Kiểm kê kho cuối năm là nghiệp vụ mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện trước khi khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Tuy nhiên, trên thực tế, đây lại là giai đoạn khiến nhiều kế toán và nhà quản lý cảm thấy áp lực nhất trong năm. Không ít doanh nghiệp dù đã kiểm kê rất kỹ nhưng số liệu tồn kho vẫn không khớp, dẫn đến phải điều chỉnh gấp rút, thậm chí ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và công tác quyết toán cuối năm.

Điều đáng nói là kiểm kê kho không chỉ là việc riêng của bộ phận kho. Khi phát sinh sai lệch tồn kho, hệ quả kéo theo liên quan đến nhiều bộ phận như kế toán, bán hàng, quản lý vận hành và ban lãnh đạo. Chính sự liên đới này khiến kiểm kê kho cuối năm trở thành một điểm nghẽn lớn trong toàn bộ hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Kiểm kê kho cuối năm – áp lực đến từ dữ liệu, không chỉ từ khối lượng công việc

Ở giai đoạn cuối năm, doanh nghiệp thường đồng thời phải xử lý nhiều đầu việc quan trọng. Vừa phải đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, vừa phải chuẩn bị chốt số liệu để tổng kết năm tài chính. Trong bối cảnh đó, kho hàng vẫn liên tục phát sinh các nghiệp vụ xuất bán, luân chuyển nội bộ, trả hàng, đổi hàng hoặc xử lý hàng tồn lâu ngày.

Khi hàng hóa luân chuyển với tần suất cao nhưng dữ liệu nhập xuất không được cập nhật kịp thời và đầy đủ, tồn kho trên hệ thống bắt đầu lệch dần so với thực tế. Đến thời điểm kiểm kê, kho đếm ra một con số, kế toán lại thấy một con số khác, còn quản lý thì không có cơ sở để xác định đâu là số liệu chính xác. Áp lực kiểm kê vì thế không nằm ở việc đếm bao nhiêu hàng, mà nằm ở việc làm sao để số liệu khớp.

Nguyên nhân khiến kiểm kê kho cuối năm thường xuyên sai lệch

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất là dữ liệu kho bị phân tán. Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý kho bằng các công cụ rời rạc như Excel, trong khi kế toán theo dõi số liệu trên phần mềm kế toán và bộ phận bán hàng lại có cách nắm tồn kho riêng. Khi mỗi bộ phận sử dụng một nguồn dữ liệu khác nhau, việc đối chiếu số liệu vào cuối năm gần như không tránh khỏi mâu thuẫn.

Bên cạnh đó, cách xử lý kiểm kê thủ công cũng góp phần làm gia tăng rủi ro sai sót. Việc đếm hàng, ghi chép thủ công rồi nhập lại vào Excel hoặc phần mềm không chỉ tốn thời gian mà còn dễ phát sinh lỗi nhập liệu. Quan trọng hơn, khi điều chỉnh tồn kho theo cách thủ công, doanh nghiệp thường không lưu lại được đầy đủ lịch sử điều chỉnh. Điều này khiến việc giải trình số liệu với kiểm toán hoặc ban lãnh đạo trở nên khó khăn.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa xem kiểm kê kho là một nghiệp vụ quản trị dữ liệu đúng nghĩa. Thay vì ghi nhận kết quả kiểm kê như một nghiệp vụ chính thức, tồn kho thường được chỉnh tay cho khớp sổ sách. Cách làm này có thể giải quyết tình huống trước mắt nhưng tiềm ẩn rủi ro lớn về lâu dài, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc vận hành nhiều kho, nhiều chi nhánh.

Kiểm kê kho cần được quản lý như một nghiệp vụ chuẩn trong hệ thống ERP của Gia Cát

Về bản chất, kiểm kê kho là quá trình xác nhận lại dữ liệu tồn kho tại một thời điểm nhất định và cập nhật dữ liệu đó cho toàn bộ hệ thống. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có công cụ quản lý tập trung, cho phép ghi nhận, đối chiếu và xử lý chênh lệch tồn kho một cách minh bạch.

Trong hệ thống quản lý kho của ERP Gia Cát, nghiệp vụ kiểm kê được tích hợp trực tiếp vào quy trình nhập xuất kho. Khi thực hiện kiểm kê, doanh nghiệp có thể ghi nhận số lượng thực tế ngay trên hệ thống và so sánh với tồn kho đang theo dõi. Phần chênh lệch được xác định rõ ràng, có căn cứ và có lịch sử truy xuất.

Đối với trường hợp kiểm kê phát hiện hàng hóa thực tế nhiều hơn số liệu trên hệ thống, ERP Gia Cát cho phép thực hiện nghiệp vụ quản lý nhập hàng từ kiểm kê. Hàng hóa thừa được ghi nhận thông qua phiếu nhập kho, giúp cập nhật lại tồn kho đúng với thực tế và tạo cơ sở hạch toán rõ ràng cho kế toán. Dữ liệu tồn kho sau kiểm kê được đồng bộ cho toàn bộ doanh nghiệp, từ kho, kế toán đến bộ phận quản lý.

Một điểm quan trọng khác là khả năng lập phiếu nhập kho tự động theo kết quả kiểm kê. Điều này giúp giảm áp lực xử lý thủ công cho kế toán trong giai đoạn cao điểm cuối năm, đồng thời đảm bảo dữ liệu kho được cập nhật nhất quán và minh bạch. Khi cần kiểm tra lại lịch sử điều chỉnh tồn kho, toàn bộ thông tin đều có thể truy xuất nhanh chóng trên hệ thống.

Kiểm kê kho cuối năm sẽ không còn là ác mộng nếu quản lý đúng cách với ERP Gia Cát

Kiểm kê kho cuối năm chỉ thực sự trở thành nỗi lo khi doanh nghiệp thiếu hệ thống quản lý kho phù hợp và dữ liệu vận hành không được kiểm soát chặt chẽ. Khi kiểm kê được thực hiện như một nghiệp vụ chuẩn trong hệ thống ERP, doanh nghiệp không chỉ giảm được áp lực cho kế toán và quản lý mà còn nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy của số liệu.

Với một hệ thống quản lý kho bài bản như ERP Gia Cát, kiểm kê kho không còn là công việc mang tính đối phó vào cuối năm, mà trở thành bước xác nhận dữ liệu cần thiết, giúp doanh nghiệp khép lại năm tài chính cũ một cách trọn vẹn và bước sang năm mới với nền tảng dữ liệu sạch, chính xác và sẵn sàng cho việc ra quyết định.

>>> Tìm hiểu module quản lý kho của Gia Cát và nhận demo miễn phí ngay hoặc liên hệ hotline 0888.934.886