Quản lý mua hàng là một trong những hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tiến độ và hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, quy trình mua hàng vẫn đang được quản lý theo cách thủ công: lập đề nghị bằng Excel, gửi duyệt qua email hoặc chat, theo dõi đơn hàng bằng bảng tính riêng, còn báo cáo thì tổng hợp cuối tháng.
Cách làm này có thể phù hợp khi quy mô còn nhỏ, nhưng khi số lượng đơn mua tăng lên, phòng ban nhiều hơn và dữ liệu ngày càng phức tạp, quản lý mua hàng thủ công bắt đầu bộc lộ hàng loạt sai lầm nghiêm trọng.
Quản lý mua hàng thủ công – những sai lầm doanh nghiệp thường không nhận ra
Dữ liệu mua hàng rời rạc, thiếu cái nhìn tổng thể
Một trong những vấn đề lớn nhất của quản lý mua hàng thủ công là dữ liệu bị phân tán. Đề nghị mua hàng nằm ở file Excel của từng phòng ban, bảng giá nằm ở một file khác, đơn mua lưu trong email, còn hợp đồng thì để riêng trên máy cá nhân.
Khi cần xem tổng chi phí mua hàng, đánh giá nhà cung cấp hay kiểm tra lịch sử giao dịch, doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian tổng hợp. Nguy hiểm hơn, mỗi phòng ban có thể đang nhìn một con số khác nhau, khiến việc ra quyết định của lãnh đạo thiếu chính xác.
Quy trình duyệt mua chậm và khó kiểm soát
Duyệt đề nghị mua hàng qua email hoặc tin nhắn thường gặp các tình huống:
- Người duyệt không nắm rõ ngân sách
- Bỏ sót đề nghị vì quá nhiều email
- Không theo dõi được đề nghị đang ở bước nào
Điều này khiến thời gian duyệt kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất, thi công hoặc kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, phòng mua buộc phải xử lý “linh động”, dẫn đến mất kiểm soát quy trình và chi phí.
Không quản lý được giá mua và biến động giá
Khi không có hệ thống quản lý bảng giá mua hàng tập trung, doanh nghiệp rất khó:
- So sánh giá mua giữa các nhà cung cấp
- Theo dõi lịch sử thay đổi giá
- Kiểm soát việc mua vượt giá đã thỏa thuận
Việc điều chỉnh giá thường được xử lý bằng email hoặc ghi chú rời rạc, dẫn đến tranh cãi khi đối chiếu công nợ hoặc kiểm tra chi phí.
Mua hàng thiếu gắn kết với kế hoạch nhận hàng và kho
Trong quản lý thủ công, mua hàng và kho thường hoạt động như hai “thế giới riêng”. Phòng mua đặt hàng, đến khi hàng về kho mới biết, dẫn đến:
- Hàng về sớm nhưng kho chưa sẵn sàng
- Hàng về trễ làm gián đoạn kế hoạch sử dụng
- Nhập kho không đúng số lượng so với đơn mua
Không có kế hoạch nhận hàng rõ ràng, doanh nghiệp luôn ở thế bị động trong khâu nhập kho.
Báo cáo mua hàng mang tính đối phó, không hỗ trợ ra quyết định
Báo cáo mua hàng thủ công thường được lập để “đủ hồ sơ” chứ không thực sự phục vụ quản trị. Báo cáo chậm, số liệu thiếu nhất quán và không phân tích được xu hướng khiến lãnh đạo khó dùng dữ liệu mua hàng làm cơ sở ra quyết định chiến lược.
ERP – lời giải cho bài toán quản lý mua hàng bài bản
Để khắc phục những sai lầm trên, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn ERP như một nền tảng quản lý mua hàng tập trung, minh bạch và có kiểm soát. Trong đó, ERP Gia Cát được xây dựng với các tính năng chuyên sâu cho quản lý mua hàng, phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp Việt.
Quản lý mua hàng hiệu quả với ERP Gia Cát
Lập đề nghị mua hàng – chuẩn hóa ngay từ nhu cầu phát sinh
ERP Gia Cát cho phép các phòng ban lập đề nghị mua hàng trực tiếp trên hệ thống theo nhu cầu thực tế. Mỗi đề nghị đều được ghi nhận đầy đủ thông tin về vật tư, số lượng, đơn giá dự kiến và lý do mua.
Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu ngay từ đầu, hạn chế mua theo cảm tính hoặc thói quen.
Duyệt đề nghị mua hàng – minh bạch và có kiểm soát
Hệ thống hỗ trợ quy trình duyệt nhiều cấp, theo đúng phân quyền. Người duyệt có thể xem nhanh thông tin liên quan như ngân sách, lịch sử mua, nhà cung cấp đề xuất trước khi quyết định.
Nhờ đó, quá trình duyệt mua trở nên nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát.
Quản lý bảng giá mua hàng và biên bản điều chỉnh giá
ERP Gia Cát cho phép lưu trữ và quản lý bảng giá mua hàng theo từng nhà cung cấp, từng giai đoạn. Khi có biến động giá, doanh nghiệp có thể lập biên bản điều chỉnh giá ngay trên hệ thống, tạo lịch sử rõ ràng và dễ truy vết.
Đây là nền tảng quan trọng để kiểm soát chi phí và thương lượng với nhà cung cấp.
Quản lý hợp đồng mua hàng và đơn hàng mua
Toàn bộ hợp đồng mua hàng và đơn mua được quản lý tập trung, liên kết chặt chẽ với đề nghị mua và bảng giá. Nhờ đó, doanh nghiệp:
- Theo dõi được tiến độ thực hiện hợp đồng
- Kiểm soát số lượng đã mua, chưa mua
- Hạn chế mua vượt hợp đồng
Lập kế hoạch nhận hàng – chủ động thay vì bị động
Từ đơn mua hàng, ERP Gia Cát hỗ trợ lập kế hoạch nhận hàng theo thời gian dự kiến. Kế hoạch này được liên thông với kho, giúp bộ phận kho chuẩn bị trước về nhân sự và không gian lưu trữ.
Doanh nghiệp không còn rơi vào tình trạng “hàng về mới xử lý”.
Báo cáo & thống kê mua hàng – dữ liệu cho lãnh đạo ra quyết định
ERP Gia Cát cung cấp hệ thống báo cáo mua hàng đa chiều:
- Tổng hợp dữ liệu mua hàng theo nhà cung cấp, sản phẩm, phòng ban
- Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp dựa trên lịch sử giao dịch
- Xuất báo cáo chi tiết phục vụ phân tích chi phí và tối ưu chiến lược mua hàng
Các báo cáo này được cập nhật theo thời gian thực, giúp lãnh đạo nắm bắt nhanh tình hình và ra quyết định dựa trên dữ liệu, không phải cảm tính.
Kết luận
Sai lầm lớn nhất trong quản lý mua hàng không nằm ở việc thiếu nhân sự giỏi, mà nằm ở thiếu một hệ thống đủ mạnh để kiểm soát dữ liệu và quy trình. Quản lý mua hàng thủ công có thể tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng về lâu dài lại khiến doanh nghiệp trả giá bằng chi phí ẩn, rủi ro và quyết định thiếu chính xác.
Với ERP Gia Cát, doanh nghiệp có thể từng bước chuẩn hóa và kiểm soát toàn bộ quy trình mua hàng – từ lập đề nghị, duyệt mua, quản lý giá, hợp đồng, đơn hàng, kế hoạch nhận hàng đến báo cáo phân tích.
Khi mua hàng được quản lý bài bản, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí, mà còn xây dựng được nền tảng dữ liệu vững chắc cho tăng trưởng dài hạn.
