Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp vừa và lớn rơi vào một tình trạng quen thuộc nhưng rất khó xử lý: báo cáo tồn kho trên hệ thống luôn cho kết quả hợp lý, số liệu đầy đủ, không có dấu hiệu bất thường. Thế nhưng khi kiểm tra kho thực tế, doanh nghiệp lại phát hiện hàng hóa thiếu hụt, dư thừa hoặc sai lệch so với báo cáo.

Sự mâu thuẫn này khiến ban lãnh đạo dần mất niềm tin vào số liệu, kế toán mất nhiều thời gian đối soát, còn bộ phận kho vận luôn phải giải trình. Vấn đề ở đây không phải là báo cáo tồn kho “nói dối”, mà là báo cáo đang phản ánh đúng những dữ liệu đã được nhập vào hệ thống – dù những dữ liệu đó chưa chắc đã đúng với thực tế.

Báo cáo tồn kho không sai, sai ở cách doanh nghiệp ghi nhận dữ liệu

Mọi báo cáo tồn kho đều được xây dựng từ dữ liệu đầu vào. Khi dữ liệu nhập kho không được kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu, hệ thống vẫn sẽ tổng hợp và cho ra báo cáo hoàn chỉnh, nhưng báo cáo đó chỉ đúng trên lý thuyết.

Ở nhiều doanh nghiệp, quá trình nhập kho diễn ra nhanh để phục vụ vận hành, hàng hóa được đưa vào kho trước, còn việc nhập liệu lên hệ thống thường thực hiện sau. Khi khối lượng hàng hóa lớn, nhiều đợt nhập diễn ra liên tục, dữ liệu dễ bị nhập thiếu, nhập gộp hoặc nhập trễ. Theo thời gian, sai lệch tồn kho bắt đầu xuất hiện và tích lũy.

Những điểm phát sinh sai lệch tồn kho mà doanh nghiệp thường bỏ qua

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến báo cáo tồn kho không phản ánh đúng thực tế nằm ở khâu xử lý hàng bán bị trả lại. Hàng hóa đã được kho tiếp nhận, nhưng việc tạo phiếu nhập kho hoặc cập nhật tồn kho lại bị chậm trễ, thậm chí bị bỏ sót. Điều này khiến kho thực tế đã thay đổi, trong khi số liệu trên hệ thống vẫn giữ nguyên.

Bên cạnh đó, với các doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều chi nhánh hoặc nhiều công trình, việc luân chuyển hàng hóa nội bộ diễn ra thường xuyên. Nếu quá trình luân chuyển này không được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống, tồn kho tại từng điểm sẽ nhanh chóng sai lệch, dù tổng tồn toàn doanh nghiệp có thể vẫn “đúng” trên báo cáo.

Kiểm kê kho cũng là một khâu dễ bị xem nhẹ. Không ít doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc lập biên bản kiểm kê mà không đồng bộ lại dữ liệu trên hệ thống. Hàng thừa, hàng thiếu được ghi nhận trên giấy tờ nhưng không được xử lý triệt để trong phần mềm, khiến lần kiểm kê sau tiếp tục phát sinh chênh lệch.

Khi báo cáo tồn kho không còn đủ tin cậy để ra quyết định

Khi báo cáo kho không phản ánh đúng thực tế, hệ quả không chỉ dừng lại ở bộ phận kho hay kế toán. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc ra quyết định mua hàng, điều phối tồn kho, hoặc lập kế hoạch sản xuất – kinh doanh. Những quyết định dựa trên số liệu thiếu chính xác có thể dẫn đến tồn kho dư thừa, thiếu hàng đột xuất hoặc tăng chi phí vận hành không cần thiết.

Lúc này, vấn đề không còn nằm ở việc “kiểm tra lại số liệu”, mà là cần một hệ thống giúp kiểm soát dữ liệu kho một cách nhất quán ngay từ gốc.

ERP100 tiếp cận bài toán tồn kho từ quy trình, không chỉ từ báo cáo

ERP100 được xây dựng với tư duy quản lý kho dành cho doanh nghiệp vừa và lớn, nơi dữ liệu phức tạp và số lượng điểm phát sinh lớn. Thay vì chỉ tập trung vào việc tổng hợp số liệu cuối cùng, ERP100 chuẩn hóa toàn bộ quy trình nhập kho, đảm bảo mọi biến động đều được ghi nhận đầy đủ và đúng thời điểm.

Mỗi nghiệp vụ nhập kho trong ERP100 đều gắn với một phiếu nhập cụ thể và được kiểm soát theo trạng thái rõ ràng, từ khi chờ duyệt đến khi hoàn tất. Nhờ đó, hệ thống chỉ ghi nhận tăng tồn kho khi quá trình nhập kho thực sự hoàn thành, hạn chế tối đa việc ghi nhận sai hoặc thiếu dữ liệu.

Đồng bộ tồn kho từ hàng bán bị trả lại và luân chuyển nội bộ

Với ERP100, hàng hóa trả lại từ khách hàng không còn là một nghiệp vụ “ngoài luồng”. Khi hàng được tiếp nhận, hệ thống cho phép tạo phiếu nhập kho tương ứng và tự động cập nhật tồn kho, đồng thời liên thông với đơn hàng bán. Nhờ vậy, dữ liệu kho luôn phản ánh đúng lượng hàng thực tế đang tồn tại.

Tương tự, việc luân chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ cũng được quản lý thống nhất trên một hệ thống. Mỗi lần luân chuyển đều được ghi nhận và cập nhật tồn kho tại các kho liên quan, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng chảy hàng hóa một cách minh bạch và liên tục.

Kiểm kê kho không còn là bước “làm cho đủ”

ERP100 cho phép doanh nghiệp xử lý dữ liệu sau kiểm kê một cách triệt để. Kết quả kiểm kê được dùng để cập nhật lại tồn kho trên hệ thống, bao gồm cả việc ghi nhận hàng thừa và điều chỉnh hàng thiếu. Nhờ đó, số liệu kho sau kiểm kê bám sát thực tế và trở thành nền tảng chính xác cho các kỳ báo cáo tiếp theo.

Khi dữ liệu đúng, báo cáo mới thực sự có giá trị

Khi toàn bộ quy trình nhập kho, luân chuyển và kiểm kê được chuẩn hóa, hệ thống báo cáo của ERP100 mới phát huy đúng vai trò của mình. Báo cáo tồn kho lúc này không chỉ cho biết số lượng hiện tại, mà còn phản ánh lịch sử nhập kho, xu hướng biến động và hỗ trợ dự báo nhu cầu nhập hàng trong tương lai.

Đối với ban lãnh đạo, báo cáo kho không còn là tài liệu để “xem cho biết”, mà trở thành cơ sở đáng tin cậy để ra quyết định.

Kết luận

Báo cáo tồn kho hiếm khi sai. Thứ khiến doanh nghiệp gặp vấn đề là cách dữ liệu kho được ghi nhận và quản lý trong quá trình vận hành. Với doanh nghiệp vừa và lớn, nơi quy mô và độ phức tạp ngày càng tăng, việc chuẩn hóa quản lý kho bằng ERP là điều kiện cần nếu muốn kiểm soát tồn kho chính xác và bền vững.

ERP100 giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán tồn kho từ gốc rễ, bằng cách kiểm soát quy trình thay vì chỉ xử lý số liệu cuối cùng. Khi dữ liệu đúng ngay từ đầu, báo cáo tồn kho sẽ đúng cả trên hệ thống lẫn ngoài thực tế.