Trong hoạt động vận hành của doanh nghiệp sản xuất, thương mại và bán lẻ, nhập kho là điểm khởi đầu của toàn bộ chuỗi quản lý vật tư, hàng hóa và chi phí. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành quy trình nhập kho thủ công bằng Excel, giấy tờ hoặc các phần mềm rời rạc. Cách làm này khiến dữ liệu tồn kho thường xuyên rơi vào tình trạng “đúng trên báo cáo nhưng sai ngoài thực tế”, kéo theo nhiều hệ lụy về chi phí và hiệu quả quản lý.

Vì sao quy trình nhập kho thủ công khiến doanh nghiệp thất thoát chi phí?

Khi quy trình nhập kho không được chuẩn hóa và số hóa, mỗi nghiệp vụ phát sinh đều tiềm ẩn rủi ro sai sót. Chỉ cần một phiếu nhập bị ghi thiếu, thủ kho xác nhận chậm hoặc hàng hóa luân chuyển nội bộ không được cập nhật kịp thời, số liệu tồn kho sẽ lập tức lệch khỏi thực tế. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhập dư hàng không cần thiết, thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc chậm giao hàng cho khách.

Với các doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều kho, nhiều điểm lưu trữ hoặc xuất hàng cho công trình, mức độ rủi ro càng cao. Việc không theo dõi được trạng thái nhập kho, không truy vết được lịch sử lô hàng hay xử lý thủ công hàng bán bị trả lại khiến bộ phận kho, mua hàng và kế toán khó phối hợp hiệu quả.

Những vấn đề phổ biến trong quản lý nhập kho và tồn kho doanh nghiệp

Một trong những vấn đề lớn nhất của quản lý kho thủ công là dữ liệu bị phân mảnh. Danh mục vật tư, đơn vị tính, kho hàng không được chuẩn hóa ngay từ đầu dẫn đến việc cùng một loại hàng nhưng tồn tại nhiều cách ghi nhận khác nhau. Điều này khiến báo cáo kho thiếu nhất quán và mất nhiều thời gian đối soát.

Bên cạnh đó, việc không kiểm soát được luồng hàng luân chuyển nội bộ, hàng trả lại từ khách hoặc hàng thừa từ công trình sau kiểm kê khiến tồn kho thực tế ngày càng sai lệch so với hệ thống. Khi doanh nghiệp cần số liệu để ra quyết định mua hàng hoặc điều phối vật tư, dữ liệu không còn đủ độ tin cậy.

ERP100 – Chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý nhập kho

ERP100 được xây dựng nhằm giải quyết tận gốc các vấn đề trên bằng cách chuẩn hóa và liên thông toàn bộ nghiệp vụ quản lý nhập kho – xuất kho – tồn kho trên một hệ thống thống nhất.

Ngay từ nền tảng dữ liệu, ERP100 cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung danh mục nhóm vật tư, vật tư – máy móc thiết bị, đơn vị tính và danh mục kho. Việc chuẩn hóa này giúp các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và luân chuyển hàng hóa diễn ra chính xác, đồng bộ giữa các phòng ban.

Trong nghiệp vụ nhập kho mua hàng, mỗi phiếu nhập được theo dõi rõ ràng theo từng trạng thái từ chờ duyệt, đã duyệt, đang nhập cho đến hoàn thành. Thủ kho thực hiện xác nhận nhập kho trực tiếp trên hệ thống, giúp dữ liệu tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, giảm phụ thuộc vào giấy tờ thủ công và hạn chế sai sót.

Kiểm soát hàng trả lại và luân chuyển kho hiệu quả hơn

Đối với hàng bán bị trả lại, ERP100 hỗ trợ tiếp nhận hàng hóa, tạo phiếu nhập kho và tự động cập nhật tồn kho, đồng thời liên thông với hệ thống quản lý đơn hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng hàng trả và đảm bảo số liệu kho luôn chính xác.

Với các doanh nghiệp có nhiều kho hoặc xuất hàng cho công trình, ERP100 giúp quản lý nhập kho và xuất kho luân chuyển nội bộ, xuất kho điều chuyển và xuất hàng cho công trình một cách minh bạch. Mỗi luồng hàng đều được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp biết chính xác hàng đang ở đâu, phục vụ cho mục đích nào và còn tồn bao nhiêu.

Đồng bộ tồn kho sau kiểm kê và hàng thừa từ công trình

Kiểm kê kho là nghiệp vụ bắt buộc nhưng thường gây nhiều áp lực cho doanh nghiệp nếu thực hiện thủ công. ERP100 cho phép ghi nhận nhập kho hàng thừa từ kiểm kê hoặc từ công trình, tự động cập nhật lại số liệu tồn kho trên hệ thống. Nhờ đó, dữ liệu tồn kho sau kiểm kê phản ánh đúng thực tế, hạn chế tình trạng lệch số liệu kéo dài nhiều kỳ.

Song song đó, các yêu cầu sử dụng vật tư và yêu cầu luân chuyển được quản lý tập trung, có quy trình phê duyệt rõ ràng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc xuất kho và hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

Báo cáo kho và dự báo nhu cầu nhập kho dựa trên dữ liệu thực

Tất cả nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và luân chuyển hàng hóa trong ERP100 được tổng hợp thành hệ thống báo cáo và thống kê kho chi tiết theo thời gian, nhà cung cấp và mặt hàng. Dựa trên dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng sử dụng vật tư và dự báo nhu cầu nhập kho chính xác hơn, thay vì phụ thuộc vào kinh nghiệm chủ quan.

Quản lý nhập kho hiệu quả – Nền tảng kiểm soát chi phí doanh nghiệp

Quản lý nhập kho không chỉ là công việc của kho vận, mà là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, dòng tiền và hiệu quả vận hành. Việc chuyển từ nhập kho thủ công sang quản lý kho bằng ERP100 giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian, tăng tính minh bạch và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

ERP100 là giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp vừa và lớn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý kho bài bản, đồng bộ và dễ kiểm soát, đặc biệt trong môi trường có nhiều kho, nhiều điểm lưu trữ hoặc công trình.