Trong hoạt động mua hàng, ký được hợp đồng với nhà cung cấp mới chỉ là bước khởi đầu. Điều quan trọng hơn nằm ở chỗ doanh nghiệp theo dõi hợp đồng đó như thế nào, thực hiện ra sao và kiểm soát công nợ phát sinh có chặt chẽ hay không. Thực tế cho thấy, rất nhiều rủi ro tài chính không đến từ việc mua sai, mà đến từ việc quản lý hợp đồng mua hàng và công nợ không đồng bộ.
Khi doanh nghiệp còn quản lý hợp đồng bằng file Word, công nợ bằng Excel và theo dõi tiến độ bằng email, việc sai lệch dữ liệu gần như là điều khó tránh. Đây cũng là lý do quản lý hợp đồng mua hàng và công nợ bằng ERP100 ngày càng được xem là một phần cốt lõi trong phân hệ quản lý mua hàng hiện đại.
Khi hợp đồng mua hàng không được quản lý tập trung
Ở nhiều doanh nghiệp, hợp đồng mua hàng thường được lưu rải rác ở nhiều nơi: phòng mua giữ một bản, kế toán giữ một bản, còn thông tin thực hiện thì nằm trong email hoặc trao đổi nội bộ. Cách làm này có thể tạm ổn khi số lượng hợp đồng ít, nhưng sẽ nhanh chóng trở thành gánh nặng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
Những vấn đề thường gặp có thể kể đến như:
- Không theo dõi được hợp đồng đã thực hiện đến đâu
- Quên thời hạn hợp đồng hoặc điều kiện thanh toán
- Khó đối chiếu công nợ theo từng hợp đồng cụ thể
- Dữ liệu giữa mua hàng – kho – kế toán không thống nhất
Hệ quả là doanh nghiệp dễ bị động về dòng tiền, phát sinh tranh chấp với nhà cung cấp hoặc gặp khó khăn khi cần rà soát, kiểm toán nội bộ.
ERP giúp quản lý hợp đồng mua hàng theo đúng bản chất nghiệp vụ
Khác với cách lưu trữ hợp đồng đơn thuần, ERP100 tiếp cận quản lý hợp đồng mua hàng như một phần xuyên suốt của quy trình mua sắm. Hợp đồng không đứng riêng lẻ, mà được liên kết trực tiếp với đơn mua, tiến độ nhận hàng và các khoản thanh toán liên quan.
Trong hệ thống ERP100, doanh nghiệp có thể lập hợp đồng mua hàng nguyên tắc với nhà cung cấp, xác định rõ các điều khoản về giá, khối lượng, thời gian và điều kiện thanh toán. Từ hợp đồng này, mọi giao dịch mua phát sinh đều được gắn dữ liệu, giúp kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện đúng cam kết đã ký.
Một điểm rất quan trọng là ERP100 cho phép theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng theo thời gian thực. Doanh nghiệp biết rõ đã mua bao nhiêu, còn bao nhiêu trong hạn mức hợp đồng, tránh tình trạng vượt khối lượng hoặc sai điều khoản mà không kiểm soát được.
Quản lý công nợ không chỉ là việc của kế toán
Trong thực tế, công nợ nhà cung cấp thường chỉ được kế toán theo dõi khi hóa đơn đã về. Tuy nhiên, khi quản lý công nợ gắn liền với hợp đồng mua hàng trong ERP100, công nợ không còn là dữ liệu hậu kiểm, mà trở thành thông tin chủ động phục vụ quản trị dòng tiền.
ERP100 cho phép doanh nghiệp quản lý điều khoản thanh toán, chiết khấu và công nợ theo từng hợp đồng. Mỗi khoản phải trả đều có nguồn gốc rõ ràng phát sinh từ hợp đồng nào, đơn mua nào, đã đến hạn hay chưa. Nhờ đó, lãnh đạo và kế toán có thể chủ động lên kế hoạch thanh toán, tránh áp lực dòng tiền dồn vào một thời điểm.
ERP100 và cách tiếp cận thực tế trong quản lý hợp đồng mua hàng
Trong phân hệ quản lý mua hàng, ERP100 của Gia Cát được xây dựng theo hướng bám sát thực tế vận hành của doanh nghiệp Việt. Hệ thống cho phép doanh nghiệp lập hợp đồng mua hàng nguyên tắc với nhà cung cấp, sử dụng làm cơ sở cho toàn bộ các giao dịch mua phát sinh sau đó.
Trong suốt quá trình thực hiện, ERP100 hỗ trợ theo dõi tiến độ hợp đồng một cách rõ ràng, giúp bộ phận mua hàng và lãnh đạo nắm được tình trạng thực hiện mà không cần tổng hợp thủ công. Các điều khoản thanh toán, chiết khấu và công nợ cũng được quản lý tập trung, liên kết chặt chẽ với dữ liệu mua hàng và kế toán.
Nhờ sự liên thông này, công nợ không còn là con số rời rạc trên báo cáo Excel, mà trở thành dữ liệu có thể truy vết, phân tích và sử dụng để ra quyết định tài chính kịp thời.
Lợi ích dài hạn khi quản lý hợp đồng mua hàng bằng ERP100
Khi doanh nghiệp đưa quản lý hợp đồng mua hàng và công nợ lên ERP, giá trị mang lại không chỉ nằm ở việc giảm sai sót. Quan trọng hơn, ERP100 giúp doanh nghiệp:
- Minh bạch hóa toàn bộ quy trình mua hàng
- Kiểm soát chi phí theo đúng hợp đồng đã ký
- Chủ động quản lý công nợ và dòng tiền
- Dễ dàng rà soát, đối chiếu và audit nội bộ
Đây là nền tảng cần thiết để doanh nghiệp vận hành bài bản và phát triển bền vững trong dài hạn.
Kết luận
Trong bối cảnh chi phí đầu vào và dòng tiền ngày càng cần được kiểm soát chặt chẽ, quản lý hợp đồng mua hàng và công nợ bằng ERP không còn là một tính năng phụ, mà là yếu tố cốt lõi của quản lý mua hàng hiện đại.
Với các tính năng như lập hợp đồng mua hàng nguyên tắc, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng và quản lý điều khoản thanh toán – chiết khấu – công nợ, ERP100 giúp doanh nghiệp chuyển từ cách quản lý rời rạc sang quản trị dựa trên dữ liệu, minh bạch và hiệu quả hơn trong từng quyết định mua sắm.
