Trong hoạt động doanh nghiệp, mua hàng không chỉ là nghiệp vụ tác nghiệp mà là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận và dòng tiền. Khi quy trình mua hàng thiếu liên kết, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng mua trùng, giá mua không đồng nhất, khó kiểm soát hợp đồng và công nợ nhà cung cấp.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý mua hàng bằng ERP, trong đó phần mềm ERP Gia Cát đóng vai trò như một hệ thống quản trị trung tâm, giúp kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng từ lúc phát sinh nhu cầu đến khi hoàn tất thanh toán.

Vì sao doanh nghiệp cần ERP để kiểm soát mua hàng?

Quy trình mua hàng truyền thống thường rời rạc giữa các phòng ban, thiếu dữ liệu tập trung và phụ thuộc nhiều vào con người. Điều này khiến việc kiểm soát chi phí trở nên khó khăn, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

ERP Gia Cát giải quyết bài toán này bằng cách chuẩn hóa quy trình mua hàng, kết nối các bộ phận trên cùng một hệ thống dữ liệu, giúp doanh nghiệp quản lý minh bạch và có kiểm soát ngay từ đầu.

ERP Gia Cát kiểm soát mua hàng ngay từ khâu lập đề nghị

Lập đề nghị mua hàng theo nhu cầu thực tế

ERP Gia Cát cho phép các phòng ban lập đề nghị mua hàng trực tiếp trên hệ thống dựa trên nhu cầu phát sinh. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn hình thức mua hàng thủ công hoặc mua hàng theo nhu cầu phòng ban, phù hợp với từng mô hình vận hành.

Chuẩn hóa thông tin đề nghị mua hàng

Khi lập đề nghị, hệ thống yêu cầu nhập đầy đủ vật tư, số lượng, đơn giá dự kiến và lý do mua hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát được nhu cầu ngay từ gốc, hạn chế mua sắm không cần thiết và phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

Chuẩn hóa quy trình duyệt đề nghị mua hàng bằng ERP

Luân chuyển đề nghị mua hàng theo quy trình

ERP Gia Cát tự động luân chuyển đề nghị mua hàng đến các cấp duyệt theo quy trình đã thiết lập. Mỗi đề nghị đều có trạng thái rõ ràng như đang lập, chờ duyệt, đã duyệt hoặc bị từ chối, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý.

Kiểm soát thẩm quyền và ngân sách mua hàng

Người duyệt có thể yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin trước khi phê duyệt, đảm bảo mọi quyết định mua hàng đều đúng thẩm quyền và phù hợp ngân sách.

Quản lý bảng giá mua hàng và nhà cung cấp bằng ERP Gia Cát

Lập và quản lý bảng giá mua hàng theo nhà cung cấp

ERP Gia Cát cho phép lập bảng giá mua hàng chi tiết theo từng nhà cung cấp, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và minh bạch giá mua trên toàn hệ thống.

So sánh giá mua để tối ưu chi phí

Hệ thống hỗ trợ so sánh giá giữa các nhà cung cấp, từ đó bộ phận mua hàng dễ dàng lựa chọn phương án mua hàng tối ưu nhất về chi phí và hiệu quả.

Quản lý điều chỉnh giá mua hàng minh bạch

Lập biên bản điều chỉnh giá theo đơn hàng hoặc nhà cung cấp

ERP Gia Cát hỗ trợ ghi nhận mọi thay đổi giá mua phát sinh theo từng đơn hàng hoặc nhà cung cấp, đảm bảo dữ liệu được cập nhật kịp thời.

Lưu trữ lịch sử điều chỉnh giá để đối chiếu

Toàn bộ lịch sử điều chỉnh giá được lưu trữ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phục vụ công tác thanh toán hoặc kiểm toán.

Quản lý hợp đồng mua hàng và công nợ nhà cung cấp

Lập và theo dõi hợp đồng mua hàng nguyên tắc

ERP Gia Cát cho phép doanh nghiệp lập hợp đồng mua hàng nguyên tắc với nhà cung cấp và theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.

Kiểm soát điều khoản thanh toán, chiết khấu và công nợ

Các nội dung về thanh toán, chiết khấu và công nợ được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp chủ động trong quản lý dòng tiền và nghĩa vụ tài chính.

Theo dõi đơn hàng mua và tiến độ giao hàng

Lập đơn hàng mua từ đề nghị đã duyệt

ERP Gia Cát hỗ trợ lập đơn hàng mua trực tiếp từ đề nghị mua hàng đã được duyệt, đảm bảo tính nhất quán dữ liệu.

Quản lý trạng thái đơn hàng và giao hàng

Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái đơn hàng từ đang xử lý đến đã giao hàng, giúp chủ động trong kế hoạch sản xuất – kinh doanh.

Lập kế hoạch nhận hàng và kết nối kho

Dự báo thời gian nhận hàng theo hợp đồng

ERP Gia Cát hỗ trợ lập kế hoạch nhận hàng dựa trên hợp đồng và đơn hàng mua, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn cung.

Kiểm soát số lượng nhập kho

Hệ thống tích hợp với kho để kiểm soát số lượng hàng nhập thực tế, hạn chế chênh lệch và tồn kho không cần thiết.

Báo cáo và thống kê mua hàng trên ERP Gia Cát

Báo cáo mua hàng theo nhà cung cấp, sản phẩm, phòng ban

ERP Gia Cát cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp theo dõi toàn diện hoạt động mua hàng.

Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp

Dựa trên lịch sử giao dịch, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả từng nhà cung cấp và tối ưu chiến lược mua hàng trong dài hạn.

ERP Gia Cát – giải pháp kiểm soát mua hàng toàn diện

Với ERP Gia Cát, doanh nghiệp có thể kiểm soát mua hàng từ đề nghị đến thanh toán trên một hệ thống duy nhất, giúp giảm thất thoát chi phí, minh bạch dữ liệu và nâng cao năng lực quản trị.

Liên hệ tư vấn & demo ERP Gia Cát

📞 Hotline: 088 893 48 86