Trong giai đoạn đầu vận hành, nhiều doanh nghiệp lựa chọn quản lý kho bằng Excel vì tính linh hoạt, dễ sử dụng và không tốn chi phí đầu tư ban đầu. Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, số lượng mặt hàng tăng lên và nghiệp vụ kho trở nên phức tạp hơn, Excel dần bộc lộ những hạn chế nghiêm trọng. Điều nguy hiểm là các hạn chế này không xuất hiện ngay, mà âm thầm tạo ra những chi phí ẩn, khiến doanh nghiệp chỉ nhận ra khi hiệu quả kinh doanh bắt đầu giảm sút.
Quản lý kho bằng Excel và bài toán dữ liệu không đồng bộ
Vấn đề phổ biến nhất khi quản lý kho bằng Excel là dữ liệu không được cập nhật theo thời gian thực. Trong thực tế, kho hàng mỗi ngày phát sinh nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, trả hàng và điều chỉnh tồn kho. Chỉ cần một nghiệp vụ chưa kịp cập nhật hoặc một file Excel bị chỉnh sửa sai, số liệu tồn kho lập tức sai lệch so với thực tế. Khi đó, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp lại nắm một con số khác nhau, dẫn đến tình trạng không ai dám chắc số tồn kho đang đúng hay sai.
Việc dữ liệu kho bị phân tán qua nhiều file Excel cũng khiến quá trình đối chiếu trở nên phức tạp. Kho có một file theo dõi nhập xuất, bộ phận mua hàng có file theo dõi đơn mua, kế toán lại có file riêng để tính giá vốn. Khi cần tổng hợp báo cáo, doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian chỉ để xác định đâu là dữ liệu chính xác, chưa kể nguy cơ sai sót do nhập liệu thủ công.
Chi phí ẩn phát sinh từ sai lệch tồn kho
Sai lệch tồn kho là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến nhiều chi phí ẩn mà doanh nghiệp khó nhìn thấy ngay. Khi không nắm được tồn kho thực tế, bộ phận mua hàng thường đặt thêm hàng để phòng ngừa rủi ro thiếu. Điều này làm tồn kho tăng cao, vốn bị chôn trong kho và chi phí lưu kho ngày càng lớn. Ngược lại, bộ phận bán hàng có thể bỏ lỡ cơ hội nhận đơn vì không chắc chắn khả năng đáp ứng hàng hóa.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải bỏ thêm chi phí cho việc kiểm kê định kỳ. Dù kiểm kê thường xuyên, nhưng nếu dữ liệu gốc trên Excel không được chuẩn hóa, sai lệch vẫn tiếp tục lặp lại. Về lâu dài, những chi phí nhỏ này cộng dồn lại trở thành gánh nặng lớn cho hoạt động vận hành và dòng tiền của doanh nghiệp.
Excel không đủ khả năng kiểm soát nghiệp vụ kho phức tạp
Khi doanh nghiệp phát sinh nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc các nghiệp vụ như hàng trả lại, luân chuyển nội bộ, nhập kho theo lô, Excel gần như không còn đáp ứng được yêu cầu quản lý. Việc theo dõi trạng thái nhập kho, lịch sử từng lô hàng hay kiểm soát trách nhiệm người thực hiện trở nên rất khó khăn. Doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân thay vì dữ liệu hệ thống, làm tăng rủi ro thất thoát và sai sót.
ERP100 – Giải pháp loại bỏ chi phí ẩn trong quản lý kho
Hệ thống ERP100 giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề phát sinh từ quản lý kho bằng Excel bằng cách tập trung toàn bộ dữ liệu kho trên một nền tảng duy nhất. Mỗi nghiệp vụ nhập kho, xuất kho đều được ghi nhận thông qua phiếu và trạng thái rõ ràng, giúp dữ liệu luôn được cập nhật theo thời gian thực. Nhờ đó, các bộ phận mua hàng, bán hàng và kế toán luôn sử dụng chung một nguồn dữ liệu thống nhất.
ERP100 cho phép chuẩn hóa mã hàng, đơn vị tính và kho lưu trữ, đồng thời lưu trữ đầy đủ lịch sử nhập kho theo từng lô hàng. Khi dữ liệu được quản lý tập trung và minh bạch, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tồn kho thực tế, giảm thiểu sai lệch và loại bỏ các chi phí ẩn phát sinh từ việc quản lý thủ công. Các quyết định mua hàng và kinh doanh cũng trở nên chính xác hơn khi dựa trên số liệu đáng tin cậy.
Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang ERP quản lý kho?
Quản lý kho bằng Excel chỉ phù hợp khi quy mô nhỏ và nghiệp vụ đơn giản. Khi doanh nghiệp bắt đầu gặp các dấu hiệu như tồn kho khó kiểm soát, báo cáo thiếu chính xác, kiểm kê tốn nhiều thời gian hoặc chi phí kho ngày càng tăng, đó là lúc Excel không còn phù hợp. Việc chuyển sang hệ thống quản lý kho bằng ERP100 giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu từ gốc, giảm chi phí vận hành và xây dựng nền tảng quản trị kho bền vững cho giai đoạn phát triển dài hạn.
