Đối với các doanh nghiệp có nhiều kho hàng, chi nhánh hoặc điểm lưu trữ, hoạt động luân chuyển hàng hóa nội bộ diễn ra gần như hằng ngày. Hàng có thể được điều chuyển từ kho tổng về kho chi nhánh, từ kho thừa sang kho thiếu hoặc giữa các điểm lưu trữ để phục vụ kế hoạch bán hàng và sản xuất. Tuy nhiên, đây cũng chính là nghiệp vụ dễ phát sinh sai sót nhất nếu doanh nghiệp không có hệ thống quản lý nhập xuất kho luân chuyển nội bộ phù hợp.

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng kho thiếu – kho dư, số liệu tồn kho giữa các bộ phận không khớp nhau. Nguyên nhân chủ yếu không đến từ thất thoát hàng hóa, mà đến từ cách quản lý luân chuyển kho vẫn còn thủ công, rời rạc và thiếu kiểm soát trạng thái.

Thực trạng quản lý luân chuyển kho nội bộ tại nhiều doanh nghiệp hiện nay

Tại nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối, việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho vẫn được xử lý theo phương thức truyền thống. Khi phát sinh nhu cầu điều chuyển, kho xuất thường ghi nhận xuất hàng theo sổ sách riêng, trong khi kho nhận chỉ cập nhật tồn kho sau khi hàng thực tế đã về kho. Phiếu luân chuyển thường được lập bằng Excel hoặc giấy tờ thủ công, không có sự liên thông dữ liệu giữa các kho.

Trong quá trình hàng đang vận chuyển, doanh nghiệp gần như không có công cụ theo dõi trạng thái. Không ít trường hợp hàng đã xuất khỏi kho nguồn nhưng chưa được ghi nhận tại kho đích, dẫn đến tồn kho trên hệ thống không phản ánh đúng thực tế. Điều này đặc biệt dễ xảy ra khi doanh nghiệp có nhiều kho ở các địa điểm khác nhau hoặc tần suất điều chuyển hàng hóa cao.

Hệ quả là số liệu tồn kho giữa các kho thường xuyên bị lệch. Bộ phận bán hàng không nắm chính xác lượng hàng có thể xuất, bộ phận mua hàng đưa ra quyết định bổ sung không dựa trên dữ liệu thực, còn ban lãnh đạo gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và phân bổ nguồn lực.

Vì sao luân chuyển kho nội bộ dễ gây sai lệch tồn kho và giá trị hàng hóa?

Về bản chất, luân chuyển kho nội bộ không làm thay đổi tổng giá trị hàng tồn của toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, nghiệp vụ này lại ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho của từng kho, từng chi nhánh và từng điểm lưu trữ. Chỉ cần ghi nhận sai thời điểm hoặc thiếu một bước xác nhận, số liệu tồn kho theo địa điểm đã có thể bị sai lệch đáng kể.

Khi dữ liệu không chính xác, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng kho này báo thiếu hàng trong khi kho khác lại tồn dư. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực lưu kho mà còn làm tăng chi phí vận hành, chi phí vận chuyển và ảnh hưởng đến kế hoạch cung ứng hàng hóa. Nghiêm trọng hơn, các báo cáo tồn kho theo kho, theo chi nhánh hoặc theo khu vực sẽ không còn giá trị để làm cơ sở ra quyết định mua hàng hoặc sản xuất bổ sung.

Chính vì vậy, quản lý nhập xuất kho luân chuyển nội bộ cần được xem là một nghiệp vụ quan trọng trong quản trị kho, đòi hỏi dữ liệu chính xác và khả năng theo dõi theo thời gian thực.

Quản lý nhập xuất kho luân chuyển nội bộ bằng ERP khác gì so với cách làm thủ công?

