Trong quá trình mở rộng quy mô, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mở thêm kho để rút ngắn thời gian giao hàng, phục vụ khách tốt hơn hoặc đáp ứng nhu cầu sản xuất – thi công ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, thực tế cho thấy: kho càng nhiều, nếu không có hệ thống quản lý phù hợp, mức độ thất thoát và sai lệch tồn kho càng lớn.

Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có bao nhiêu kho, mà nằm ở cách quản lý dữ liệu nhập kho, xuất kho và luân chuyển hàng hóa giữa các kho đó.

Kho nhiều nhưng dữ liệu rời rạc – gốc rễ của thất thoát

Ở nhiều doanh nghiệp, mỗi kho vận hành như một “ốc đảo dữ liệu” riêng biệt. Kho này dùng file Excel riêng, kho khác ghi chép sổ tay, kho trung tâm lại theo dõi trên phần mềm khác. Khi hàng hóa liên tục nhập – xuất – luân chuyển giữa các kho, dữ liệu không được cập nhật kịp thời và đồng bộ.

Chỉ cần một phiếu nhập kho chưa được xác nhận, một lô hàng luân chuyển nội bộ chưa ghi nhận đầy đủ, hoặc hàng bán bị trả lại không cập nhật đúng thời điểm, tồn kho trên hệ thống bắt đầu lệch dần so với thực tế. Đến khi doanh nghiệp phát hiện ra, sai số đã tích lũy qua nhiều kỳ và rất khó truy vết nguyên nhân.

Khi kho nhiều, mọi sai sót nhỏ đều nhân lên thành chi phí lớn

Với doanh nghiệp chỉ có một kho, sai lệch tồn kho có thể dễ kiểm soát. Nhưng khi doanh nghiệp vận hành nhiều kho, mỗi sai sót nhỏ trong quy trình nhập kho đều bị nhân lên nhiều lần.

Hàng hóa có thể đang nằm ở kho A nhưng hệ thống vẫn ghi ở kho B. Hàng bán bị trả lại đã về kho nhưng chưa được ghi nhận khiến tồn kho bị thiếu giả tạo. Hàng luân chuyển nội bộ “đang đi” nhưng không rõ khi nào đến, dẫn đến quyết định nhập hàng mới trong khi hàng cũ vẫn còn tồn.

Những sai lệch này không chỉ ảnh hưởng đến kho vận, mà còn kéo theo hệ quả về chi phí tồn kho, dòng tiền và kế hoạch mua hàng của toàn doanh nghiệp.

ERP100 – Nền tảng quản lý nhập kho tập trung cho doanh nghiệp nhiều kho

ERP100 được thiết kế để giải quyết bài toán quản lý kho trong môi trường nhiều kho – nhiều điểm lưu trữ – nhiều luồng hàng bằng cách chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhập kho và cập nhật dữ liệu tập trung trên một hệ thống duy nhất.

Mỗi nghiệp vụ nhập kho trong ERP100 đều được quản lý theo từng phiếu cụ thể, với trạng thái rõ ràng từ lúc chờ duyệt, đã duyệt, đang nhập cho đến hoàn thành. Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác hàng hóa đang ở giai đoạn nào, tránh tình trạng nhập xong ngoài thực tế nhưng hệ thống chưa ghi nhận, hoặc ngược lại.

Lịch sử nhập kho được lưu theo từng lô hàng, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy vết khi cần đối soát hoặc kiểm tra nguồn gốc sai lệch.

Kiểm soát hàng trả lại và luân chuyển nội bộ giữa các kho

Với hàng bán bị trả lại, ERP100 cho phép tiếp nhận hàng, tạo phiếu nhập kho và cập nhật tồn kho ngay khi phát sinh nghiệp vụ. Dữ liệu này được liên thông trực tiếp với hệ thống quản lý đơn hàng, giúp đảm bảo số liệu kho luôn phản ánh đúng thực tế.

Trong trường hợp luân chuyển hàng giữa các kho, ERP100 hỗ trợ tạo phiếu nhập kho luân chuyển và tự động cập nhật tồn kho giữa các kho liên quan. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn biết chính xác hàng hóa đang nằm ở kho nào, tránh tình trạng “mất hàng trên giấy” do luân chuyển không được ghi nhận đầy đủ.

Đồng bộ tồn kho sau kiểm kê – chấm dứt sai lệch kéo dài

Kiểm kê kho là bước bắt buộc nhưng thường gây áp lực lớn cho doanh nghiệp có nhiều kho. ERP100 cho phép nhập lại hàng hóa thừa sau kiểm kê và cập nhật dữ liệu tồn kho thực tế trực tiếp vào hệ thống. Việc lập phiếu nhập tự động theo kết quả kiểm kê giúp doanh nghiệp chấm dứt tình trạng sai lệch tồn kho kéo dài qua nhiều kỳ.

Khi dữ liệu kho được cập nhật đúng và kịp thời, doanh nghiệp có thể tin tưởng vào hệ thống báo cáo để phục vụ cho việc ra quyết định.

Báo cáo kho và dự báo nhu cầu nhập kho khi vận hành nhiều kho

Toàn bộ dữ liệu nhập kho, luân chuyển và tồn kho trong ERP100 được tổng hợp thành hệ thống báo cáo kho chi tiết theo thời gian, nhà cung cấp và mặt hàng. Từ dữ liệu lịch sử này, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng sử dụng hàng hóa và dự báo nhu cầu nhập kho chính xác hơn, thay vì nhập hàng theo cảm tính hoặc kinh nghiệm chủ quan.

Kho nhiều không đáng lo – thiếu hệ thống mới là rủi ro lớn

Kho nhiều là dấu hiệu của doanh nghiệp đang mở rộng. Nhưng nếu không có hệ thống quản lý nhập kho và kho hàng tập trung, sự mở rộng đó rất dễ trở thành gánh nặng chi phí và rủi ro vận hành.

ERP100 giúp doanh nghiệp quản lý kho tập trung, minh bạch và nhất quán, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn đang vận hành nhiều kho hoặc nhiều điểm lưu trữ.

Kho càng nhiều, càng cần một hệ thống đủ mạnh để kiểm soát từ gốc.