Trong nhiều doanh nghiệp, mua hàng vẫn được xem là một nghiệp vụ hậu cần, chỉ cần đặt mua đúng vật tư, đúng thời điểm là đủ. Tuy nhiên, khi quy mô doanh nghiệp mở rộng, giá trị mua sắm ngày càng lớn, cách tiếp cận này nhanh chóng bộc lộ nhiều rủi ro: mua vượt ngân sách, khó kiểm soát trách nhiệm, thiếu minh bạch khi rà soát hoặc kiểm toán nội bộ.
Đó cũng là lý do quản lý mua hàng theo nhiều cấp bằng ERP100 đang trở thành xu hướng chung trên thị trường. Không chỉ các hệ thống ERP quốc tế, mà cả những giải pháp ERP nội địa cũng đang tập trung rất mạnh vào việc chuẩn hóa quy trình duyệt mua hàng để đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chi phí ngay từ đầu.
Vì sao mua hàng theo nhiều cấp lại quan trọng?
Trong thực tế vận hành, rất hiếm khi một đơn mua hàng chỉ liên quan đến một người. Một yêu cầu mua thường bắt đầu từ nhu cầu của phòng ban, sau đó cần được kiểm tra ngân sách, đánh giá tính hợp lý và cuối cùng là phê duyệt từ cấp có thẩm quyền.
Nếu không có quy trình duyệt rõ ràng, doanh nghiệp dễ gặp các tình huống quen thuộc:
– Nhân viên mua hàng theo thói quen hoặc mối quan hệ cá nhân
– Trưởng bộ phận không nắm rõ chi tiết đơn mua đã được đặt
– Kế toán chỉ biết đến chi phí khi hóa đơn đã về
– Lãnh đạo khó truy vết vì sao phát sinh một khoản chi lớn
Quy trình mua hàng theo nhiều cấp trong ERP giúp giải quyết tận gốc các vấn đề này bằng cách đưa toàn bộ luồng mua hàng vào một hệ thống thống nhất, nơi mỗi bước đều có người chịu trách nhiệm rõ ràng và trạng thái xử lý minh bạch.
Các ERP trên thị trường đang làm gì với bài toán duyệt mua hàng?
Điểm chung của các hệ thống ERP hiện nay là đều xây dựng workflow duyệt mua hàng theo nhiều cấp, dựa trên các tiêu chí như phòng ban, giá trị đơn mua hoặc loại vật tư. Yêu cầu mua không thể tự động chuyển thành đơn đặt hàng nếu chưa được duyệt đúng quy trình.
Cách làm này giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát chi phí, mà còn tạo ra một “dấu vết dữ liệu” rõ ràng cho từng quyết định mua sắm. Khi cần rà soát lại, mọi thông tin từ người lập yêu cầu, người duyệt, thời điểm duyệt cho đến nội dung chỉnh sửa đều có thể truy xuất dễ dàng trên hệ thống.
ERP100 và cách tiếp cận thực tế trong duyệt đề nghị mua hàng
Trong phân hệ quản lý mua hàng, ERP100 tập trung giải quyết trực diện bài toán duyệt đề nghị mua hàng – nơi thường phát sinh nhiều rủi ro nhất nếu làm thủ công.
Ngay từ bước đầu, hệ thống cho phép nhân viên hoặc phòng ban lập đề nghị mua hàng theo đúng nhu cầu thực tế, kèm đầy đủ thông tin cần thiết. Sau đó, đề nghị này sẽ được luân chuyển tự động đến các cấp duyệt theo quy trình đã thiết lập sẵn, thay vì gửi email hay tin nhắn rời rạc như trước.
Một điểm rất thực tế của ERP100 là việc quản lý trạng thái đề nghị mua hàng rõ ràng, bao gồm: đang lập, chờ duyệt, đã duyệt hoặc bị từ chối. Nhờ đó, tất cả các bên liên quan đều nắm được đề nghị đang ở giai đoạn nào, tránh tình trạng hỏi miệng hoặc bỏ sót yêu cầu.
Không dừng lại ở việc duyệt hay không duyệt, hệ thống còn cho phép yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa thông tin trước khi phê duyệt. Điều này phản ánh đúng thực tế vận hành: không phải đề nghị nào cũng hoàn hảo ngay từ đầu, và việc phản hồi – điều chỉnh cần được ghi nhận minh bạch ngay trên hệ thống.
Minh bạch không chỉ để kiểm soát, mà để vận hành hiệu quả hơn
Khi quy trình duyệt mua hàng được số hóa và chuẩn hóa trên ERP, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro mà còn tăng hiệu quả vận hành. Bộ phận mua hàng không còn mất thời gian theo dõi ai đã duyệt, ai chưa duyệt. Kế toán nắm được các khoản chi ngay từ khi còn ở dạng đề nghị. Lãnh đạo có thể nhìn thấy toàn cảnh hoạt động mua sắm mà không cần chờ báo cáo thủ công.
Về lâu dài, dữ liệu từ các đề nghị mua hàng đã duyệt còn trở thành cơ sở quan trọng để doanh nghiệp phân tích chi phí, tối ưu ngân sách và xây dựng chiến lược mua sắm phù hợp hơn.
Kết luận
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần kiểm soát chi phí chặt chẽ và minh bạch hóa quy trình nội bộ, quản lý mua hàng theo nhiều cấp bằng ERP không còn là lựa chọn mang tính nâng cao, mà là nền tảng cần có.
Với cách tiếp cận bám sát thực tế, phân hệ quản lý mua hàng của ERP100 của Gia Cát, đặc biệt là tính năng duyệt đề nghị mua hàng theo quy trình và trạng thái rõ ràng, giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát tốt rủi ro, vừa đảm bảo vận hành linh hoạt và hiệu quả. Đây chính là bước chuyển quan trọng để mua hàng không chỉ đúng – đủ – kịp thời, mà còn minh bạch và có kiểm soát ngay từ đầu.
