại, khi tồn kho thiếu hụt, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ cơ hội bán hàng hoặc phải nhập gấp với chi phí cao hơn.

Dữ liệu tồn kho cũng là cơ sở để tính toán giá vốn hàng bán. Nếu số liệu kho không chính xác hoặc không được cập nhật kịp thời, giá vốn sẽ bị sai lệch, kéo theo báo cáo lãi lỗ không phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xây dựng chiến lược giá sản phẩm, đặc biệt trong những ngành có biến động giá nguyên vật liệu hoặc chi phí mua hàng lớn.

Chính vì vậy, báo cáo và thống kê kho cần được xem là một công cụ quản trị quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu tồn kho và ra quyết định về giá cả một cách chủ động.

Báo cáo & thống kê kho bằng ERP khác gì so với cách làm truyền thống?

Khi áp dụng hệ thống ERP, báo cáo kho không còn là bước tổng hợp dữ liệu cuối kỳ mà trở thành công cụ quản trị theo thời gian thực. Mọi nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và điều chỉnh tồn kho đều được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống, giúp dữ liệu kho luôn được cập nhật kịp thời và đồng bộ.

Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp theo dõi tồn kho tức thời theo từng kho, từng mặt hàng và từng vị trí lưu trữ. Dữ liệu nhập – xuất – tồn được phân tích theo thời gian, giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh giữa các kỳ và nhận diện xu hướng biến động tồn kho. Quan trọng hơn, dữ liệu kho được liên kết chặt chẽ với mua hàng, bán hàng và kế toán, tạo nên một bức tranh tổng thể về dòng chảy hàng hóa và chi phí.

Nhờ khả năng khai thác dữ liệu lịch sử, ERP còn hỗ trợ doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhập kho trong tương lai, từ đó xây dựng kế hoạch mua hàng và dự trữ tồn kho hợp lý hơn. Báo cáo kho lúc này không chỉ để “xem số liệu” mà trở thành nền tảng cho việc kiểm soát chi phí và xây dựng chính sách giá.

ERP100 hỗ trợ báo cáo và thống kê kho như thế nào?

Trong hệ thống ERP100, báo cáo và thống kê kho được xây dựng xoay quanh nhu cầu quản trị thực tế của doanh nghiệp Việt. Hệ thống cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiết toàn bộ quá trình nhập kho theo thời gian, nhà cung cấp và từng mặt hàng cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả mua hàng và kiểm soát tốt hơn giá nhập.

ERP100 cũng hỗ trợ báo cáo xuất kho theo đơn hàng, dự án hoặc bộ phận sử dụng, giúp doanh nghiệp nắm rõ dòng chảy hàng hóa và xác định chính xác nơi phát sinh chi phí. Bên cạnh đó, thống kê tồn kho được thực hiện chi tiết theo từng kho và từng vị trí lưu trữ, giúp quản lý dễ dàng phát hiện tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt cục bộ.

Một điểm quan trọng trong hệ thống báo cáo kho của ERP100 là khả năng phân tích vòng quay tồn kho, nhận diện hàng tồn lâu ngày và hàng chậm luân chuyển. Dựa trên dữ liệu lịch sử, hệ thống hỗ trợ dự báo nhu cầu nhập kho trong tương lai, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch mua hàng và quản lý tồn kho.

Thông qua việc liên kết dữ liệu tồn kho và giá vốn thực tế, ERP100 còn hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định về giá bán phù hợp với tình trạng tồn kho và biến động chi phí, đặc biệt hữu ích trong các giai đoạn cần xả kho hoặc điều chỉnh chiến lược giá.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng báo cáo kho từ ERP100

Khi khai thác hiệu quả hệ thống báo cáo và thống kê kho của ERP100, doanh nghiệp có thể nắm rõ tình trạng tồn kho theo thời gian thực và chủ động trong mọi quyết định liên quan đến hàng hóa. Việc lập kế hoạch nhập hàng và phân bổ tồn kho trở nên chính xác hơn, giúp giảm chi phí lưu kho và hạn chế tình trạng tồn kho dư thừa.

Dữ liệu kho minh bạch và đáng tin cậy cũng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược giá phù hợp với biến động tồn kho và giá vốn. Quan trọng hơn, ban lãnh đạo có thể ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính, nâng cao chất lượng quản trị và khả năng kiểm soát chi phí trong dài hạn.

Đây chính là bước chuyển quan trọng giúp doanh nghiệp đi từ quản lý kho bị động sang quản trị kho chủ động và dựa trên dữ liệu.

Kết luận

Báo cáo và thống kê kho không chỉ để theo dõi số lượng hàng hóa, mà là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu tồn kho và xây dựng chiến lược giá hiệu quả. Việc áp dụng hệ thống ERP100 giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu kho một cách toàn diện, chính xác và phục vụ tốt hơn cho công tác quản trị trong dài hạn.