Khi áp dụng hệ thống ERP, nghiệp vụ luân chuyển kho nội bộ không còn được xử lý rời rạc tại từng kho mà được quản lý như một quy trình thống nhất trên toàn hệ thống. Mọi hoạt động điều chuyển đều được ghi nhận xuyên suốt từ kho xuất đến kho nhận.

Thay vì mỗi kho tự ghi sổ riêng, hệ thống ERP cho phép tạo phiếu luân chuyển kho nội bộ ngay từ khi phát sinh nhu cầu. Tồn kho tại kho xuất sẽ được trừ ngay khi xác nhận xuất hàng, trong khi kho nhận chỉ được cộng tồn khi hoàn tất nhập kho. Trong suốt quá trình vận chuyển, trạng thái hàng hóa luôn được theo dõi rõ ràng, giúp doanh nghiệp biết chính xác hàng đang ở đâu và chưa hoàn tất ở bước nào.

Nhờ việc kiểm soát thời điểm ghi nhận tồn kho một cách chặt chẽ, dữ liệu tồn kho trên ERP luôn phản ánh đúng thực tế, hạn chế tối đa tình trạng lệch kho, sai số liệu hay nhầm lẫn giữa các bộ phận.

ERP100 hỗ trợ quản lý luân chuyển kho nội bộ như thế nào?

ERP100 được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý nhập xuất kho luân chuyển nội bộ của các doanh nghiệp Việt, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều kho và nhiều chi nhánh. Trong ERP100, nghiệp vụ luân chuyển kho được xây dựng sát với quy trình vận hành thực tế, dễ sử dụng nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát chặt chẽ.

Hệ thống cho phép doanh nghiệp tạo phiếu luân chuyển nội bộ giữa các kho trong cùng một hệ thống quản lý. Mỗi phiếu luân chuyển đều thể hiện rõ kho xuất, kho nhận, danh sách mặt hàng, số lượng và thời điểm thực hiện. Tồn kho được cập nhật tự động theo từng bước xác nhận, giúp hạn chế tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.

Bên cạnh đó, ERP100 còn hỗ trợ theo dõi lịch sử luân chuyển hàng hóa theo từng kho, từng mặt hàng và từng khoảng thời gian. Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng đang trong quá trình luân chuyển, chưa hoàn tất nhập kho và đánh giá hiệu quả phân bổ hàng hóa giữa các điểm lưu trữ. Toàn bộ dữ liệu này được liên thông trực tiếp với hệ thống báo cáo kho, giúp nhà quản lý nắm rõ tình trạng hàng hóa tại từng kho theo thời gian thực.

Lợi ích khi doanh nghiệp quản lý luân chuyển kho bằng ERP100

Việc quản lý nhập xuất kho luân chuyển nội bộ bằng ERP100 mang lại nhiều lợi ích rõ ràng trong vận hành. Tồn kho giữa các kho luôn được đồng bộ và phản ánh đúng thực tế, giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng ghi nhận thiếu hoặc dư hàng. Lịch sử điều chuyển hàng hóa được lưu trữ đầy đủ, hỗ trợ công tác kiểm tra và đối soát khi cần thiết.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc phân bổ hàng tồn giữa các kho, giảm áp lực tồn kho không hợp lý và hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, vận chuyển không cần thiết. Với những doanh nghiệp có tốc độ luân chuyển hàng hóa cao, ERP100 giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và nâng cao độ tin cậy của dữ liệu quản lý.

Kết luận

Luân chuyển kho nội bộ là nghiệp vụ không thể thiếu trong doanh nghiệp có nhiều kho và chi nhánh. Tuy nhiên, nếu không được quản lý bài bản, đây sẽ trở thành nguyên nhân gây sai lệch dữ liệu tồn kho và làm gia tăng chi phí vận hành. Việc áp dụng hệ thống ERP100 giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản lý nhập xuất kho luân chuyển nội bộ, kiểm soát tồn kho theo thời gian thực và nâng cao hiệu quả quản trị kho một cách bền vững.