Trong doanh nghiệp thương mại và sản xuất, mua hàng không chỉ là hoạt động “đặt mua vật tư” mà là một mắt xích sống còn quyết định trực tiếp đến chi phí, tiến độ và hiệu quả vận hành. Thế nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý mua hàng rời rạc bằng Excel, email, giấy tờ hoặc dựa quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân. Hệ quả là chi phí mua sắm khó kiểm soát, dễ phát sinh sai sót và tiềm ẩn nhiều rủi ro thất thoát.
ERP Gia Cát ra đời để giải quyết tận gốc những vấn đề đó, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa – minh bạch – kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng từ đề nghị, duyệt mua, đặt hàng, nhận hàng cho đến đánh giá nhà cung cấp.
Những khó khăn thực tế doanh nghiệp thường gặp trong quản lý mua hàng
Ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận mua hàng thường xuyên rơi vào các tình huống quen thuộc: phòng ban đề xuất mua nhưng thiếu thông tin, quản lý duyệt mua cảm tính, giá mua thay đổi liên tục nhưng không có lịch sử đối chiếu, đơn hàng chậm giao không rõ trách nhiệm thuộc về ai. Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên, những vấn đề này không chỉ gây lãng phí chi phí mà còn làm gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín kinh doanh.
Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại và sản xuất, việc không kiểm soát tốt mua hàng có thể dẫn đến tồn kho dư thừa, thiếu nguyên vật liệu đúng thời điểm hoặc mua sai giá so với thị trường.
ERP Gia Cát kiểm soát mua hàng từ gốc với quy trình đề nghị rõ ràng
Chuẩn hóa khâu lập đề nghị mua hàng
ERP Gia Cát cho phép các phòng ban lập đề nghị mua hàng trực tiếp trên hệ thống theo đúng nhu cầu thực tế. Người dùng có thể lựa chọn mua hàng thủ công hoặc mua theo nhu cầu phòng ban, nhập đầy đủ thông tin vật tư, số lượng, đơn giá dự kiến và lý do mua.
Nhờ đó, mọi đề nghị mua đều có cơ sở rõ ràng, hạn chế tình trạng mua theo cảm tính hoặc phát sinh những đề xuất không cần thiết.
Duyệt mua hàng minh bạch, đúng thẩm quyền
Thay vì duyệt mua qua email hay ký tay rời rạc, ERP Gia Cát tự động luân chuyển đề nghị mua hàng theo đúng quy trình phê duyệt đã thiết lập. Mỗi đề nghị đều có trạng thái rõ ràng: đang lập, chờ duyệt, đã duyệt hoặc bị từ chối.
Cấp quản lý có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin trước khi phê duyệt, giúp quyết định mua hàng chính xác hơn và tránh rủi ro sai sót ngay từ đầu.
Kiểm soát giá mua và nhà cung cấp – bài toán khó được giải quyết triệt để
Quản lý bảng giá mua hàng tập trung
Một trong những vấn đề lớn của doanh nghiệp là không kiểm soát được giá mua giữa các nhà cung cấp. ERP Gia Cát cho phép lập và quản lý bảng giá mua theo từng nhà cung cấp, tự động cập nhật khi có điều chỉnh giá.
Nhờ dữ liệu tập trung, bộ phận mua hàng dễ dàng so sánh giá, lựa chọn nhà cung cấp tối ưu và tránh tình trạng mua cùng một mặt hàng nhưng mỗi lần một giá khác nhau.
Ghi nhận và theo dõi lịch sử điều chỉnh giá
ERP Gia Cát hỗ trợ lập biên bản điều chỉnh giá cho từng đơn hàng hoặc nhà cung cấp, đồng thời lưu trữ toàn bộ lịch sử thay đổi giá. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu, đánh giá xu hướng giá và hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp sau này.
Quản lý hợp đồng và đơn hàng mua chặt chẽ
Với ERP Gia Cát, doanh nghiệp có thể lập và quản lý hợp đồng mua hàng nguyên tắc với nhà cung cấp, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, điều khoản thanh toán, chiết khấu và công nợ một cách tập trung.
Từ các đề nghị mua đã được duyệt, hệ thống cho phép lập đơn hàng mua và theo dõi trạng thái xử lý, giao hàng theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát tốt tiến độ giao hàng, hạn chế tình trạng chậm trễ ảnh hưởng đến sản xuất hoặc kinh doanh.
Chủ động kế hoạch nhận hàng và kiểm soát tồn kho
ERP Gia Cát hỗ trợ lập kế hoạch nhận hàng theo hợp đồng, dự báo thời gian hàng về và tích hợp trực tiếp với hệ thống kho. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng hàng nhập, tránh tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu.
Báo cáo mua hàng – nền tảng cho quyết định quản trị chính xác
Toàn bộ dữ liệu mua hàng được ERP Gia Cát tổng hợp và phân tích theo nhiều chiều: nhà cung cấp, sản phẩm, phòng ban. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, nhận diện điểm nghẽn trong quy trình mua và tối ưu chiến lược mua sắm dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.
Vì sao doanh nghiệp thương mại & sản xuất nên chọn ERP Gia Cát?
ERP Gia Cát không chỉ là phần mềm quản lý mua hàng, mà là giải pháp quản trị tổng thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành. Hệ thống được thiết kế phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt, dễ tùy chỉnh theo quy mô và quy trình thực tế.
Việc triển khai ERP Gia Cát giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý thủ công sang quản trị số hóa, tạo nền tảng vững chắc cho tăng trưởng bền vững trong dài hạn.
Thông tin liên hệ tư vấn ERP Gia Cát
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong kiểm soát mua hàng và muốn chuẩn hóa quy trình một cách bài bản, ERP Gia Cát sẵn sàng đồng hành.
Hotline: 088 893 48 86
