Bằng việc nắm vững các khái niệm cơ bản, bạn sẽ hiểu rõ hơn về ứng dụng và lợi ích của hệ thống ERP để có thể cân nhắc áp dụng vào vận hành của mình, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, lập kế hoạch và kiểm soát hiệu quả các bước triển khai. Dưới đây là 5 câu hỏi phổ biến về ERP đã được Gia Cát tổng hợp lại với những lời giải đáp thực tế và đáng tin cậy từ chuyên gia của chúng tôi.

ERP là gì và mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, hay còn gọi là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Là một hệ thống phần mềm tích hợp, gồm nhiều module khác nhau, kết nối hợp nhất dữ liệu, tự động hóa và quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp, từ sản xuất, bán hàng, kho bãi, tài chính, nhân sự, quản lý chăm sóc khách hàng,…

Với khả năng quản trị chuyên sâu, tích hợp, phân tích và báo cáo toàn diện theo thời gian thực, việc triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, như:

• Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động nhờ tự động hóa các quy trình lõi
• Cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời
• Giảm chi phí và lãng phí nhờ tối ưu hóa các nguồn lực
• Nâng cao khả năng phân tích & báo cáo
• Cải thiện sự phối hợp và tích hợp giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp
• Gia tăng trải nghiệm của khách hàng và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Doanh nghiệp nào nên triển khai hệ thống ERP?

Hệ thống ERP giúp giải quyết những khó khăn trong việc quản lý dữ liệu, quy trình thủ công. Hầu hết các doanh nghiệp, bất kể quy mô hay ngành nghề, đều có thể hưởng lợi từ việc triển khai ERP. Tuy nhiên, ERP đặc biệt hiệu quả cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động phức tạp và có nhiều bộ phận liên quan. Chuyên gia cho biết các doanh nghiệp sau đây được khuyến nghị nên xem xét triển khai để nâng cao hiệu quả quản trị.

• Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, chi nhánh và quy trình phức tạp cần được tích hợp và điều phối hiệu quả.
• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh và cần một hệ thống quản lý linh hoạt, có khả năng mở rộng.
• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu và báo cáo do sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện khả năng kiểm soát và minh bạch trong các hoạt động kinh doanh.
• Doanh nghiệp muốn áp dụng mô hình quản trị tiên tiến hơn và nâng cao hoạt động kinh doanh

Thời gian triển khai hệ thống ERP trong bao lâu?

Phụ thuộc nhiều vào quy mô, ngành nghề, đặc thù của từng doanh nghiệp. Với những doanh nghiệp có quy mô lớn, quy trình phức tạp,… việc triển khai phần mềm ERP đôi khi phải tính bằng năm. Với những doanh nghiệp có quy trình đơn giản hơn; triển khai ERP trong doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn và mất vài tháng.

Ngoài ra, việc triển khai ERP không chỉ dừng lại ở giai đoạn ban đầu mà còn bao gồm các hoạt động liên tục như đào tạo nhân viên, tối ưu hóa quy trình, và nâng cấp hệ thống. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị nguồn lực và cam kết lâu dài để đảm bảo triển khai ERP thành công và duy trì hiệu quả vận hành của hệ thống.

Triển khai hệ thống ERP mất bao nhiêu chi phí?

Giải pháp ERP tổng thể thường có chi phí cao hơn phần mềm mở tích hợp. Tuy nhiên, các nhà cung cấp ERP cũng có thể cung cấp các giải pháp riêng lẻ, doanh nghiệp có thể tiết kiệm ngân sách bằng cách lựa chọn thực hiện triển khai các module, chức năng mà họ cần thay vì thực hiện một bộ giải pháp đầy đủ. Chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề, độ phức tạp của hệ thống và nhà cung cấp giải pháp. Chi phí triển khai ERP thường bao gồm các khoản sau:

• Giấy phép phần mềm: Chi phí mua giấy phép sử dụng hệ thống ERP.
• Dịch vụ triển khai: Chi phí cho các dịch vụ tư vấn, cài đặt, cấu hình và đào tạo nhân viên.
• Phần cứng và phần mềm: Chi phí cho phần cứng và phần mềm cần thiết để vận hành hệ thống ERP.
• Chi phí bảo trì: Chi phí bảo trì hệ thống ERP sau khi triển khai.

Mặc dù khó đưa ra con số chính xác về chi phí triển khai ERP, nhưng thực tế chi phí triển khai ERP là khá đắt đỏ trong thời điểm hiện tại. Tuy nhiên, nếu triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP thành công, áp dụng xuyên suốt quá trình vận hành và phát triển thì đây là khoản đầu tư vô cùng xứng đáng, bởi kết quả và những lợi ích thực tiễn và bền vững nhận được với còn cao hơn và giá trị hơn nhiều so với chi phí bỏ ra rất nhiều.

Nên chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?

Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số điều kiện quan trọng để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra thuận lợi và hiệu quả:

• Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp đối với hệ thống ERP.
• Lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp ERP uy tín và có kinh nghiệm phù hợp.
• Đánh giá và chuẩn bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp với yêu cầu của hệ thống ERP

Không chỉ cải tiến cách thức làm việc nội bộ mà còn mang đến những thay đổi tích cực với khách hàng, giá trị đơn hàng, đối tác nhà cung cấp, tầm quan trọng của hệ thống ERP ngày càng được khẳng định, đặc biệt trong kỷ nguyên 4.0 và xu thế chuyển đổi số hiện nay.

Tuy nhiên, ERP không phải là một khoản đầu tư một lần là xong, mà cần doanh nghiệp phải lập ra một kế hoạch, lộ trình bài bản cụ thể và phù hợp với đặc thù quản trị doanh nghiệp cũng như ngành hoạt động.Liên hệ ngay với Gia Cát nếu bạn cần được tư vấn chính xác theo đặc thù ngành và dùng thử demo miễn phí.