Chấm công là một công việc quen thuộc và quan trọng trong các doanh nghiệp. Chấm công giúp bộ phận nhân sự và chủ doanh nghiệp nắm được số ngày, số giờ làm việc của từng nhân viên. Từ đó có thể dễ dàng thực thi các nội quy của doanh nghiệp. Đồng thời hỗ trợ cho việc tính lương, thưởng hay phạt. Và một công cụ đắc lực hỗ trợ cho công việc này là phần mềm chấm công. Vậy phần mềm dùng để chấm công là gì? Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?
Phần mềm chấm công là phần mềm có chức năng thu thập những thông tin như giờ giấc ra vào, giờ làm thêm, đi muộn về sớm… của từng nhân viên. Giúp chủ doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên của mình tốt hơn. Giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian, công sức trong việc chấm công và tính lương. Đặc biệt, những bảng tính lương mà phần mềm này đưa ra rất minh bạch, chính xác.
Với phần mềm dùng chấm công, Nhân sự sẽ không phải mất thời gian để thực hiện các công việc như: tra cứu sổ sách, tìm tài liệu, tìm thông tin nhân viên, thông tin kế hoạch. Vì tất cả các dữ liệu trên đều được lưu trong phần mềm này.
Phần mềm được kết nối với máy chấm công, có thể xác nhận thời gian ra vào của từng nhân viên. Do đó phòng Nhân sự không cần phải tốn thời gian đối chiếu bảng chấm công. Để kiểm soát sự có mặt của nhân viên theo từng ngày làm việc. Đến cuối tháng, dữ liệu sẽ được cập nhật, xử lý và lập ra bảng chấm công cụ thể.
Phần mềm cho phép người dùng phân nhóm quản lý theo từng phòng ban riêng biệt. Bạn có thể dễ dàng chuyển nhân viên từ phòng ban này sang phòng ban khác. Bằng những thao tác hết sức đơn giản, không rườm rà hay phức tạp. Sắp xếp lịch làm việc, thời gian tăng ca. Nhân viên chỉ cần xác nhận công việc của mình. Và phòng Nhân sự cũng không cần phải giám sát trực tiếp tình hình tăng ca của nhân viên.
Phần mềm dùng để chấm công được tích hợp sẵn công thức tính toán bảng lương. Có thể dựa trên ngày công, tiêu chuẩn của từng nhân viên mà tự động tính toán. Và đưa ra bảng lương cụ thể, chính xác tuyệt đối mà không lo xảy ra sai sót.
Đến cuối tháng, từ những dữ liệu đã được cập nhật, phần mềm sẽ tự động xử lý các mẫu báo cáo có sẵn như thống kê đi muộn, về sớm,... Phòng Nhân sự chỉ cần nhấn nút thực hiện thao tác là xong.
Với phần mềm dùng để chấm công, doanh nghiệp sẽ tránh gặp rủi ro đáng kể về việc bị đánh cắp thời gian. Vì trong một tổ chức, không phải ai cũng thực sự có ý thức. Nhà quản trị nhân sự không phải lúc nào cũng có thể kiểm soát được tính trung thực của nhân viên.
Phần mềm dùng để chấm công giúp giảm tải lượng công việc của bộ phận Nhân sự. Từ đó giảm chi phí cho doanh nghiệp do không phải thuê nhiều nhân viên. Đồng thời giảm bớt áp lực trong việc quản lý con người cho các chủ doanh nghiệp.
Câu trả lời là có. Với tất cả những tính năng và lợi ích mà chúng tôi vừa kể trên. Thì chắc chắn bạn nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí này. Để trải nghiệm, kiểm chứng những chức năng và cơ chế hoạt động của phần mềm hữu ích này.
Thị trường hiện nay có khá nhiều phần mềm dùng để chấm công miễn phí. Các phần mềm này đều có ưu điểm về giao diện lẫn tính năng đa dạng. Một số phần mềm còn được cài đặt tiếng Việt giúp người dùng có thể sử dụng dễ dàng.
Tuy nhiên, các nhà cung cấp phần mềm hiện nay thường tung ra phiên bản miễn phí dùng thử. Các phiên bản này thường không có đầy đủ các chức năng và hạn chế thời gian sử dụng. Sau khi hết thời gian, để sử dụng tiếp bạn buộc phải mua phần mềm này. Nếu không phần mềm sẽ không hoạt động và mất hết tất cả các dữ liệu hiện có. Do đó cần tìm hiểu thật kỹ trước khi lựa chọn một phần mềm để chấm công cho doanh nghiệp.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về phần mềm chấm công là gì. Có nên sử dụng phần mềm này miễn phí hay không. Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu hơn về công cụ hỗ trợ chấm công vô cùng hữu ích này. Đừng bỏ lỡ các bài viết mới của Gia Cát tại mục Tin công nghệ ERP của chúng tôi nhé.
K03.20 Tầng 3, Tòa Nhà Kingston, 146 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 8, Quận Phú Nhận, TP. Hồ Chí Minh
MST: 0311026762
kinhdoanh@giacat.vn 
0888.934.886 - 028.7300.6530
giacat.vn
